1 INTRODUÇÃO O tema abordado na pesquisa é o Custo da Qualidade como ferramenta de apoio na Gestão Organizacional. Sendo relevante que o gestor conheça o processo no qual a Qualidade está inserida, pois, o mapeamento dos processos se faz necessário para que se saiba quanto está sendo investido, desde Custos na aquisição de materiais até recursos investidos em saúde e segurança. O departamento responsavel por apresentar as metas a serem seguidas é o Financeiro, que é a partir do mesmo que o gestor sabe quando tem um defeito ou falha no processo administrativo dos Custos, apresentando a gerência a importância de uma boa gestão dos custos, e que como uma boa gestão pode-se alcançar bons resultados em referência ao investimento feito. A estruturação do processo gerencial se dá por meio de vários outros processos, nos quais os mesmos têm suas características, sendo que seus princípios envolvem muitas definições. A Contabilidade de Custos vêm como ferramenta analítica, e como suporte para a boa gestão das organizações, no qual o principal objetivo da mesma é diminuir os custos organizacionais, fazendo com que os recursos disponibilizados pela organização sejam utilizados de forma correta e coerente. Cabe ao gestor utilizar as informações fornecidas pela Contabilidade de Custos, e implementá-las de forma a almejar seus objetivos, que é obter um produto ou serviço de qualidade. Vários componentes das organizações fazem com que a interação interna e externa que torna a empresa firme e competitiva no mercado. A atividade de gestão, dessa forma, envolve um objeto que garanta a sobrevivência da empresa, em que um ambiente essencialmente dinâmico e diversificado, com desafios constantes e crescentemente diferenciado em natureza e intensidade. Para tanto, caberá ao processo de gestão administrar recursos, para tirar deles o melhor proveito possível, e determinar um nível de ação que garanta pleno aproveitamento das potencialidades da organização. (PALADINI, 2004. p. 134) Para toda e qualquer empresa se faz necessario uma boa gestão para se controlar custos e despesas desnecessarias. Cabendo a gestão organizacional tomar decisões mais o controle dos custos, sendo que os Custos de Prevenção, Custos de Avaliação, Custos de Falha Interna e Custos de Falha Externa garantem que a empresa não tenha custos indesejaveis, tais como acidentes, afastamentos e mortes. Sendo levada sempre em consideração a vida das pessoas que estão participando e executando as atividades. Sendo feito o planejamento de toda a atividade para que se garanta a máxima utilização dos recursos e métodos de gestão possiveis para a obtenção de lucro. É relevante ressaltar que toda e qualquer organização deve atuar de forma preventiva, pois, qualquer caso que venha acontecer a organização já esteja preparada para o acontecimento. Os custos podem variar de organização para organização, os mais comuns são: Custo de Prevenção, Custo de Avaliação, Custo de Falha Interna e Custo de Falha Externa, sendo os mesmos, despesas que podem ser aplicadas na empresa de modo a melhorar seus produtos ou serviços, e garantir que este seja mantido sua qualidade. I. Custos da Prevenção: Custo que contribui diretamente para a extinção de possíveis fatos não esperados trabalhando-se de forma a extinguir ou diminuir os mesmos, com planejamentos e estudos prévios do mercado de atuação. Trabalhando sempre de forma antecipada. II. Custo da Avaliação: Custo que é responsável por fiscalizar os produtos ou serviços fazendo com que sejam mantidos a qualidade dos mesmos, sendo os que eles passam por uma serie de auditorias, verificação dos processos utilizados na sua fabricação, para posteriormente ser lançado no mercado. III. Custo de Falha Interna: Custo que passa por avaliação e que não é capaz de atender a real necessidade dos clientes. Sendo levados por vários fatores como erro de fabricação, retrabalho e reposição de peças entre outros custos. IV. Custo de Falha Externa: Custos que após passar por todos os processos não é bem aceito pelos clientes, não atendendo os padrões de qualidade exigidos pelos mesmos. Podendo ser levados em consideração vários fatores como devoluções e cancelamentos de compras, custos de produção entre outros. O processo de gerenciamento e gestão da qualidade segue duas premissas básicas de atuação, que são âmbito global e de âmbito operacional. Segundo Paladini sobre o âmbito Global. “Cabe a Gestão da Qualidade colaborar decisivamente no esforço da alta administração da empresa em definir as Políticas da qualidade da organização” (PALADINI, 2004. p. 136). Comenta também sobre âmbito operacional “A Gestão da Qualidade pode ser conceituada, portanto, de forma muito sintética, como o processo de definição, implantação e avaliação de políticas da qualidade” (PALADINI, 2004. p. 136). 3 A IMPORTÂNCIA DO GESTOR DE QUALIDADE NA TOMADA DE DECISÃO Todo e qualquer decisão, ou planejamento deve passar pelo gestor responsável, no qual o mesmo define quais os processos e procedimentos serão implementados na organização. Quando se trata de Custos da Qualidade o gestor responsável, é primeiramente o gestor financeiro, no qual o mesmo faz orçamentos, e planejamentos voltados a Qualidade. Paladini (2004, p.148) comenta que “Um gestor de Qualidade deve ter vários atributos essenciais, que são as características comuns, desejáveis e características necessárias”. Para Paladini as características comuns de um Gestor são: Aquelas que qualquer gerente (ou área gerencial) deve possuir. A avaliação do nível de deficiência em qualquer dessas características envolve os mesmos procedimentos de analise da capacidade administrativa de todo funcionário da empresa. (PALADINI, 2004. p. 148). Para Paladini (2004, p.149) “As características desejáveis pode ser passada de gerente para gerente, nos quais podem ocorrer de projetos de treinamento, termos de formação, entre outros”. As características necessárias são as que são fundamentais para qualquer gestor, não sendo elas delegadas a nenhuma outra pessoa a não ser o gestor, porque envolve varias premissas de responsabilidade do mesmo. 4 CUSTOS DE PREVENÇÃO A qualidade do produto ou serviço prestado constitui elementos fundamentais para o sucesso do mesmo. O processo de melhoria de qualidade abrange desde a escolha de fornecedores até a orientação ao cliente quanto ao melhor uso do produto. As condições de garantia, cumprimentos de prazos de entrega e informações de rótulos e propaganda são fatores determinantes da confiabilidade do produto e promovem a fidelidade do cliente em relação ao produto ou serviço. Para oferecer um produto de boa qualidade a preços competitivos e manter a margem de lucro, é necessário focar na prevenção e assim eliminar gastos que não contribuam para a produção ou melhoria do produto ou serviço. Quanto maior o nível de qualidade menor o custo. Ao aumentar o custo de prevenção, aumenta-se a qualidade e evita falhas. Acrescentando Raizer Moura (2006. p.16) afirma que “toda empresa tem falhas, e essas falhas tem custos”. Produtos defeituosos, atrasos nos prazos, desperdício de materiais, acidentes, multas contratuais, entre outros, são motivos de perdas, e a empresa gasta com a sua correção. Por outro lado estes custos podem ser evitados com o investimento em qualidade. Certificações, Padronização dos processos, treinamentos da equipe, softwares, calibrações de instrumentos, auditorias, entre outros, são gastos para prevenir as falhas. A “qualidade representa um investimento em que se gasta na prevenção, para evitar os custos das falhas”. Como regra geral, a visão tradicional pressupõe que existe um compromisso entre o custo de melhorar a qualidade e a manutenção do status quo. Embora a qualidade seja importante – continua a visão tradicional – pode ser mais barato fabricar produtos de qualidade baixa e ter um nível mínimo de produtos defeituosos. A visão moderna, por outro lado, pressupõe que a qualidade pode e sempre deve ser melhorada. Em vez de contar com inspeções de produtos acabados e com o reprocessamento de produtos defeituosos, a visão moderna estabelece a qualidade no inicio do processo, e coloca zero defeito como meta. MAHER (2001, p. 535-536) Tipos de Custo Custos Operacionais Totais da Qualidade Custos da Função Qualidade Custos quando a Falha na função Qualidade Prevenção Vendas Falhas Internas Falhas Externas (5 a 40% das Vendas) 5 a 15% 20 a 25% 60 a 75% Custos da Qualidade Custos da Não Qualidade Custos Controláveis pela Direção Custos não controláveis pela Direção (Se Pontuais) Investimento Perdas e Prejuízos + Custos Absorvidos pelos Clientes Enquanto na visão tradicional a qualidade é representada como custo ou gasto desnecessário, na visão moderna a qualidade é apontada como uma estratégia competitiva de mercado. Figura 1: Modelo de Custos de Qualidade em uma Organização A qualidade deve ser implantada no inicio do processo “Prevenção”, desta forma poderá oferecer produtos ou serviços sem defeitos e consequentemente evitar desperdícios, falhas e retrabalho. O alto nível de qualidade fideliza clientes que por sua vez acabam comprando ou utilizando novamente o serviço que futuramente elevam o lucro da empresa. No mercado atual consumidores têm exigido preços cada vez mais competitivos e excelência na qualidade dos bens e serviços adquiridos. Uma das alternativas para atingir a esta exigência é a estratégia competitiva de qualidade que oferece o produto que o consumidor deseja adquirir pelo preço que esteja disposto a pagar, o desafio são descobrir as ineficiências internas antes de seus concorrentes, possibilitando um diferencial competitivo. 5 PROGRAMA 5S COMO FERRAMENTA NO CUSTO DE PREVENÇÃO. No Brasil os 5S’s foram interpretados como “sensos”. Assim adotou-se: Seiri – Senso de Utilização, Seiton – Senso de Ordenação, Seiso – Senso de Limpeza, Seiketsu – Senso de Asseio e Shitsuke – Senso de Autodisciplina. O 5S tem como foco principal o ambiente de trabalho na organização, ele busca promover a disciplina na empresa através de consciência e responsabilidade de todos, tornando este ambiente de trabalho agradável, seguro, produtivo. Reduz os custos operacionais e melhora no aproveitamento de materiais, diminui tempo e custo, melhora a imagem da empresa, incrementa a qualidade de vida na organização e aumenta a qualidade nos bens e serviços oferecidos. RAIZER MOURA (2006. p.17) afirma que: “O investimento em Qualidade também proporciona a melhoria da imagem da empresa e o decorrente aumento da confiança do mercado. Os clientes tem uma melhor impressão de empresas organizadas, certificadas, que investem em qualidade. Com isso, estabelecem relações mais firmes e passam a ter mais confiança nas empresas certificadas, gerando mais e mais negócios”. Não adianta conseguir uma certificação num processo se você não tem o gerenciamento da rotina no sangue de sua turma e em toda a empresa. O que realmente resolve nossos problemas é ser disciplinado no gerenciamento da rotina, mudando radicalmente a cultura reinante. A empresa tem que ser tratada como uma instalação de laboratório. Tudo tem que ser limpo, preciso, competente, disciplinado. (FALCONI, 2009. p.105). Embora a certificação seja importante, não podemos esquecer que é necessário elaborar treinamento em toda a empresa, sendo fundamental que todos os colaboradores desde os diretores, gerentes e coordenadores até as equipes de base participem destes treinamentos. Além do entendimento teórico e técnicas do programa a ser implantado propicia no enriquecimento de novas ideias de melhoria. Após a aplicação de treinamentos o programa 5S será uma atividade entendida por todos colaboradores, assim estará pronto para ser transformado em um trabalho diário. As metas devem ser traçadas, planejadas e cumpridas. O comprometimento de todos os colaboradores é condição essencial para o sucesso do programa. Para colocar em pratica o programa 5S nas empresas e necessário desenvolver a preocupação constante com a higiene em sentido amplo, tornando o ambiente saudável e adequada às tarefas desenvolvidas, mantendo o local de trabalho limpo, máquinas e equipamentos em perfeitas condições de funcionamento. Além disso, criar um sistema de identificação visual, para identificar o lugar de cada coisa, manter tudo em seus lugares após o uso e atualizar sempre dados e informações. Bem como desenvolver a força de vontade, criatividade e o senso crítico dos colaboradores e criar mecanismos de avaliação e motivação para que os mesmos participem de treinamentos e compartilhe ideias, objetivos, visão e valores com a organização. A implantação do programa 5S como Prevenção no Custo da Qualidade oferece a empresa muitos benefícios e vantagens, pois na pratica a atividade maximiza os espaços e torna mais visíveis os materiais realmente utilizados, deixa o ambiente claro, confortável e fácil de limpar, evita estoque em duplicidade, evita a compra desnecessária de materiais, facilita a execução das tarefas favorecendo a resultados de acordo com o planejado. Como também Incrementa a qualidade de vida na organização e reduz acidentes, eleva o nível de satisfação dos funcionários, facilita as relações humanas, diminui o absenteísmo e consequentemente melhora a produtividade e divulga positivamente a imagem do setor e da organização. RAIZER MOURA (2006. p.17) “Uma empresa mais organizada, que tem estabelecidos seus processos, tem métodos de trabalho definidos e meios de controle de suas atividades, certamente é mais fácil de ser gerenciada, e isso também representa um fator motivacional para a equipe (ninguém gosta de trabalhar em uma empresa bagunçada!)”. Infelizmente nem toda organização pensa desta forma e quando as empresas não consideram e quantificam esses benefícios e acabam optando pela não-Qualidade que certamente custa mais caro, não terá como evitar as falhas e com isso o retrabalho e consequentemente o aumento no custo com materiais, aumento no custo de mão de obra, desperdício de tempo, insatisfação por parte dos empregados, etc. Corroborando RAIZER MOURA (2006. p.17) afirma que “a Qualidade não custa. O que custa é a não-Qualidade”. 3 CONCLUSÃO Portanto através de investimentos em programas de qualidade a empresa evitara despesas desnecessárias e se beneficiara com a redução do tempo no processo, criando um ambiente de trabalho arrumado e agradável consequentemente melhoria na produtividade, eleva o nível de satisfação, facilita as relações humanas e diminui o absenteísmo. A qualidade citada ao longo desse trabalho tem sido exigida pelo consumidor diariamente. E competem às empresas adequar-se às constantes mudanças do mundo empresarial. Importante também ressaltar que o Custos de Prevenção se faz necessário à medida que a empresa se planeje para possíveis despesas ou custos desnecessários, podendo ser feito um plano de contingencia, para que se caso acontecer alguma catástrofe, despesa ou custo não previsto, o administrador saiba revidar a situação. Percebe-se que toda organização, requer planejamento, organização e controle, ou seja, o processo de tomada de decisões envolve a utilização de recursos disponíveis para o alcance de objetivos. Através do uso efetivo e diário do programa 5S como ferramenta de Prevenção no Custo da Qualidade, a organização além de alcançar seus objetivos e se beneficiar com a redução dos custos operacionais com melhor aproveitamento de materiais, diminuição no tempo e custo ela também terá ganhos intangíveis, como melhoria da organização, melhoria da imagem e aumento da confiança do mercado. REFERÊNCIAS FALCONI, Vicente. O verdadeiro PODER: Práticas de gestão que conduzem a resultados revolucionários. Minas Gerais: Ed. INDG Instituto de Desenvolvimento Gerencial. Cap. 9, p. 104-105, 2009. PALADINI, Edson Pacheco. Gestão da Qualiade: Teoria e Prática. 2 ed. São Paulo. Ed. Atlas, 2004. MAHER, Michael. Contabilidade de Custos: Criando valor para a administração. São Paulo. Ed: Atlas, p. 535-536. 2001. MOURA, Luciano Raiser. Quanto Custa a Qualidade?.Revista do PRODFOR: Revista Oficial do Programa Integrado de desenvolvimento e Qualificação de Fornecedores, Unidade Vitória, ES, n.19, p.16-17, set. 2006. Modelo de Custos de Qualidade em uma Organização: Disponível em . Acesso em: 16 Maio 2012.