Onboarding: como os colaboradores estão embarcando na sua empresa?
Onboarding: como os colaboradores estão embarcando na sua empresa?

Onboarding: como os colaboradores estão embarcando na sua empresa?

O que é? Qual a importância do processo de integração?

No artigo anterior conversamos sobre a importância das pessoas na empresa e da assertividade do processo seletivo através do recrutamento e seleção, contudo sabemos que se tratando de pessoas não basta apenas contratar o colaborador mais adequado para o perfil da vaga, porém há outros processos que garantirão a permanência do profissional e conseqüentemente a diminuição do turnover (inclui-se aqui os custo). Lembrando que a gestão correta dos processos de gestão de pessoas e o foco no capital humano são os responsáveis por ambientes saudáveis e inovadores.

Onboarding – expressão da língua inglesa que pode ser traduzida como “embarcando”, associada ao processo de integração dos colaboradores que estão começando na empresa, a famosa “boas-vindas”. É o conjunto de procedimentos que tem por objetivo adaptar e capacitar o recém-chegado na empresa e sua cultura.

O onboarding é responsável por apresentar ao colaborador a cultura da empresa e aqui entra a chave para a permanência do profissional, o chamado processo de encantamento. Durante esse processo que os colaborados compreendem também as regras a serem seguidas e de que maneira poderá contribuir com a empresa.

Um estudo da SHRM apontou que 58% dos colaboradores que passam por um programa estruturado de onboarding têm maior probabilidade de permanecer na organização após três anos. Comprova-se então que o onboarding deve ser uma das prioridades do setor de RH e gestão da empresa.

Sem dúvidas o grande desafio para o setor de RH é além de preparar o ambiente e equipe para a chegada do novo colaborador é também tratar o novo colaborador de modo mais pessoal reconfortante afim de “quebrar o gelo”. O processo de integração deverá ser bem desenhado e planejado, além disso, há pequenas ações e técnicas que auxiliam na recepção, adaptação e retenção dos talentos, atitudes simples e sem custos maiores para a empresa, como por exemplo: um email animado para confirmar a contratação do colaborador, um cartão de boas vindas, tour guiado pela empresa e setores, também há empresas como o google que investem muito nesse tipo de processo, preparam kit de boas vindas, presenteiam com livro, manual da empresa, mentoria durante todo o processo de adaptação, uniforme e até mesmo bonés animados, o mergulho do colaborador na cultura e propósito da empresa depende da criatividade dos gestores e do setor de RH.

O onboarding tem papel estratégico dentro da empresa. Não podemos deixar de citar que é um processo de tentativa e erro até descobrir a maneira mais eficiente e assertiva de lidar com a equipe e a inserção do novo colaborador. O grande enigma é o treinamento com significado visto que hoje as gerações não querem apenas um trabalho com remuneração, mas um propósito que faça sentido a sua vida.

Alguns benefícios que o processo de onboarding bem executado gera a empresa: motivação do colaborador, diminuição do tempo de adaptabilidade, integração com a equipe, retenção de talentos, redução do turnover e custos com pessoal, treinamento e capacitação, adequação do colaborador a cultura e regras da empresa, maior engajamento, aumento da produtividade, entre outros benefícios.

Segundo a Drª Talya Bauer da Fundação SHRM (citada anteriormente) o processo de onboarding adequado envolve o trabalho detalhado de 4 fatores decisivos: Compliance, Clarification, Culture e Connection, que traduzidos para o português significam Conformidade, Clarificação, Cultura e Conexão, são os chamados 4C’s.

Conformidade – este é o primeiro nível do onboarding sendo a base da pirâmide. Engloba os regulamentos legais, políticas básicas da empresa, ensino de processos e regras, código de ética e demais políticas da empresa. Geralmente acontece através de uma apresentação de slide com fala e até mesmo o manual do colaborador.

Clarificação – diretamente associada aos esclarecimentos quanto a sua função, atividades no trabalho, e as expectativas entre o colaborador e a empresa. Muito importante para que o novo colaborador compreenda o seu papel e responsabilidades dentro da empresa. Nesse momento é importante fornecer recursos e ferramentas eu irão auxiliar e esclarecer sua função, por exemplo descrição de trabalho, manuais de processos e procedimentos padrão, bem como organogramas da empresa.

Cultura – na empresa entende-se cultura, cultura organizacional ou cultura coorporativa como conjunto de valores e comportamentos que definem a empresa e que são compartilhados entre os colaboradores. Esse momento trata-se das normas da organização, tanto as formais quanto as informais, aqui é apresentada a cultura empresarial, os valores e o clima organizacional. Aqui orienta-se compartilhar informações como a missão, visão, valores, história da empresa. Claro que a cultura é muito mais complexa, mas esses itens já podem significar um bom começo. Algumas empresas já fornecem o “Culture Code” ou Código de Cultura que é um documento que torna transparente o conjunto de crenças, valores, o que a empresa acredita, valoriza e exerce. Procura fortalecer a sua identidade.

Conexão – refere-se as conexões e às relações interpessoais que estarão ligadas a este colaborador, aqui é muito importante as apresentações e a integração com a equipe de trabalho. O gestor e o setor de RH deverão incentivar o processo de integração logo no primeiro dia, para que aconteça a conexão imediata entre equipe e o novo colaborador.

Outras dicas deverão ser levadas em consideração além dos 4C’s, como montar um cronograma para o primeiro dia do colaborador e os seus passos durante a adaptação, preparar o ambiente para recebê-lo e principalmente ter tudo documentado e organizado. Lembrando que o onboarding começa antes mesmo do colaborador e que o onboarding não é papel somente do RH mas também dos gestores de cada área. Há algum tempo a área de RH vem evoluindo, hoje tendo como seu foco principal o capital humano e como esse capital se torna estratégico para os ganhos da empresa. Investir tempo e energia em Recrutamento e Seleção e não ter um processo sólido de integração é estar fadado ao insucesso. Abandone o processo rápido e sem qualidade para não ter futuro retrabalho. Cada processo possui sua importância dentro da engrenagem de Recursos Humanos e o onboarding é fundamental para a retenção dos talentos, além disso, já é de conhecimento que para algumas pessoas o primeiro dia de trabalho pode se tornar um embarque com muita tempestade.

Será que os colaboradores estão gostando de EMBARCAR na sua empresa?

Ana Carolina de Almeida – 15/04/2019

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