O PAPEL ESTRATÉGICO DA COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

* Aldeiza de Oliveira Nascimento

** Laís Gomes de Sousa

*** Lucas Gomes de Sousa

**** Lucineide Cruz

Em todas as áreas desenvolvidas dentro de uma organização, é necessária a comunicação para ter a transmissão de uma informação ou mensagem de uma pessoa para outra, para que haja entendimento, esta informação deve ser clara e direta.

“A palavra comunicação é uma derivação do termo latinoCommunicare que significa; partilhar, tornar comum” (MATOS, 2014, p.02). Ou seja, a comunicação é um conjunto de várias formas de expressão, fala, gestos, interpretações, compreensão, seja dentro das organizações ou fora, a comunicação é o elo entre emissor que emite uma mensagem e o receptor que recebe a informação.

Comunicação é a forma de transparência ao passar as informações, que são emitidas em constância por todos os seres humanos, envolve participação de todas as partes, o retorno das informações é o feedback, essa relação acontece a todo momento, na vida e no cotidiano de todos.

O processo da comunicação inicia-se com o Emissor: que é um dos atores responsável pela emissão da comunicação. Codificação: O ato de conversão de uma mensagem em linguagem, Segundo Robbins (2014) essa conversão é perceptível pela habilidade, conhecimento e cultura. Mensagem: É em si o objeto da comunicação, notícia ou recado sendo verbal ou escrito. Canal: “é o meio pelo qual cada mensagem trafega que é selecionada pelo destinatário” Robbins (2014, p. 385). Decodificação: É a interpretação de uma mensagem emitida pelo receptor. Receptor: é um dos atores que recebe a mensagem, aquele que recebe a informação e a decodifica e a interpreta. Por fim, temos o feedback que é o retorno, que leva o comportamento após a interpretação da informação.

A comunicação é essencial para todos, pois é através dela que o conhecimento pode ser adquirido, e repassado, podemos ter o livre acesso a expressão, oportunidade de amadurecer, de aprender, ensinar, desenvolver, melhorar, isso se reflete principalmente, no âmbito organizacional. Porém, apesar de existirem diversas opções de a comunicação ser utilizada, existem falhas e com essas falhas na comunicação, o negócio de uma organização pode ser comprometido, independentemente do segmento, ou do tamanho, se não há comunicação efetiva e eficiente, não há desenvolvimento.

O motivo da existência dos conflitos tanto nas organizações como na vida pessoal, é decorrente da falha na comunicação, falha essa que pode ser identificada pelo emissor e pelo receptor, e que pode ser trabalhada através de diversas formas, dentre elas através das categorias. São elas, segundo (MATOS, 2014, p. 04):

  • Comunicação Interpessoal: a delicada e conflituosa comunicação entre as pessoas. Comunicação entre familiares, amigos, colegas de profissão, desconhecidos na rua, em fim a comunicação praticada portodos.
  • Comunicação de grupo: aquela que envolve o conjunto pequeno, médio ou grande de pessoas, por exemplo, entre um grupo de colegas de trabalho, colegas da faculdade, família, dentro de umaorganização.
  • Comunicação de massa: a comunicação dirigida à um grande público, que se utiliza dos meios de comunicação coletiva, por exemplo: jornal, revista, televisão, rádio einternet.

Através desses tipos de comunicação, pode-se perceber que é de suma importância a pratica da comunicação entre os indivíduos. Pois é capaz de não somente transmitir informações, mas sim de causar influencias no comportamento dos seres humanos, de acordo com Matos (2014, p. 05) “a comunicação informa, motiva, ensina, emociona, distrai, entusiasma, dá status, forma opiniões, orienta, desorienta, faz rir, faz chorar, inspira, produz até mesmo a incomunicação”.

A partir deste conceito, é perceptível que a comunicação abrange em todos os aspectos do socialismo e comportamental de cada pessoa, é capaz de alavancar a vida de uma pessoa como também não favorecer, assim acontece dentro das organizações, quando há comunicação clara: que é possível ser entendida e interpretada de forma correta pelo receptor, e direta: sem rodeios que mudam a ideia centralpassada.

FLUXOS DECOMUNICAÇÃO

A transmissão de uma mensagem é executada através de processos, assim esta é composta por vários tipos de como deve e pode ser transmitida, são os chamados fluxos de comunicação, estes fluxos são a classificação de como a informação esta sendo passada, e como o receptor recebe a mensagem.

Deste modo, segundo Matos (2014), temos cinco fluxos que constituem as maneiras e formas que a comunicação pode ser transmitida dentro das organizações:

1 – Descendente: são as mensagens e informações que saem do topo decisório e descem até as bases. É o tipo de comunicação vertical, isto é, de cima para baixo em direçãodescendente.

É a comunicação oficial (falada, impressa ou eletrônica) que transmite normas, procedimentos, atribuições, politicas instruções, estratégias e planos, objetivo e metas, praticas organizacionais, notícias institucionais, enfim, é a comunicação que emana dos cargos diretivos e gerenciais, voltada para o corpo funcional daorganização.

2 – Ascendente: é a comunicação que se processa das bases de direção aos níveis mais elevados da hierarquia organizacional. Podem ser opiniões, criticas, elogios ou reclamações dos colaboradores, expressadas por meio de reuniões e conversações formais e informais das lideranças com suas equipes, por meio de caixas de sugestões ou pesquisa de climaorganizacional.

3 – Horizontal: é a comunicação realizada entre colegas de trabalho de um mesmo nível hierárquico. Nas estruturas organizacionais mais burocráticas e hierárquicas, pode-se identificar uma tendência para se manter a informação como propriedade secreta de grupos de um mesmo nível funcional. Essa situação cria as chamadas “caixas pretas” das organizações, ou seja, informações que são controladas e manipuladas conforme o interesse de determinados grupos de profissionais.

4 – Transversal: Nas organizações mais modernas (descentralizadas e flexíveis), nas quais a gestão é mais participativa e integrada, as pessoas interagem mais, o que permite o fluxo de comunicações que se da em todas as direções, sem a distinção de níveishierárquicos.

5 – Circular: Esse fluxo de comunicação é mais presente na organização de pequeno porte é extremamente informal, onde as informações circulam indistintamente entre todos os níveis de sua estruturafuncional.

Os fluxos mencionados acima, servem para nortear o fluxo da comunicação e agilizar a transmissão da informação sendo ela formal ou informal. A comunicação interna como estratégia necessita de um planejamento e a definição de um público específico considerando a cultura e o ambiente organizacional.

As organizações necessitam de programas internos, que focam na comunicação no ambiente organizacional, por isso que podem ser utilizadas algumas ferramentas e métodos da informação ser transmitida de forma clara e objetiva para todos da organização. De acordo com (PESSONI, 2011), é importante que um programa de comunicação interna possa ser estruturado e fundamentado, com a participação do corpo funcional, de modo que os trabalhadores fazem parte da interação e fazendo assim adiferença.

Dessa maneira, programas diferenciados poderão ser criados e desenvolvidoscom a empatia e o engajamento direto do públicointerno. Através das formas e maneiras que a comunicação pode ser exercida, pode ser constatado um problema atuante e também pode ser descoberta uma solução para determinado problema, estas formas são as maneiras que colaboradores e gestores podem se comunicar e também melhorar a comunicação no âmbito profissional.

FUNÇÕES DE COMUNICAÇÃO

Assim como existem os elementos que constituem a relação de transmissão de mensagem, ou seja, a comunicação, da mesma forma acontece com as funções, que são os objetivos e formas no qual acontece a relação da comunicação. De acordo com Robbins (2010) a comunicação tem 04 funções que são exercidas dentro degrupos:

1 - Controle:

O controle é exercido na comunicação, quando o indivíduo é informado, por exemplo, quais são as regras hierárquicas da organização ou as regras básicas que constituem o grupo. Quando houver alguma situação crítica seja positiva ou negativa deve-se informar ao superior. Em casos de comunicação informal, quando se tem uma pessoa que se destaca entre as demais e acaba sendo manipulada por terceiros, o controle é exercido, quando se há providencias a serem tomadas para que tal atitude não seja mais situada.

2 – Motivação:

A Motivação é executada através de cada indivíduo, o mesmo podendo identificar o seu papel e o que deve ser feito para que seu objetivo seja alcançado, a motivação deve ser instigada através de metas, acompanhamento do desempenho, trazendo o feedback para que seu desenvolvimento seja melhorado, alcançando a satisfação no ambiente organizacional.

3 – Expressãoemocional:

As pessoas sentem necessidade de se expressar, seja quando estiver feliz, triste, frustrado ou decepcionado. Em qualquer âmbito profissional, a comunicação deve ser bem clara e confortante. É necessário que seja possível a expressão emocional para o progresso de cada indivíduo. De acordo com Robbins (2010), a comunicação dentro do grupo é um mecanismo fundamental para que seus participantes expressem suas satisfações ou suas insatisfações.

4 – Informação:

Essa função é utilizada para facilitar a tomada de decisões. As pessoas necessitam a todo o momento que dados sejam transmitidos para todos os integrantes da organização para que seja possível tomar alguma providência.

Entende-se que nenhuma dessas funções é mais importante que as demais. Todas são necessárias, são interligadas, têm que funcionar instantaneamente para que haja progresso no desenvolvimento e realização das atividades desempenhadas. São estimuladas com o intuito de obter-se sucesso para todos colaboradores no âmbito profissional e pessoal.

RUÍDOS NACOMUNICAÇÃO

A comunicação é uma ação que viabiliza a troca de mensagem entre as pessoas, que estimula e intenciona o ato de se comunicar, desenvolve-se desde cedo a necessidade de comunicação para inserção nas relações sociais e dentro das organizações. Comunica-se grande parte do tempo e nem sempre as informações são compreendidas como deveriam ser, pois ocorrem ruídos na interpretação ou na emissão damensagem.

Para (TORQUATO, 2015, p.47);

[..] Um sério problema das organizações. A grande quantidade de comunicação instrumental, no fluxo descendente, inibe e bloqueia os caudais da comunicação expressiva, que, por falta de vazão para subirem até o topo, correm lateralmente, criando redes informais de comunicação. Essas redes absorvem grandes quantidades de mensagens ambientais (Principalmente em momentos de crise), constituindo verdadeiros focos de tensão e alterando os comportamentosnormativos.

De acordo com a ideia acima leva-se ao entendimento que os ruídos acontecem por falta de acesso a informação. Essa falta de estruturação da comunicação gera o desconforto dos colaboradores, pois quando a mensagem emitida pelos gestores chega aos grupos de colaboradores de forma descendente e geralmente recebe destorcidas pela falta de compreensão ou clareza na emissão da mensagem, esse fenômeno de distorção dar-se pelo nome “boatos”, conhecidos popularmente como as fofocas.

Segundo Robbins (2014, p. 393) “Os boatos têm pelo menos três objetivos: estruturar e reduzir a ansiedade; dar sentido à informação limitada ou fragmentada”. Os boatos crescem nas organizações por conta das confidencialidades e os rumores assustam os colaboradores. Robbins (2014), como por exemplo, a mensagem de reestruturação das estratégias da organização no qual o objetivo é inovar. Atualmente, vive-se em um período de crise e dentro das organizações, se a mensagem não for clara poder ocorrer falha na transmissão da mensagem e se não for interpretada e recebida corretamente pode ser entendida como redução de custos e do quadro funcional ou falência da organização, essas distorções de informação torna os colaboradores preocupados e ansiosos.

Os boatos dificilmente deixaram de existir dentro das organizações, pois é um fluxo de comunicação interna utilizada para ficarem por dentro do que ocorre no direcionamento da organização. É dever do gestor ou líder identificar e trata-la de forma benéfica e separar o público específico que deverá receber tal mensagem. Atualmente utiliza-se a tecnologia para girar as informações informais dentro das organizações como, por exemplo, o WhatsApp, a fim de agilizar a comunicação e auxiliar nas atividades. Por isso a comunicação deve ser utilizada de forma estratégica dentro da organização.

COMUNICAÇÃO INTERNA COMO ESTRATÉGIA

A comunicação é um instrumento, no qual pessoas físicas e jurídicas utilizam no cotidiano, contudo como os instrumentos musicais precisam ser utilizados corretamente para trazerem algum resultado, assim é com a comunicação em si, seja dentro de uma organização ou na vida pessoal, com ênfase no âmbito profissional, antes do colaborador ser integrado na equipe de trabalho precisa conhecer e ser treinado para executar as tarefas delegadas. Assim acontece o processo de comunicação comoestratégia.

A comunicação interna é realizada a partir do momento em que se tem uma informação e essa informação precisa ser passada para os demais, através de treinamentos, as orientações, metas, objetivos da organização, visão da organização, conversas, bate-papo, dialogo entre gestor e colaborador. A informação precisa ser transmitida, visando a formação de colaboradores eficientes, competentes e eficazes, as organizações estão apostando na comunicação interna como estratégia, para alcançarem mais os objetivosdesejados.

Deste modo, os gestores passaram a perceber a importância de investimento da comunicação como estratégias, apostam neste processo, que pode transformar uma organização. E para apostar na comunicação como estratégia, esta deve ser bem estruturada internamente, ter em pratica uma boa comunicação.

De acordo com Matos, (2014), a boa comunicação é condição básica para a saúde orgânica da cultura de uma organização, que consolida valores voltados para a unidade de pensamento e de ação.

Os gestores podem conseguir colocar estes métodos em pratica, podem estruturar a comunicação interna, passando a trabalhar em sinergia com todos, obtendo responsabilidade no trabalho é possível alcançar êxito nas atividades e melhoria no desempenho de todos que constituem uma organização.

A prática de ser ouvido e ouvir, tem sido utilizada pelas organizações em forma de estratégia tanto interna como externa, saber das expectativas do colaborador em relação a organização, se o colaborador tem a mesma visão da organização, o que o colaborador espera dos gestores como algo que pode agregar na vida de todos os colaboradores, é provável que essa estratégia está sendo muito utilizada por gestores que prezam o trabalho com sinergia, onde todos possam trabalham com satisfação e prazer em executar o que realizam.

Segundo Matos, (2014) a comunicação é a interação da organização com o seu público interno e externo, que envolve um conjunto de procedimentos e técnicas destinados a intensificação do processo de comunicação e a difusão de informações sobre as suas atuações, resultados, missão, objetivos, metas, projetos, normas, procedimentos, instruções de serviço etc.

Ou seja, o elo que pode unir todo público interno é a clareza na comunicação, esta interação internamente, influencia também nos resultados externos, com a junção de todos envolvidos num mesmo objetivo, os negócios também podem alcançar o sucesso organizacional.

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO DENTRO DAS ORGANIZAÇÕES

A comunicação dentro da organização é importante, pois é a partir dela que se utiliza a troca de informações, no esclarecimento e na explicação das decisões e na orientação do desempenho de tarefas, para que o colaborador esteja informado e tenha um maior desempenho e sintam-se motivados por saberem que o seu esforço contribui com a organização em alcançar seusobjetivos.

Para Matos (2014, p.139) “A comunicação integra os colaboradores aos objetivos da empresa”. Através da comunicação é possível deixar claro para o colaborador os motivos de determinadas decisões tomadas e ao mesmo tempo estimular os colaboradores a participar, ouvindo seu ponto de vista, sugestões e contribuições, fazendo que o colaborador sinta-se valorizado e corresponsável do resultado da organização.

Através de um elaborado programa de comunicação interna, é possível manter colaboradores integrados, motivados, informados e comprometidos com a organização e os resultados são evidentes. Segundo (BRUM, 2010 p. 29) “A informação é, sem dúvida, a maior arma de uma empresa para contribuir com a felicidade do público interno e consequentemente o alcance dos objetivos organizacionais”.

A comunicação dentro das organizações tem se tornado vital independe do seu tamanho, embora ainda exista organização que tem dificuldade em fazer com que as informações circulem de maneira almejada. É necessário estabelecer nas organizações reuniões periódicas, treinamentos, que visem a motivação dos colaboradores, conhecer suas opiniões, esclarecer suas dúvidas, seus sentimento e aspirações, pois a medida em que os colaboradores encontram espaços para expressar-se, consequentemente irão sentir-se motivados e valorizados.

A comunicação interna mostra a maneira de ser da organização, por essa razão, a organização precisa questionar-se a respeito da verdadeira situação da comunicação interna, apontando as falhas, que estão gerando ineficácia e improdutividade, para que os gestores possam estabelecer método de uma comunicação eficaz.

As organizações devem manter seus colaboradores bem informados para torna-los verdadeiros multiplicadores dos objetivos, pois certamente o público interno bem orientado terá maior credibilidade para falar a respeito da organização com o seu público externo. Portanto é imprescindível que os colaboradores estejam bem informados.

Para que a comunicação interna seja eficaz, é necessário compreender seu público interno, pensando nisso muitas organizações investem periodicamente em cursos, workshops, para promover o diálogo entre dirigentes e colaboradores, estimulando o relacionamento, a troca de informações e a troca de ideias.

REFERÊNCIAS

BRUM, Analisa de Medeiros. Endomarketing de A a Z. Como alinhar o pensamento das pessoas à estratégia da empresa. 4º Edição. São Paulo: Integrare, 2010.

CHIAVENATO, Idalberto. Recurso Humanos. 9º Edição. São Paulo: Elsevier, 2009.

CHIAVENATO, Idalberto, Teoria geral da administração. 8ªEdição. São Paulo: Campus, 2011.

CHIAVENATO, Idalberto. Comportamento organizacional. A dinâmica e o sucesso das organizações. 3º Edição. Barueri – SP: Manole, 2014.

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. O novo papel do recursos Humanos nas organizações. 4º Edição. 3º Reimpressão. Barueri – SP: Manole, 2015.

GIL, A. C. Como elaborar projetos de Pesquisa. 5º Edição. São Paulo: Atlas, 2010.

LATORRE, Sidney zaganin. Mas afinal, o que é essa tal de organização. São Paulo: Senac, 2015

MATOS, Gustavo Gomes de. Comunicação empresarial sem complicação. 3º Edição. Barueri – Sp: Manole, 2014.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração. Da Revolução humana a revolução digital. 7ª Edição. São Paulo: Atlas, 2012.

PEROVANO, Dalton. Manual de Metodologia Cientifica. Para a segurança Pública e defesa social. Editora Juruá, Curitiba, 2014.

PESSONI, A & PORTUGAL, K M. T. A transição da comunicação corporativa. Possibilidade de participação nas mídias organizacionais. São Paulo: Intercom Rbcc 2011.

SOBRAL, Felipe e Alketa Peci, Administração. Teoria e prática no contexto brasileiro. 6º Reimpressão. São Paulo: Pearson education do brasil, 2012.

ROBBINS, Stepen, P. Comportamento organizacional. São Paulo: São Paulo, 2010.

ROBBINS, Stepen, P . A nova administração. 1º Edição. São Paulo: Saraiva,

TORQUATO, Gaudêncio. Comunicação nas organizações. São Paulo: Summus, 2015.

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* Aldeiza de Oliveira Nascimento, formada em Administração na Faculdade JK.

** Laís Gomes de Sousa, formada em Administração na Faculdade JK.

*** Lucas Gomes de Sousa, formado em Administração na Faculdade JK.

**** Lucineide Cruz, professor da Faculdade JK,

Coautora dos Livros:

Livro Gestão de Talentos http://indicalivros.com/pdf/gestao-de-talentos-lucineide-cruz-juliana-pontelho

Livro Gestão de Pessoas: manual de rotinas trabalhistas http://indicalivros.com/pdf/gestao-de-pessoas-manual-de-rotinas-trabalhistas-juliana-pontelo-lucineide-cruz

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