O ERP e os ciclos operacionais - Straight-through Processing (STP)

O aumento da competitividade e a demanda das organizações exigiu dos sistemas de Gestão uma evolução em seus processos sistêmicos com objetivo de minimizar a complexidade e incorporar cada vez mais e mais funcionalidades, mantendo a confiabilidade e a segurança das informações

Os sistemas de gestão evoluíram muito desde que foram desenvolvidos os sistemas de MRP. De lá para cá incorporaram mais funcionalidade, focaram na integração dos departamentos e agora estão assumindo uma função cada vez mais estratégica.

O "Straight-through Processing" ou "STP" é um mecanismo que automatiza o processamento de transações end-to-end para instrumentos financeiros que envolve a utilização de sistemas para processar ou controlar todos os elementos de um Work Flow para uma transação financeira, incluindo ai as operações de Front-end, de Middle-entry e de Back Office, bem como as entradas nos registros contábeis.

O principal benefício do STP é minimizar (ou em alguns casos, eliminar) as entradas redundantes de informação que se encontram em papéis ou outras fontes que sejam suscetíveis a erros, a discrepâncias, a atrasos ou, possivelmente, a fraudes. Além disso é possível incluir outras fontes tradicionais de captura de informação como telefone, fax, email, entre outras que requerem intervenção humana, o que gera demora ou risco no processo.

A adoção do STP permite as transações serem processadas, confirmadas e liquidadas em um período de tempo reduzido (comparado ao método tradicional), com um risco reduzido e, efetivamente, com menos erros.

Além da redução do tempo de compensação e liquidação dos documentos o STP também provê uma infraestrutura flexível e efetiva em termos de custo, o que permite a expansão do processamento e do acesso aos dados organizacionais em tempo real, além de agilizar as atividades de back-office, por conta da redução nos erros, reduz riscos e, de forma efetiva, reduz os custos por transação.

Criado por James karat no começo dos anos 1990 para o mercado de capitais, demanda criada pelo aumento das transações online, para que as transações de pagamento eletrônicas pudessem ser feitas sem a necessidade de redigitação de dados ou de intervenção manual, o conceito foi rapidamente adotado por outros segmentos como Óleo e Gás, Planejamento financeiro, bancos entre outros por conta dos benefícios relacionados a custos de transação e por conta da segurança das informações financeiras.

A adoção de princípios do STP em sistemas de gestão de forma geral, e não somente nas estruturas e processos relacionados a pagamento, permite distribuir os benefícios obtidas nesta técnica para toda a organização, incrementando a eficiência e a produtividade da organização como um todo, especialmente quando da interoperabilidade de processos, dentro da organização ou com outras organizações, como no caso das transações de e-commerce ou B2B.

Com a integração multi-organizacional através dos sistemas de gestão (leia aqui sobre o futuro dos sistemas de gestão), o padrão STP será fundamental para garantir a qualidade e a veracidade dos dados trocados entre organizações, especialmente por conta da qualidade dos processos de auditoria que ele permite, o que faz ampliar a credibilidade e a confiabilidade das transações eletrônicas.

A disponibilidade dos sistemas de gestão fornecidos como serviço (Cloud ERPs) cria, em especial, a necessidade dos provedores do serviço de garantirem a integridade das informações, sendo o STP mais do que um diferencial, uma obrigação para que este serviço possa conquistar o mercado. A adoção do STP é fundamental para dirimir as dúvidas existentes nas organizações em relação à segurança envolvendo a terceirização da gestão dos dados e seu armazenamento "nas nuvens".

Os principais benefícios gerados pelo STP para os sistemas de gestão são:

  • Facilita a redução do ciclo transacional das operações.
  • Aumenta a transparência das transações.
  • Evita a duplicação de custos por conta de duplicação de trabalho e de intervenções manuais.
  • Redução de riscos e erros na entrada de dados.
  • Acelera a captura dos dados, o processamento e a geração de relatórios.
  • Aumenta de forma geral a eficiência das transações.
  • Melhora o processo de regulação, rastreabilidade e auditoria das transações.
  • Aumenta de forma geral a segurança das informações.
  • Reduz o custo de pessoal com a eliminação de processos manuais e baseados em papéis.
  • Amplia a segurança das transações entre sistemas e entre organizações.
  • Permite validação de conformidade em tempo real.
  • Facilita a criação de processos de testes automatizados que garantam a qualidade do processo, do processamento e dos dados.
  • Reduz os custos relacionados a testes integrados em sistemas de gestão.
  • Facilita a identificação de bugs no sistema.
  • Cria um padrão de integração entre sistemas de gestão.
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