1. Cabeçalho Separe o cabeçalho em três linhas. Na primeira, coloque o nome da sua área, use fonte Calibri e tamanho de 14,5 em negrito. Na segunda, coloque o nome da sua empresa e o contador de páginas e use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5 em negrito. Na terceira, coloque do que se trata o relatório. Ex.: Ocorrência,local (estabelecimento) e a data. Use a fonte Calibri com o tamanho de 7,5. 2. Capa a) Coloque o emblema da empresa; b) Tipo de Documento. Exemplo: RO – Relatório de Ocorrência; c) Nome do local da ocorrência. Exemplo: Loja XPTO. 3. Sumário Executivo O Sumário Executivo é o resumo sintetizado dos principais pontos da ocorrência e deve ser capaz de comunicar e esclarecer. Lembre-se que você vai apresentar as informações escritas a um gestor ou diretor e estes possuem poucos minutos para lerem um relatório e tomarem uma decisão. Por isso da importância de elaborá-lo muito bem. Ele que ditará se o executivo terá interesse em ler todo o relatório posteriormente. 4. Informações a) Informações gerais: · Data da ocorrência; · Cidade, local; · Nome da loja; · Nome do gerente da loja; · Telefone do gerente da loja; · Nome do regional; · Telefone do regional. b) Informações específicas do sinistro · Modalidade do sinistro. Ex. furto, arrombamento, assalto, etc.; · Foi com a loja aberta ou fechada?; · O alarme estava acionado?; · Horário do Ocorrido; · O gerente foi acionado?; · A empresa de segurança foi acionada?; · A polícia foi acionada?; · Sinistro tentado ou consumado?; · Estoque invadido?; · Houve subtração de produtos? Quais? · Houve subtração de valores? Quanto? · Valores subtraídos dos caixas ou cofres? 5. Recursos de Segurança · A loja possui sistema de alarme? Monitorado por quem? · A loja possui CFTV? A ocorrência foi gravada? · A loja possui cofre? Qual? 6. Detalhamentos a) Detalhamento do Sinistro :Procure detalhar o sinistro com todas as informações apuradas, tais como: · Data e horário; · Pessoas envolvidas; · Características da ocorrência; · 'Modus Operandi' dos marginais. b) Relatório de Monitoramento: Caso a ocorrência tenha acontecido com a loja fechada, insira as informações da central de monitoramento ou da empresa de segurança. 7. Cronologia da Ocorrência Nesse ponto é importante esmiuçar com horários toda a cronologia da ocorrência. Caso o sistema de CFTV tenha captado toda ação, coloque as imagens em ordem cronológica. 8. Fotos Insira fotos da ocorrência, como, por exemplo: · Local de entrada dos meliantes, · Locais com danos; · Equipamentos danificados; · Outras fotos que se fizerem necessárias. 9. Ações adotadas logo após a ocorrência Informe todas as ações que foram tomadas logo após a comunicação da ocorrência. 10. Análise dos fatosNesse ponto o executor do relatório, que deve ser o mesmo que atendeu ocorrência, deve colocar a sua percepção sobre os fatos de forma resumida e objetiva. 11. RecomendaçõesSempre que houver uma ocorrência, recomendações de melhoria estrutural, de segurança ou de processo devem ser feitas. 12. Publicação dos dados de quem elaborou o relatórioInsira seu nome e função, assim como o nome do seu gestor imediato e a data.