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Uma das minhas regras pessoais de produtividade é nunca participar de reuniões que não tenham uma agenda. Sou totalmente a favor de encontros rápidos, e isso pode ser realizado de duas maneiras: reduzindo o tempo das reuniões e conduzi-las para um determinado foco — o que também economiza tempo.
Seguem abaixo 10 maneiras poderosas de atingir esses dois objetivos.
<h2>Reduzindo o tempo gasto nas reuniões</h2>
<h3>1. Estabeleça o tempo-limite de 5 minutos para as reuniões</h3>
Recentemente, o Wall Street Journal publicou uma reportagem sobre gestores que realizam reuniões de cinco minutos. Nessas reuniões, as pessoas falam por entre 15 e 30 segundos cada uma, fornecendo atualizações e fazendo perguntas rápidas.
Não há tempo para longas apresentações, conversas paralelas ou piadas entediantes. Muitas empresas usam esse método para encolher as reuniões de 60 minutos ou mais para 15 ou até mesmo 5 minutos. Não deixe que ninguém fique muito confortável; acomode todos ao redor de uma mesa de reuniões.
<h3>Crie dias livres de reuniões</h3>
Outra estratégia que funciona para as empresas é designar um determinado dia na semana como o Dia Livre de Reuniões. Assim, todos podem ter ao menos um período de trabalho ininterrupto e focado no que é mais importante.
<h3>Termine cedo</h3>
Se você agendou uma reunião, fique em terminá-la cedo e mencione essa intenção aos demais. Isso faz com que as pessoas foquem no mesmo objetivo e desencoraja aquelas que querem falar demais — elas arruínam as chances de a reunião terminar logo. Todos amam o gestor que termina suas reuniões antes do fim do horário de trabalho.
<h3>Comece em horários quebrados</h3>
A maioria das reuniões começa em horários inteiros ou em quartos porque essas são as opções-padrão nos softwares de produtividade. Começar uma reunião às 9h18min não apenas atrai a atenção das pessoas como também faz com que todos sejam pontuais.
Uma estratégia similar é iniciar a reunião no primeiro quarto de hora em vez da hora inteira — 9h15min, e não 9h, por exemplo. Isso dá tempo para que aqueles que tiverem algum imprevisto em uma agenda anterior não atrasem.
<h2>Mantendo o foco nas reuniões</h2>
<h3>Use a Lei da Tréplica</h3>
Gestores são adeptos juramentados dessa regra simples. Assim que os participantes de uma reunião atingem a tréplica — resposta de uma resposta — em relação a determinado assunto, o tema é designado para uma próxima reunião.
Isso faz com que o encontro <a href="https://www.wsj.com/articles/can-you-keep-your-meeting-to-five-minutes-1510069931">se atenha aos assuntos agendados</a>. É uma ótima tática para usar em conjunto com a regra dos cinco minutos.
<h3>Considere o custo real de uma reunião</h3>
Reuniões são mais caras do que você pensa e isso se torna perceptível assim que você faz as contas na ponta do lápis. Por exemplo, reunindo 10 engenheiros em uma sala por hora <a href="https://alifeofproductivity.com/10-tactics-to-run-productive-focused-meetings/#fn2-10265">pode custar quase US$ 400 do seu tempo coletivo</a>. A reunião vai adicionar esse mesmo valor?
<h3>Foque no impacto</h3>
Sempre que alguém em uma reunião dá uma atualização de status, peça que essa pessoa explique como o seu trabalho impacta os outros na sala. Essa <a href="https://www.wsj.com/articles/can-you-keep-your-meeting-to-five-minutes-1510069931">regra foi criada por Jack Skeels</a>, CEO de uma firma de treinamento e gestão, e faz com que as reuniões sejam focadas apenas no que faz a diferença.
<h3>Nunca faça uma reunião sem uma agenda</h3>
Como já mencionei, essa é uma regra pessoal. Uma reunião sem agenda é uma reunião sem propósito. Quando você marca uma reunião presencial ou virtual e não tem uma pauta, prepare uma escrevendo os pontos principais que você deseja abordar.
<h3>Identifique quais dos seus funcionários são &#8220;realizadores&#8221; ou &#8220;gestores&#8221;</h3>
Um funcionário usualmente tem um desses dois perfis em reuniões: o gestor, que tem o dia lotado de reuniões; e o realizador, que quase nunca participa de uma.
Gestores estão acostumados a sair de uma reunião e entrar em outra; já o realizador pode ter sua produtividade destruída por uma reunião — limitando sua capacidade de ir fundo em um projeto, como uma peça escrita ou o design de um logotipo.
Verifique se o funcionário com quem você está se reunindo é um gestor ou um realizador. <a href="http://www.paulgraham.com/makersschedule.html">Como afirma Paul Graham</a>, co-fundador da Y Combinator, com um realizador &#8220;uma simples reunião pode estragar uma tarde inteira ao quebrá-la em duas partes, cada uma delas muito curta para concluir qialquer serviço mais complicado&#8221;.
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Essas táticas funcionam bem em ambientes nos quais o tempo gasto com reuniões saiu do controle. Às vezes, reuniões extensas são produtivas — o que ocorre com trabalhadores remotos, por exemplo. Isso nos leva à tática final.
<h3>Selecione algumas reuniões para durarem mais para que todos tenham a chance de se conectarem</h3>
Ao implementar estratégias como a regra dos cinco minutos e os Dias Sem Reuniões, é possível fazer com que as reuniões sejam excessivamente eficientes. Essa é uma mudança bem vinda, mas, para funcionários que trabalham fora do escritório, reuniões são oportunidades para se conectarem com seus colegas.
Ao colocar em prátia algumas das ideias expostas neste artigo, pense e questione: as pessoas da sua equipe — incluindo aquelas que trabalham remotamente — ainda querem se conectar?
Muitas reuniões podem ser perda de tempo, mas vale a pena ter em mente que elas tẽm um propósito — os encontros ajudam você a coordenar o trabalho em equipe e tornar a colaboração mais eficiente. No entanto, também é fácil deixar que as coisas saiam do controle. Se esse for o caso das suas reuniões, essas 10 táticas vão ajudar.
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O artigo foi publicado no <a href="https://alifeofproductivity.com/10-tactics-to-run-productive-focused-meetings/">blog do autor</a> e cedido gentilmente ao Administradores.com.

Como realizar reuniões produtivas e focadas

A melhor maneira de aumentara produtividade das reuniões é reduzir o tempo gasto e direcionar as conversações para um determinado foco. Saiba como.

Como realizar reuniões produtivas e focadas | Administradores

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Administradores | Conhecimento para Resultados

Os leitores regulares do meu blog provavelmente já conhecem a Regra de 3. No começo de cada dia, você decide as três coisas que quer realizar ao longo dele. É a minha tática favorita de produtividade e os benefícios que ela traz são profundos. Recentemente descobri um outro nível muito mais superior dessa regra: focar no processo de alcançar os meus objetivos diários mais do que nos resultados finais. Vou explicar.&#13;
Digamos que você quer escrever um livro. O processo de escrevê-lo é simples: uma vez definido o roteiro para os seus argumentos, você se senta, um dia após o outro, para colocar palavras nas páginas e preencher sua estrutura. É um processo complicado e meio bagunçado que é relativamente simples na execução quando você investe tempo e atenção.&#13;
No meio do processo de escrever o livro, em um desses dias você define que uma das suas três metas diárias é “completar o capítulo 3”.&#13;
O problema com essa intenção é que ela não é prática — metaforicamente, não lhe dá apoio para você segurar. O que também acontece com outros objetivos genéricos, como “perder cinco quilos este mês” e “treinar para uma maratona”. Essas metas são melhor do que nada, mas não definem nenhum caminho viável.&#13;
Por outro lado, objetivos em processo funcionam. Um “objetivo em processo” é quando você define um caminho para alcançar o que você quer. É nesse tipo de meta que você deveria prestar atenção.&#13;
Aqui estão alguns exemplos:&#13;
<ul><li>Em vez de “Completar o capítulo 3”, faça uma meta de “Escrever com foco por 90 minutos hoje”;</li><li>O objetivo “Treinar para uma maratona” vira “Correr cinco horas esta semana”;</li><li>Já “Perder cinco quilos neste mês” pode ser “Planejar refeições semanalmente neste mês”.</li></ul>&#13;
Definir metas em processo, em vez de objetivos genéricos, mudou disruptivamente minha Regra de 3. Como um exemplo, aqui estão as minhas três intenções para hoje:&#13;
<ol><li>Escrever ininterruptamente por duas horas;</li><li>Assistir três palestras e capturar ideias para usar nas minhas;</li><li>Ler quatro artigos sobre produtividade.</li></ol>&#13;
Esses são objetivos práticos e que focam no processo — o que irá levá-lo ao que você quer.&#13;
Objetivos em processo também previnem que você caia numa armadilha comum do sucesso. Depois de alcançar o sucesso, as pessoas normalmente param de fazer as coisas que as levaram à vitória. O artista que lançou seu primeiro hit de sucesso esquece da criança que praticava piano oito horas todos os dias — e está destinado a ser para sempre um artista de uma música só. O atleta promissor, que acabou de ser convidado para a NFL, para de focar no treino que o levou até ali — e torna-se uma escolha decepcionante que não aproveitou seu potencial. Às vezes o processo que nos levou ao nosso sucesso funciona tão bem que esquecemos de continuar a investir nele.&#13;
Objetivos em processo são o antídoto. Eles nos lembram que, para alcançar o que queremos, temos que manter nossa cabeça baixa e focada no processo. Focar nos nossos objetivos é legal mas é o processo que trilha nosso caminho até eles.&#13;

Foque no processo, não nos resultados

Os leitores regulares do meu blog provavelmente já conhecem a Regra de 3. É aquela onde, no começo de cada dia, você decide as três coisas que você quer realizar ao longo dele. É a minha tática favorita de produtividade e os benefícios por implementá-la são profundos.&#13;
Recentemente descobri um outro nível muito mais superior dessa regra: focar no processo de alcançar os meus objetivos diários mais do que nos resultados finais. Vou explicar.&#13;
Digamos que você quer escrever um livro. O processo de escrevê-lo é simples: uma vez que você definiu a roteiro para os seus argumentos, você senta-se, um dia após o outro, para empaginar aquelas palavras. É um processo complicado e meio bagunçado que é relativamente simples na execução quando você investe tempo e atenção.&#13;
No meio do processo de escrever o livro, em um desses dias você define que uma das suas três metas diárias é “completar o capítulo 3”.&#13;
Os problemas com essa intenção é que ela não é prática — metaforicamente, não lhe dá alças para você segurar. O que também acontece com outros objetivos genéricos, como “perder cinco quilos este mês” e “treinar para uma maratona”. Essas metas são melhor do que nada, mas não definem nenhum caminho viável.&#13;
Já com um objetivo em processo, funciona. Um “objetivo em processo” é quando você define um caminho para alcançar o que você quer. Metas desse tipo é no que você deveria estar focando.&#13;
Aqui estão alguns exemplos:&#13;
<ul><li>“Completar o capítulo 3” se torna “escrever com foco por 90 minutos hoje”</li><li>“Treinar para uma maratona” vira “correr cinco horas esta semana”</li><li>“Perder cinco quilos neste mês” pode ser “planejar refeições semanalmente neste mês”</li></ul>&#13;
Definir metas em processo em vez de objetivos genéricos, mudaram disruptivamente minha Regra de 3. Como um exemplo, aqui estão as minhas três intenções para hoje:&#13;
<ol><li>Escrever ininterruptamente por duas horas;</li><li>Assistir três palestras e capturar ideias para usar nas minhas;</li><li>Ler quatro artigos sobre produtividade.</li></ol>&#13;
Esses são objetivos práticos e focam no processo — o que lhe leva ao que você quer.&#13;
Objetivos em processo também previnem que você caia numa armadilha comum do sucesso. Uma vez que alguém alcança algum sucesso, normalmente param de fazer aquilo que a levou àquela vitória. A artista que lançou seu primeiro hit de sucesso esquece daquela criança que praticava piano oito horas todos os dias — e está destinada a ser para sempre uma artista de uma música só. O atleta promissor, que acabou de ser convidado para a NFL, para de focar no treino que o levou até ali — e torna-se uma escolha decepcionante que não aproveitou seu potencial. Às vezes o processo que nos levou ao nosso sucesso funciona tão bem que esquecemos de continuar investindo nele.&#13;
Objetivos em processo são o antídoto. Eles nos lembram que, para alcançar o que queremos, temos que manter nossa cabeça baixa e focada no processo. Focar nos nossos objetivos é legal mas é o processo que trilha nosso caminho até eles.

Recentemente estive conversando com um executivo que lidera cerca de 150 funcionários em uma grande companhia. Em algum ponto da nossa conversa, ele sem querer mencionou uma tática de gerenciamento que achei muito boa e tinha que ser compartilhada: as três perguntas que ele faz a cada funcionário nas reuniões individuais.
Essas são perguntas que esse gerente tem utilizado durante sua carreira de longas décadas numa companhia de alta tecnologia. Aqui estão elas:
<ol><li>Do que você precisa?</li><li>O que está lhe atrapalhando?</li><li>O que eu posso fazer, enquanto seu gestor, para lhe ajudar?</li></ol>Essas perguntas parecem óbvias, de certa forma, uma vez que você dá a alguém uma visão e um objetivo e não os deixam rígidos. Funcionários inteligentes necessitam ser gerenciados, não micro-gerenciados.
Os melhores administradores interferem no dia a dia dos seus funcionários removendo obstáculos e ajudando-os quando necessário. Na verdade, embora pessoas inteligentes não precisem de micro-gerenciamento, eles frequentemente precisam de orientação e ajuda.
Esse gerente (que pediu para manter-se anônimo) também mencionou algo mais: que mensalmente ele se reúne com cada pessoa em seu time. Cada uma dessas reuniões duram de 15 a 30 minutos — durante esses encontros, ele desempenha seu verdadeiro trabalho.
As reuniões lhe permitem colher informações, descobrir quais problemas precisam ser resolvidos e servem para assegurar que todos no time estão indo na mesma direção.
As perguntas são simples, porém importantes. Se você é um gestor, faça questão passar por todas as três perguntas na sua próxima série de reuniões individuais — e se você realmente quer melhorar o jogo, torne essas reuniões um hábito.

O artigo foi publicado no<a href="https://alifeofproductivity.com/the-3-questions-managers-should-ask/"> blog do autor</a> e cedido gentilmente ao Administradores.com.

3 perguntas que todo gestor deveria fazer em reuniões individuais

Por Bruno RosaQuantos cursos você concluiu no último ano? Agora pense em uma segunda pergunta, talvez bem mais difícil de responder. Quantos deles mudaram, de fato, a forma como você trabalha?Nunca foi tão fácil aprender. Cursos de liderança, trilhas de inteligência emocional, imersões em produtividade e MBAs em módulos curtos se tornaram parte da rotina de profissionais em praticamente todas as áreas. O acesso ao conhecimento se democratizou, e isso é uma notícia boa. O problema é que consumir conteúdo sobre desenvolvimento e se desenvolver de verdade viraram coisas cada vez mais distantes uma da outra.Costumo chamar esse fenômeno de "entretenimento produtivo". É a sensação de progresso que aparece assim que terminamos uma aula, fechamos um módulo ou adicionamos mais um certificado ao perfil do LinkedIn. Essa sensação é real, só que raramente resiste ao teste do tempo. Existe uma distância enorme entre compreender um conceito e incorporá-lo à rotina, saber na teoria como conduzir uma negociação difícil não é, de fato, conseguir conduzir uma. Um desses caminhos promove transformação, o outro entrega apenas a impressão de que ela aconteceu.E isso não é um convite para estudar menos, muito pelo contrário. O conhecimento segue sendo um dos maiores motores de crescimento profissional que existem. A questão está na forma como consumimos esse conteúdo, quase sempre em excesso, sem um objetivo definido e, o mais grave, sem nenhum plano para aplicá-lo. Colecionar certificados virou, para boa parte dos profissionais, um substituto confortável para a mudança de comportamento, que exige disciplina, repetição e a disposição de errar em público antes de acertar.Ao longo de mais de uma década desenvolvendo profissionais e equipes, cheguei a uma conclusão que se repete com uma regularidade incômoda. O avanço quase nunca acontece durante o treinamento. Ele aparece nas semanas seguintes, quando alguém decide testar uma abordagem nova, recebe um retorno honesto sobre o resultado, ajusta a rota e insiste até o comportamento virar hábito. Conhecimento sem esse ciclo de aplicação não gera desenvolvimento, apenas acúmulo.O psicólogo Anders Ericsson, referência mundial em performance de especialistas, chegou à mesma conclusão em suas pesquisas. Novas habilidades não se consolidam pela simples exposição a um conteúdo, elas dependem de prática deliberada, repetição e feedback em situações reais. Sem esse processo, boa parte do que aprendemos permanece na memória de curto prazo e nunca chega a influenciar como decidimos, lideramos ou negociamos no dia a dia.Empresas cometem a mesma falha em escala maior. Investem em programas de capacitação, comemoram o número de colaboradores certificados e consideram o trabalho concluído quando os diplomas são entregues. Semanas depois, as reuniões seguem iguais, as decisões repetem os mesmos padrões e os problemas continuam os mesmos de sempre. O treinamento aconteceu. A aprendizagem, nem sempre.Vale um exercício simples, tanto para profissionais quanto para as empresas que investem neles. Pense no último curso que você concluiu e pergunte o que mudou na sua rotina desde então. Que decisão passou a tomar de um jeito diferente? Que conversa difícil você conduziu melhor? Se as respostas não vierem com facilidade, é provável que o aprendizado tenha parado no certificado.A solução para isso não é aprender menos, é aprender com mais intenção. Antes de começar um novo curso, vale perguntar se aquele conteúdo resolve um desafio real que você enfrenta agora. Depois de concluí-lo, a pergunta muda de figura. Como você vai colocar isso em prática ainda essa semana?O mercado continuará valorizando quem aprende de forma contínua. Mas reconhecerá, cada vez mais, quem consegue converter conhecimento em comportamento, comportamento em competência e a competência em resultado. Certificados registram o que foi estudado, mas o desenvolvimento de verdade aparece no que passamos a fazer diferente depois de aprender.Bruno Rosa é engenheiro eletricista e Managing Director da Domperf High Performance, empresa de treinamento de alto desempenho profissional e consultoria empresarial. Há mais de uma década dedica-se ao estudo da neurociência e comportamento, desenvolvendo metodologias práticas aplicadas ao ambiente corporativo.Fonte: Anders Ericsson, K. (2008), Deliberate Practice and Acquisition of Expert Performance: A General Overview. Academic Emergency Medicine, 15: 988-994. &nbsp;&nbsp;

Estamos acumulando cursos ou realmente nos desenvolvendo?

O gosto pelo empreendedorismo está na veia de cada brasileiro, mas nem sempre os resultados das empreitadas são aqueles esperados. Muitas vezes falta-nos a preparação adequada, incluindo vivência, experiência e maturidade para assumir riscos e vencer desafios.É preciso aprender a sonhar abrindo os olhos diante dos problemas, brigando pelas soluções até que a repetição consiga consolidar os próprios passos. Muitas vezes passamos uma vida tentando ganhar na sena, querendo pular escadas que mal sabemos como descer e acabamos por nunca completar nada.Arte de vencer requer alguns princípios para os subsídios da evolução, pois para qualquer atividade é preciso preparar nosso lado comportamental, incorporando valores para que a determinação e meios garantam persistência e “saco” diante das diferenças de tempo entre o que prevíamos e o real necessário para que as coisas aconteçam.Filtrar sonhos, ordenar objetivos possíveis, reunir tudo num só conjunto, incluindo idéias, vontade e determinação, organizam a qualidade das ações, garantindo que a luta, tenha pelas atitudes, a diferença entre a produção no papel e disposição pratica para os seus projetos.No mundo atual nada mais é amador. Seus passos devem ser dirigidos junto com o conhecimento e domínio das variáveis do mercado pretendido. Isso é o que chamamos de exercícios para a percepção, que fatalmente farão diferença para que as coisas tenham maiores chances de acontecer.Nunca se empolgue antes de entender exatamente o que quer e o como caminhar até lá. Sonhos, objetivos, atitude, percepção serão fatores que antecederão para te fortalecer de motivação e condições de persistir pelo que acredita. Afinal ser gente é evoluir sempre para dar motivos a existência.Sérgio Dal Sasso é administrador formado pela USP, palestrante, consultor estratégico e escritor em temas relacionados a gestão empresarial.

NA ARTE DE VENCER

O dia a dia de quem toca uma média empresa no Brasil é uma eterna rotina de apagar incêndios. Geralmente, o próprio dono é quem puxa as vendas, cobra o financeiro, resolve a crise com o fornecedor e, no fim do dia, ainda precisa parar para aprovar o post do Instagram ou o panfleto da semana. No começo, essa centralização é o que faz o negócio sobreviver. Depois, vira o principal teto de crescimento. É a clássica armadilha: a empresa não cresce porque o fundador está preso no operacional, e ele continua no operacional porque o negócio não roda sozinho.O problema é que o marketing mudou drasticamente. Uma década atrás, bastava fazer o básico bem-feito. Hoje, a mesa de jogo é brutalmente complexa: envolve análise de mercado, da concorrência, de dados, tráfego pago, SEO, CRM, inteligência de mercado e como efetivar a melhor comunicação para chegar no famoso “ICP ou Cliente ideal”. Achar que um analista júnior ou um estagiário isolado vai dominar todas essas frentes e ainda trazer retorno financeiro é um autoengano que custa caro.É aí que o empresário entra em um beco sem saída. Para montar um time de marketing interno que realmente funcione, a conta não fecha. Contratar um Diretor de Marketing (CMO) experiente, mais designers, redatores e especialistas em performance cria um custo fixo que sufoca a operação antes mesmo do primeiro lead chegar. Assustado com o tamanho do tombo, o gestor recua e volta para o "marketing de intuição" — aquele baseado em curtidas e tapinhas nas costas que massageiam o ego, mas não pagam as contas no fim do mês.Fazer marketing de forma estratégica para uma PME não tem a ver com inflar a folha de pagamento; tem a ver com governança. É entender que terceirizar essa inteligência não é só contratar uma agência para fazer posts bonitos, mas sim colocar a senioridade de um estrategista de negócios e a força de um time multidisciplinar para rodar por uma fração do custo de uma estrutura interna. É transformar um custo fixo pesado e arriscado em investimento variável focado no que importa: resultado.Quando o marketing assume esse papel de liderança consultiva, ele deixa de ser o setor que "só gasta" e passa a ser o motor que guia a expansão. Vai abrir uma nova filial ou lançar um produto? Em vez de apostar no palpite ou no estômago, o negócio passa a usar dados e processos validados. Em um mercado onde a margem de erro está cada vez mais apertada, errar o ponto comercial ou errar a leitura do público pode ser fatal.No fim das contas, delegar a execução do marketing para especialistas compra o ativo mais escasso do mercado: o tempo do dono. Tempo para olhar o fluxo de caixa com calma, fechar grandes contratos e liderar de verdade. A maturidade de uma gestão não se mede pelo tamanho da equipe que você mantém dentro do escritório, mas pela eficiência dos resultados que você consegue entregar.*Alexandre Primo Bataglini é pós graduado em marketing pela Fundação Getúlio Vargas, especialista em terceirização de marketing e socio fundador da B.Inova Consultoria de Marketing e Recursos Humanos

Como realizar reuniões produtivas e focadas

Chris Bailey

Como construir um ecossistema que vale R$ 415 milhões no mercado pet | Café com ADM #505

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Sobre o autor

Chris Bailey

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