Por mais que saibamos que nada é perfeito, infelizmente, nem sempre conseguimos identificar situações que podem gerar graves consequências. Na verdade, na maioria das vezes, não enxergamos problemas pré-existentes mesmo que estejam a um palmo diante do nosso nariz. Mas se sabemos que nada é perfeito e que é importante não apenas resolver os problemas, mas principalmente ter ações preventivas contra eles, como fazer para identificá-los? Vamos começar entendendo o que é um problema. O QUE É UM PROBLEMA? Um problema é algo que requer uma solução, pois impede que a mudança de um estado X para o estado desejado aconteça. É uma barreira para os esforços em direção a conquista de algo. Toda empresa está sujeita a encontrar várias barreiras ao longo do seu processo, desde a sua abertura até a conquista de clientes e fechamento de suas vendas. São os desafios organizacionais. O QUE SÃO DESAFIOS ORGANIZACIONAIS? Costumo classificar os desafios organizacionais em problemas primários e problemas secundários, ou Atratores e Atratores Estranhos, em alusão a Teoria do Efeito Borboleta. Onde um atrator pode ser definido como o conjunto de comportamentos característicos e constante, surgido a partir de um ponto de partida conhecido, para o qual evoluiu um sistema dinâmico, enquanto um atrator estranho parte de um ponto de partida desconhecido, com resultados indeterminados e por períodos inconstantes. Dessa forma, podemos dizer que o Alto custo de produção, a falta de liquidez e alta taxa de inadimplência, são atratores e atraem para si, constantemente, atratores estranhos como problemas relacionados ao setor financeiro. Esses 3 atratores poderiam ser facilmente resolvidos com a implementação da Gestão por Processos, por exemplo. Em geral, o alto custo de produção é gerado por um processo mal desenhado, a falta de liquidez pode ser gerada por um erro de processo de contas à pagar e à receber, e alta inadimplência pode ser fruto de falha no processo de vendas ou do setor de cobrança. Como explicado no início do artigo, independente do segmento ou do tamanho de uma organização, inclusive sendo ela um modelo de qualidade processual e de produtos, é possível haver falhas. E a melhor forma de evitar que essas falhas comprometam o produto final e cheguem até o cliente é possuindo um programa de melhoria contínua ou realizando processos de auditoria e investigação organizacional periódicos. A melhoria contínua é uma rotina planejada e tem como objetivo aumentar a eficiência dos processos e, consequentemente, a satisfação dos clientes. A auditoria interna é uma forma de identificar pontos de melhoria através de uma investigação detalhada, sinalizando o que está acontecendo de modo inapropriado, podendo sugerir as ações corretivas cabíveis. No processo de investigação de problemas a empresa tem como objetivo identificar o problema e sua origem e encontrar as melhores soluções para que o problema não volte a ocorrer e gerar novos problemas. Existem várias metodologias e técnicas para identificar e solucionar problemas. As mais conhecidas são: * Técnica dos 5 porquês * Diagrama de Ishikawa * Formulário A3 TÉCNICAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS 5 PORQUÊS Com essa técnica, estimula-se os envolvidos no processo de resolução do problema a fazer, no mínimo, 5 perguntas para cada motivo encontrado em relação ao problema. As respostas devem ser baseadas em fatos ou dados e devem se concentrar em erros de processos ou sistemas, não nas pessoas. As perguntas devem ser conduzidas por um 'mediador' até que os 'porquês' não gerem mais respostas relevantes para resolução do problema. DIAGRAMA DE ISHIKAWA O famoso 'espinha de peixe', ou, como também conhecido, Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta gráfica utilizada para mapear a causa raiz do problema, e segue etapas precisas: 1. Determinar o problema a ser analisado; 2. Levantar informações referentes ao problema; 3. Realizar, junto a equipe, um brainstorming do problema, elencando possíveis causas, tanto primárias como secundárias; 4. Identificar as causas mais pertinentes ao problema e agrupá-los de acordo com os 6M's; 5. Propor soluções para as causas levantadas, sempre deixando uma pessoa responsável por implementar a solução. Ao optar por essa técnica de análise de causa raiz e solução de problemas, também é possível utilizar as 6 categorias definidas por Ishikawa como 6M: 1. Método: como a maneira como o trabalho é realizado afeta o problema? 2. Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema? 3. Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema? 4. Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema? 5. Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema? 6. Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema? Mas, além dessas possibilidades, você pode definir seus próprios itens com base nas particularidades do seu negócio. RELATÓRIA A3 Técnica desenvolvida pela Toyota e com base no método PDCA, o Relatório A3 é uma ferramenta eficaz para comunicar todas as informações pertinentes com maior impacto visual. O A3 ganhou esse nome por causa do tamanho do papel usado durante o exercício. O objetivo é, literalmente escrever e desenhar tudo em uma folha, ele comunica claramente o que está sendo feito em cada etapa da atividade de resolução de problemas, melhorando a comunicação da equipe. A comunicação deve ser clara e detalhada, com um padrão de nomenclatura para arquivamento do documento (exemplo, falha no processo de conferência de contrato) para servir como material de pesquisa quando necessário. Cada uma delas possui uma forma diferente para resolver problemas. A técnica dos 5 porquês costuma ser utilizada para problemas mais simples, enquanto o Diagrama de Ishikawa é utilizado para problemas mais complexos. O formulário A3 pode ser utilizado tanto para problemas mais simples quanto os mais complexos, desde que seguida todas as orientações, pois é utilizado como referência para solução de novos problemas. O QUE É UMA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS? Segundo o dicionário online, solução é a resposta correta a uma questão. Podemos dizer, portanto, que solução é um resultado ideal, um resultado desejado. É um processo que se realiza a fim de encontrar solução para problemas complexos ou simples, por meio de abordagem analítica e utilizando métodos científicos. POR QUE É TÃO IMPORTANTE SE ANTECIPAR E RESOLVER OS PROBLEMAS? Problemas são indícios de prejuízo emocional, financeiro e de imagem. Adotar uma cultura de investigação, auditoria e melhoria constante minimiza os riscos de problemas graves ou recorrentes. Lembre-se, problemas recorrentes são caros, podem prejudicar o relacionamento com clientes, fornecedores, colaboradores e demais stakeholders, além de reduzir gradualmente o valor da marca. MAS QUAL SERIA, AFINAL, A IMPORT NCIA DE CRIAR OU ADOTAR FERRAMENTAS E MÉTODOS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS? Em primeiro lugar, a importância dos métodos, técnicas e ferramentas para descoberta, análise de causa raiz e resolução de problemas está na garantia de que o problema será resolvido com base em dados e fatos e não por meio de 'achismo'. Ao resolver um problema com base em técnicas, ferramentas e metodologias específicas, as chances de recorrência são mínimas. E mesmo que o problema volte a ocorrer, a experiência anterior pode ser uma fonte de estudos para melhoria da resolução daquele problema. Além disso, usar meios cientificamente testados por agentes solucionadores de problemas e outras empresas, garantem benefícios como: * Alinhamento: uma vez que as barreiras para atingimento dos resultados são abertos para discussão para toda a equipe; * Profundidade: pois a análise nunca é sobre o efeito, mas sempre sobre a causa; * Padronização: já que as análises seguem um mesmo padrão de execução para encontrar a causa-raiz do problema. É válido salientar que, quanto mais alinhada a metodologia ou a técnica de investigação e resolução de problema for em relação ao perfil dos gestores, mais chances de sucesso a empresa terá. O mais indicado é que a empresa consiga fazer uso de diferentes técnicas e métodos ao mesmo tempo. Assim, é possível realizar uma investigação realmente ampla e com uma visão sistêmica. E na sua empresa? Como funciona? Os problemas são resolvidos apenas quando ocorrem ou há processos preventivos contra a ocorrência deles? Me acompanhe nas redes sociais e conheça mais sobre como solucionar problemas e formar agentes solucionadores de problema na sua empresa.