Como administrar e reduzir seus custos com viagens

Planejar os gastos das suas viagens é a chave para você aproveitar melhor esse tempo livre e não deixar as viagens prejudicarem seu planejamento financeiro pessoal

Quem não ama viajar, não é mesmo? Em meio à rotina corrida do dia-a-dia, o estresse e o cansaço, tentamos aproveitar ao máximo as férias e feriados e fugir um pouco do cotidiano.

Justamente por ser um momento para relaxar e sair da rotina, muita gente não se preocupa em organizar e planejar adequadamente os custos. Porém, deveria ser o contrário... Um bom planejamento vai permitir você aproveitar muito melhor sua viagem e não deixá-la afetar suas finanças pessoais do dia-a-dia.

Vou descrever dois erros comuns, que já aconteceram comigo no passado, e ilustram a importância do planejamento financeiro da sua viagem.

O primeiro é quando a pessoa não se planeja corretamente e gasta na viagem muito mais do que poderia. Ou essa pessoa vai passar um aperto durante a viagem, tendo que cortar custos com tudo a partir do momento que ficou quase sem nenhum dinheiro. Ou ela vai gastar muito mais do que deveria e, quando retornar à rotina, vai perceber o quanto essa viagem comprometeu seus outros gastos e deixou possíveis dívidas de cartão de crédito.

O segundo exemplo é o da pessoa que viaja com pouco dinheiro, não se planeja, economiza em tudo durante a viagem e, no final, sobra bastante dinheiro. Esse caso não é tão ruim quanto o primeiro, mas se ela tivesse organizado seus custos poderia ter aproveitado muito melhor a viagem. Teria gasto esse dinheiro com algo que ela queria fazer e não fez pensando que não iria caber no orçamento. Poderia ser uma viagem mais confortável.

Já aconteceu algum desses problemas com você também?

Esses exemplos mostram como é importante planejar os custos da sua viagem e o que você vai poder fazer com o orçamento que você tem, mas não apenas isso... Os custos em viagens vão afetar todo o seu planejamento financeiro anual. E se você não se organizar, esses gastos podem afetar suas outras despesas. Não deixe os gastos descontrolados para que isso não lhe prejudique depois que retornar da viagem.

Planejar custos de viagens é complicado e trabalhoso. Há muitas variáveis para se considerar e é necessário fazer muita pesquisa. Além disso, você tem diversas opções do que fazer durante uma viagem e dependendo das suas escolhas os custos poderão variar bastante. Por isso, muitos preferem não fazer uma boa organização e apenas estimar um custo total que não tem base para saber se é real.

Um bom planejamento e controle não significa necessariamente que você vai precisar detalhar cada passo que vai dar na viagem, cada lugar que vai, em cada momento, para seguir o planejamento a risca e os custos que você previu. Não é isso! Um bom planejamento precisa ter flexibilidade. Então, o que você precisa é saber todos os lugares que gostaria de ir ou que considera ir, passeios que gostaria de fazer, os custos associados a essas atividades, listar possíveis imprevistos que podem afetar seus gastos e assim, ter um custo total que vai ser muito próximo do real.

A seguir vou indicar algumas orientações que podem ser úteis para você se organizar financeiramente.

Se você tem o costume de fazer viagens curtas de final de semana, inclua esse gasto como fixo no seu planejamento mensal. Assim, você já deve reservar uma parte da sua remuneração para esse tipo de atividade.

Se você quer fazer uma viagem um pouco mais longa (mas não mais do que uma semana) deixe de viajar um mês ou dois, assim você acumula o dinheiro reservado para as viagens de fim de semana. E use esse valor acumulado para essa viagem maior.

Se você pretende fazer uma viagem longa (vai sair de férias, por exemplo), essa viagem vai ser muito mais cara e vai ter um impacto bem maior no seu planejamento financeiro. Provavelmente você não vai conseguir acumular dinheiro para essa viagem em um ou dois meses (a não ser que você pretenda fazer uma viagem muito barata). Nesse caso, se planeje e poupe com antecedência. A partir do momento que você souber que vai viajar, já comece a separar uma quantia do que você recebe todo mês para essa finalidade. O quanto antes você começar a planejar sua viagem e determinar o quanto ela vai custar, melhor. Assim, você planeja o valor total que vai precisar juntar e quanto tempo vai precisar para isso.

Abaixo listei itens que em geral são importantes para o planejamento detalhado de custos das suas férias. Quanto menor seu orçamento, melhor você vai precisar planejar os custos.

Hospedagem: procure saber as opções existentes que estão de acordo com sua expectativa da viagem e os preços. Hotéis, albergues, apartamentos, casa, pousada.

Transporte: passagens aéreas, de trem, barco, aluguel de carro, combustível, estacionamentos, pedágios, custo com taxi, ônibus, metrô, aluguel de bicicleta.

Atrações turísticas: pesquise preços das principais atrações e eventos que podem estar acontecendo no período que você vai estar na cidade. Vai fazer alguma atividade diferente? Como esquiar, por exemplo. Então liste possíveis gastos associados a isso, como aluguel de roupas e custo da aula de esqui. Se pretender fazer city tour, utilizar ônibus turísticos ou contratar guia turístico também considere os custos no seu planejamento.

Alimentação: procure saber o custo médio das refeições no local.

Compras: com base na sua pesquisa sobre o lugar que você vai, estime um gasto em compras. Sim, separe uma parte do seu orçamento para compras e não ultrapasse esse valor! Isso é fácil de acontecer e cabe a você controlar.

Documentação: Custos com passaporte e vistos se for necessário.

Roupas e malas: Considere os custos com roupas, malas ou algum equipamento que você vai precisar comprar antes de viajar ou durante a viagem.

Câmbio: Sim, trocar moeda gera custos e você precisa considerar isso, pois faz uma grande diferença. Esse cálculo pode entrar no seu planejamento de duas formas. Você pode colocar como um gasto separado ou considerar o valor da conversão das moedas um pouco maior já considerando as taxas.

É importante também ter disponível além do seu orçamento previsto e planejado, uma reserva de emergência. Mesmo que seja utilizando seu cartão de crédito, mas garanta que conseguirá esse dinheiro se for preciso. Eu, por exemplo, já precisei desse recurso em uma viagem, pois tive um problema com o hotel que reservei e decidi trocar de hotel quando já estava lá. O outro custava o dobro do que eu tinha reservado, então precisei utilizar a reserva de emergência que eu tinha separado para aquela viagem.

Uma vez que você listou todos os possíveis gastos, custos básicos com transporte, hospedagem, alimentação, custos com passeios e visitas turísticas e uma quantidade que você gostaria de levar a mais para imprevistos, agora compare com o orçamento que você tem disponível. Dependendo do quão apertado é seu orçamento e dos seus desejos para a viagem, provavelmente a conta não vai bater de primeira. Por isso, vamos para a segunda parte do seu planejamento: a redução de custos.

Nesse momento você deve pensar em opções alternativas que gerem gastos menores para cada item do seu planejamento. E substitua as opções de maior custo pelas de menor custo, mas não precisa fazer isso para todo o seu planejamento. Comece pelos itens que você não vai se incomodar de fazer a substituição e faça isso até que o orçamento total esteja dentro do valor que você pretende gastar. Uma dica é focar no que está gerando maiores gastos e tentar economizar nele, caso não prejudique sua viagem. Assim, as modificações no seu planejamento inicial serão mínimas.

A forma de reduzir o custo para cada item vai variar de uma viagem para a outra. Por exemplo, você pode economizar com hospedagem ficando em um dormitório de um albergue ou acampando. Porém, se estiver viajando em família ou com muitas pessoas, é possível que a opção mais barata seja alugar uma casa.

Para economizar com atrações turísticas, você pode pesquisar os dias que as atrações são gratuitas ou mais baratas e pode dispensar guias e ônibus turísticos e caminhar a pé pela cidade criando seu próprio roteiro.

Procure saber se há outlets bons e baratos aonde você vai e faça todas as suas compras neles.

E uma opção para reduzir custos sem alterar os itens que você especificou inicialmente é procurar promoções e parcerias. Verifique, por exemplo, se seu banco ou seu cartão de crédito tem parcerias que dão descontos em hotéis, aluguel de carros, lojas ou outros itens.

Para conseguir economizar na conversão de moedas, o ideal é acompanhar com antecedência a cotação e aproveitar os momentos em que a conversão esteja a seu favor. Você pode também pesquisar as casas de câmbio com melhores taxas.

Após conseguir um planejamento de gastos para sua viagem que seja compatível com o seu orçamento, lembre de ser fiel ao seu planejamento durante a viagem. Isso significa acompanhar seus gastos para que não aconteça de muitos ultrapassarem o valor planejado. Se você fez um bom planejamento, isso provavelmente não vai acontecer. Alguns podem estar acima, mas outros vão estar um pouco abaixo, e os custos ficarão equilibrados. Se você começar a gastar a reserva de dinheiro para imprevistos, você pode tentar reduzir o custo de outros itens para evitar chegar ao limite do seu orçamento antes do fim da viagem.

Para finalizar, as principais mensagens que eu gostaria de deixar são:

Não deixe os gastos com viagens sem controle para não prejudicar suas finanças pessoais no dia-a-dia.

Inclua as viagens no seu planejamento financeiro anual e mensal, se necessário.

Quanto menor seu orçamento para viajar, mais você deve detalhar seu planejamento de custos com a viagem.

Após um primeiro levantamento de gastos da viagem, passe item por item tentando encontrar soluções alternativas para reduzir os custos.

Acompanhe seus gastos durante a viagem para garantir que vai seguir o esperado pelo seu planejamento.

E, por último, não se esqueça de aproveitar bem seu tempo livre e as pessoas que vão lhe fazer companhia!

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