A TECNOLOGIA NO PROCESSO DE EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS Carmenci Pedroso dos Reis Professor: Juliano Machado de Magalhães Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Administração (ADG0231) – Informática 23/09/08 RESUMO Este trabalho tem o objetivo de demonstrar a trajetória de emissão de notas fiscais conforme o Sistema Tributário Nacional analisando a evolução desde a época mecanográfica até os dias de hoje com sistemas de informação digital. Palavras chaves: Tecnologias, Trajetória, Nota Fiscal. 1 INTRODUÇÃO A Nota fiscal é um documento contábil fiscal emitido por pessoas jurídicas para registrar o trânsito de mercadorias ou uma prestação de serviço entre empresas ou pessoas físicas no âmbito municipal, estadual e nacional. O presente estudo tem o objetivo de demonstrar a trajetória da emissão de notas fiscais desde a fase de máquina de escrever, passando pelo processamento eletrônico de dados até os dias de hoje onde as maiorias das empresas já estão na era digital. Para realização deste trabalho utilizou-se estudos na Internet e conhecimentos práticos na implantação da nota fiscal eletrônica da empresa ThyssenKrupp Elevadores que participa do projeto piloto junto a Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul. 2 NOTA FISCAL A Nota Fiscal de Saída é obrigatória nas transações de vendas, transferências, remessas ou saídas a qualquer título do estabelecimento emissor e ainda pode ser usada para cancelar a validade de outra nota fiscal como, por exemplo, a devolução de produtos. A Nota fiscal de Entrada são os documentos fiscais recebidos dos fornecedores na entrada de qualquer produto na empresa e ainda a Nota fiscal de Entrada pode ser emitida pelo próprio estabelecimento para regularizar entrada de mercadorias desacompanhadas de documento fiscal, estornar a validade de uma Nota Fiscal de Saída quando o produto não for entregue ou recusado pelo destinatário. A Nota fiscal além de ser obrigatória nas transações comercial serve também para o recolhimento de impostos junto aos órgãos municipais, estaduais e federais. Antigamente o sistema de emissão de Notas fiscais era manual em talonários ou jogos soltos carbonados e preenchidos por maquinas de escrever um processo bem burocrático e moroso, pois a seguir as mesmas precisavam ser escrituradas nos livros de Saídas e Entradas em ordem cronológica da emissão ou do recebimento, sem rasuras e ou borrões. No final de cada mês os Livros fiscais eram somados e seus totais eram escriturados no Livro de Apuração o para recolhimento dos impostos e entregue guia preenchidas manualmente para os órgãos fazendários, um pouco mais tarde estas informações passaram a ser entregue através de disquetes. 3 NOTA FISCAL POR PROCESSAMENTO DE DADOS Com o avanço tecnológico e necessidade de maior rapidez nos processos contábeis e fiscais as empresas com sistemas integrados de gestão começaram a solicitar para o fisco estadual e municipal através de regimes especiais a emissão de notas fiscais e escrituração de livros fiscais através de processamento de dados que nada mais e do que o uso do computador e impressoras matriciais para impressão. Este processo também forçou os órgãos governamentais a informatizar cada vez mais seus equipamentos e sistemas operacionais nas áreas de tributação, arrecadação e fiscalização para ter condições de receber todas as informações fiscais das empresas de forma integrada e por meios eletrônicos. O Secretário Michelucci (2006) destaca que: Um Estado como o Rio Grande do Sul, com notórios problemas estruturais na máquina pública, a preocupação da Administração em reduzir despesas e incrementar receitas deve ser constante. 'Fatores como a concentração econômica, o encadeamento dos impostos declaratórios de débitos e créditos e o avanço da informática, em especial da Internet, demonstraram a efetiva obsolescência da atuação do Fisco por base territorial. Neste sentido, nos últimos anos a Receita Estadual, onde estão 78% dos servidores da Secretaria distribuídos no território gaúcho, vem adotando medidas importantes, buscando adequar-se à atual realidade', afirma o Secretário. O direcionamento da fiscalização para setores econômicos expressivos e os maiores contribuintes, a concentração de funcionários nos maiores municípios (a exemplo da Secretaria da Receita Federal) e, principalmente, investimentos fortes em informatização e Internet foram às medidas tomadas para solucionar a questão. 4 NOTA FISCAL ELETRÔNICA A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente com a finalidade de documentar operações fiscais de trânsito de mercadorias, energia elétrica, comunicações e prestação de serviços. A validade da mesma esta condicionada a uma assinatura digital do emitente antes da circulação das mercadorias ou a prestação do serviço e a recepção do documento pelo fisco em tempo real. O arquivo eletrônico da Nota Fiscal a ser enviado pelos contribuintes e aceito por a Administração Tributária tem o padrão XML (extended markup language). Com o arquivo é somente eletrônico para acompanhar o transito das mercadorias foi o criado o DANFE (documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que é uma representação gráfica simplificada da nota fiscal. A consulta de validade do mesmo deve ser feita na Internet utilizando-se de sua chave de acesso, com 44 posições, existente tanto na NF-e como no DANFE correspondente que acompanha a mercadoria. A finalidade da implantação da Nota Fiscal Eletrônica é substituir os modelos atuais em papel e também ser um modelo único nacional, para as empresas tem as vantagens de reduzir custos de impressão, pois dispensa talonários ou formulários contínuos custos com aquisição de papel, tempo e espaço dispensa de autorização de impressão documentos fiscais a solicitação é feita ao fisco nota a nota e ainda reduz o tempo de parada dos caminhões em postos fiscais nas divisas interestaduais, pois a maioria já implementou o leitor de códigos de barras. Segundo o Secretário da Fazenda do RS Aod (2007); A ampliação do uso da Nota Fiscal Eletrônica contribui para agilizar as atividades de fiscalização e para modernizar os processos, resultando em uma série de vantagens que propiciam, inclusive, a implementação da reforma tributária no país. 'A Nota Fiscal Eletrônica, com sua utilização cada vez mais ampliada, tendo a Fazenda gaúcha como uma referência, é um instrumento que reduz as possibilidades de sonegação e fraude na arrecadação, gera um ganho adicional de eficiência que pode ser repartido por todos os Estados e permite medir exatamente quem ganha e quem perde com a reforma, como com a mudança da cobrança do imposto da origem para o destino, por exemplo.' O Diretor da Receita Estadual Grazziotin (2007) afirma que: A massificação do uso da NF-e, que será reforçada com a adoção da obrigatoriedade para os setores de cigarro e combustíveis, promove a concorrência leal entre os contribuintes e também traz vantagens para as empresas. 'As empresas têm redução de custos, especialmente com papel, mas também adquirem um controle maior e mais eficaz na gestão de seus processos.' 3 CONCLUSÃO É possível concluir-se que a emissão de documentos fiscais teve um avanço tecnológico muito expressivo nos últimos anos tanto no âmbito empresarial quanto na Administração Fazendária reduzindo o tempo com ações de fiscalização e arrecadação e ainda mostra que a automação dos meios operacionais do contribuinte e do governo já está em harmonia com a reforma tributária. Alem dos benefícios já citados a emissão de Nota Fiscal Eletrônica com redução de tempo e custos a mesma estimula um relacionamento on-line entra clientes e fornecedores, simplifica as obrigações dos contribuintes e ao mesmo tempo o acompanhamento das obrigações fiscais pelo fisco. 4 REFERÊNCIAS: AOD, C. M.J. 2007. Secretaria da Fazenda gaúcha emitirá Nota Fiscal Eletrônica para sete Estado. Disponível em: http://www.sefaz.rs.gov.br/SEF_root/SEF/Noticias.asp?ID_NOTICIA=720. Acesso em: 21 de Setembro de 2008. GRAZZIOTIN, J. C. 2007. Secretaria da Fazenda gaúcha emitirá Nota Fiscal Eletrônica para sete Estado. Disponível em: http://www.sefaz.rs.gov.br/SEF_root/SEF/Noticias.asp?ID_NOTICIA=720. Acesso em: 21 de Setembro de 2008. MICHELUCCI,P, 2006. Secretaria da Fazenda moderniza atendimento aos contribuintes e intensifica fiscalização. Disponível em: http://www.sefaz.rs.gov.br/SEF_ROOT/SEF/Noticias.asp?siteOrigem=&ID_NOTICIA=344 . Acesso em: 20 de Setembro de 2008.