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O PDCA é um método interativo de gestão de quatro passos, amplamente utilizado para implementar, controlar e melhorar processos e produtos nas organizações. É também conhecido como o círculo, ciclo, roda de Deming ou de Shewhart. Os quatro passos, que dão origem ao nome do ciclo, são:
P (Plan) – Planejar o sistema; D (Do) – Executar o que foi planejado; C (Check) – Verificar se está sendo executado conforme o planejado; A (Act) – Tomar ações para corrigir, prevenir e melhorar o que for necessário;
Conhecer o ciclo PDCA e saber o que significa cada um de seus passos, não é novidade para a maioria de nós, gestores. A grande questão é: como fazer funcionar?! Como planejar? Como executar? Como verificar? Como agir? Então, veja abaixo algumas dicas de como colocar o PDCA para funcionar, utilizando-o em conjunto com outras ferramentas de gestão:
• Passo 1: P (Plan &#8211; Planejar) – Estabelecer os objetivos e processos necessários para entregar resultados de acordo com o projetado (objetivos e metas da organização). Para planejar o sistema de gestão de uma empresa podemos utilizar ferramentas como:
 &#8211;&gt;Análise SWOT (FOFA) – faça um levantamento dos pontos fortes (forças – strenghts) e pontos fracos (fraquezas – weaknesses), das oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da empresa. Após o levantamento, estabeleça um plano com ações, objetivos e metas para maximizar as forças, minimizar as fraquezas e também para aproveitar as oportunidades e enfrentar as ameaças;
 &#8211;&gt;5W2H – para cada ação do plano estabelecido na análise SWOT, desenvolva o 5W2H. Um bom planejamento deve, obrigatoriamente, responder no mínimo a essas 7 perguntas (5W + 2H): What (O que será feito?); Who (Quem vai fazer?); When (Quando será feito e qual o prazo final – dead line?); Why (Por que será feito?); Where (Onde?); How (Como será feito?) e How Much (Quanto vai custar?);
É importante que as ações traçadas neste primeiro passo estejam sempre de acordo com a missão, visão, valores e política definidos pelas empresa. Vale ressaltar que a elaboração do organograma, da matriz de responsabilidades, dos descritivos de cargos e funções é também um ponto importante nesta etapa de planejamento do sistema.
• Passo 2: D (Do &#8211; Executar) – Implementar o plano, executar o processo, fazer o produto. Nesta etapa, podemos usar as seguintes ferramentas:
 &#8211;&gt;Procedimentos Operacionais Padrões (POP) – para executar o que planejamos é preciso, acima de tudo, padronizar o que queremos que seja executado. Para isso, podemos e devemos elaborar os famosos POPs, que são descrições detalhadas de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade. Com a elaboração destes procedimentos, garantimos que o processo será executado sempre da mesma maneira, independente do operador;
 &#8211;&gt;Fluxogramas – uma imagem vale mais do que mil palavras. Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo. Fazer um fluxograma é uma forma de transformar em desenho, em imagem, o que está escrito no Procedimento Operacional Padrão (POP). Os fluxogramas são bem quistos pelos operadores dos processos devido à sua simplicidade e facilidade de entendimento.
 &#8211;&gt;Treinamentos – para garantirmos a execução conforme planejado é preciso treinar, incessante e continuamente, todas as pessoas envolvidas. É preciso garantir que todos entendem os POPs, os fluxogramas e demais documentos pertinentes.
 &#8211;&gt;Programa 5S – cuide da base. Crie uma cultura organizacional para evitar desperdícios, facilitar o aprendizado e praticar os conceitos e ferramentas da qualidade implementando 5 (cinco) sensos básicos (“5S”): Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Higiene e Senso da Autodisciplina.
• Passo 3: C (Check &#8211; Verificar) – verificar é estudar os dados, medidos e coletados no passo 2 “executar” e compará-los em relação aos resultados esperados com os objetivos e metas estabelecidos no passo 1 “planejar” na intenção de determinar quaisquer diferenças entre o real e o esperado. Para verificar o sistema da organização podemos utilizar as ferramentas abaixo:
 &#8211;&gt;Folhas de verificação (Check Lists) – são tabelas, planilhas simples, formulários planejados para facilitar a coleta de dados, garantindo que os dados sejam coletados e registrados de forma fácil e concisa. O ideal é a própria empresa desenvolver seus próprios “check lists”, de acordo com o que se deseja medir (objetivos e metas). É importante identificar claramente o objetivo da coleta de dados, quais são os dados a serem coletados e porquê;
 &#8211;&gt;Carta controle – são gráficos usados para mostrar o desempenho de um sistema e monitorar o sistema quanto a quaisquer modificações, variações em seu desempenho. Amplamente utilizada para indicar causas especiais de variações nos processos &#8211; variações esporádicas e localizadas que têm de ser investigadas;
 &#8211;&gt;Histograma – mostra a distribuição dos dados coletados na folha de verificação através de um gráfico de barras. É uma maneira gráfica de organizar e descrever conjuntos de dados e tornar fácil a compreensão dos dados para enxergar neles tendências, médias e variações normais ou especiais no processo;
 &#8211;&gt;Gráfico de Dispersão &#8211; é um gráfico onde pontos no espaço cartesiano XY são usados para representar simultaneamente os valores de duas variáveis quantitativas, medidas em cada elemento do conjunto de dados com o objetivo de mostrar o que acontece com uma variável (x) quando a outra (y) muda, para testar possíveis relações de causas e efeitos entre as duas variáveis.
• Passo 4: A (Act &#8211; Agir) &#8211; tomar ações corretivas, preventivas e de melhoria sobre as diferenças entre os resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas causas. Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo ou produto. Nesta etapa, utilize ferramentas como:
 &#8211;&gt;5 Why (Cinco Porquês) – técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema que parte da premissa que após perguntar cinco vezes o porque um problema está acontecendo, sempre relacionado a causa anterior, será determinada a causa raiz do problema ao invés da fonte de problemas. Consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender o que aconteceu. Nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas.
 &#8211;&gt;Ishikawa (Espinha de Peixe) – é um método utilizado para indicar, em um diagrama em forma de espinha de peixe, todas as causas possíveis para um problema específico (efeito). São elaborados para ilustrar claramente as diversas causas ou fatores que afetam um problema, separando-as em grupos por tipo de causa. Para cada efeito, provavelmente haverá diversas categorias principais de causas, por exemplo, as causas principais da variação do processo são normalmente divididas nos 8M’s: Material, Máquina, Mão de obra, Método, Meio Ambiente, Management (gerenciamento), Matéria Prima e Medição.
 &#8211;&gt;Brainstorming (Tempestade de ideias) – é uma dinâmica em grupo que é usada como uma técnica para resolver problemas específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensamento criativo. A técnica propõe que um grupo de pessoas se reúna e utilize seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum, a fim de gerar ideias inovadoras que levem um determinado projeto ou ação adiante. Nenhuma ideia deve ser descartada ou julgada como errada ou absurda, todas devem estar na compilação ou anotação de ideias ocorridas no processo, para depois evoluir até a solução final.
 &#8211;&gt;Diagrama de Pareto &#8211; a análise de Pareto classifica os problemas em ordem de gravidade e pode ser visualmente demonstrada na forma de um gráfico de barras, que é denominado diagrama ou gráfico de Pareto. Este gráfico nos auxilia a: escolher um ponto de partida para a solução do problema; voltar a nossa atenção e esforços aos problemas verdadeiramente importantes; monitorar o sucesso.
Outras ferramentas, já existentes ou criadas por nós mesmos, são sempre bem vindas para garantir a continuidade do ciclo PDCA. O que leva a organização à excelência e ao sucesso é o modo como ela arranja seu sistema produtivo. A comunicação e a liderança eficazes são quesitos imprescindíveis para o sucesso de todos os passos citados acima. Um bom líder é aquele que sabe explicar as coisas às pessoas para fazê-las bem e prontamente.

Dicas para aplicar e combinar o ciclo PDCA com outras ferramentas de gestão

Conhecer o ciclo PDCA e saber o que significa cada um de seus passos, não é novidade para a maioria de nós, gestores. A grande questão é: como fazer funcionar?! Como planejar? Como executar? Como verificar? Como agir? Então, veja neste artigo algumas dicas de como colocar o PDCA para funcionar, utilizando-o em conjunto com outras ferramentas de gestão

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O código QR - sigla em inglês que significa Quick Response, ou seja, Resposta Rápida - é um código de barras em 2D (duas dimensões) que possui a capacidade de ser interpretado rapidamente pelas pessoas e que permite o armazenamento de uma quantidade significativa de informações interativas, dispostas em caracteres numéricos, alfanuméricos binários e, até mesmo, caracteres do alfabeto japonês (Kanji/Kana).
Trata-se de uma evolução do antigo código de barras. O QR é um código mais avançado e com mais funções.O código de barras comum é uma série de faixas escuras e claras, alinhadas em apenas uma dimensão (horizontal) e acompanhadas de uma numeração, que após a leitura por scanner, emite informações estáticas no formato de letras ou números.
Criado em 1994 pela empresa japonesa Denso-Wave e empregado, inicialmente, para catalogar peças na produção de veículos, o QR code popularizou-se à partir de 2003 devido à disseminação da internet e ao desenvolvimento de aplicativos móveis que permitem aos usuários, pessoas comuns, de qualquer lugar do mundo, realizarem a decodificação do código usando apenas a câmera do dispositivo móvel (celulares, tablets, etc). 
Esse código, na maioria das vezes é utilizado para armazenar URLs e após a decodificação, redireciona o usuário para o conteúdo dinâmico publicado em sites, hotsites, redes sociais, vídeos, etc.
Atualmente o QR code é amplamente utilizado pelas empresas como uma moderna e atrativa estratégia de marketing, para atrair e aguçar a curiosidade do público, principalmente os jovens, em relação aos produtos ou serviços oferecidos.
A ideia do código QR é levar o potencial cliente para um site, ou então oferecer textos com informações atrativas, campanhas publicitárias, curiosidades, promoções ou qualquer outro tipo de conteúdo exclusivo.
Muito mais do que uma ferramenta de marketing, é possível utilizar a tecnologia do QR code também como uma poderosa ferramenta de gestão para garantir a correta implementação, por exemplo, dos processos de rastreabilidade e garantia de origem dos produtos fabricados pelas empresas.
Estes são exemplos de dois processos altamente valorizados pelos consumidores modernos, que procuram, cada vez mais, adquirir produtos que ofereçam um sistema de rastreamento transparente e que priorizam uma relação de todos os elos da cadeia, desde produtores, manipuladores, distribuidores até garantir a entrega, para os consumidores finais, de produtos com comprovação de origem em conformidade com rigorosos padrões de qualidade e de acordo com critérios de responsabilidade socioambiental.
Para informar sobre a garantia de origem e sobre sistema de rastreabilidade do produto, basta utilizar o código QR e cadastrar na URL, para qual o cliente será redirecionado, dados como: datas de fabricação e validade; identificação do número de série ou lote de produção; materiais utilizados e respectivos fornecedores; quantidade fabricada e quantidade liberada para distribuição; critérios e resultados de inspeções e testes; condições recomendáveis de armazenamento e transporte, responsáveis pela liberação final do produto, número de registro no órgão regulador (se aplicável), dentre outros.
Assim, ao realizar a decodificação do QR code através do dispositivo móvel, o consumidor terá acesso a todas essas informações e poderá ser integrado virtualmente no processo produtivo do produto, acessar informações, alertas e sentir-se parte importante no elo da cadeia. Tudo isso, com apenas um clique e no conforto da tela do celular.
O consumidor, antigo espectador, é, agora, um disseminador, um compartilhador assíduo e instantâneo das informações sobre rastreabilidade e garantia de origem dos produtos. Uma experiência virtual alinhada com as ferramentas de gestão que certamente auxiliam as estratégias de vendas, marketing, qualidade e inclusive pós vendas das organizações.
Com essa visão, a ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária – tornou compulsório, desde 2014, o uso do QR code nas embalagens de medicamentos. Cada embalagem, de cada medicamento, deve ter um código QR único para permitir que o usuário tenha acesso às informações de produção garantindo a originalidade do produto, evitando falsificações e permitindo a rastreabilidade da fábrica ao consumidor.
As informações disponibilizadas no código QR são interativas e dinâmicas. Assim, caso ocorra qualquer problema com o medicamento fabricado, não há necessidade de mobilizar milhares de pessoas em um procedimento de recall. Basta a empresa levantar os QR codes dos medicamentos que fazem parte do lote defeituoso, entrar no sistema de cadastramento das informações desses códigos e incluir mensagens de alertas que são disparadas no momento em que o caixa, ou qualquer consumidor, faz a leitura do código.
Recentemente, soubemos dos roubos de cargas de eletrônicos, como celulares da Samsung, Motorola, que estavam em caminhões que transitavam pela Rodovia dos Bandeirantes. Provavelmente essa carga jamais será encontrada. Porém, se cada aparelho tivesse o QR code e se a empresa distribuidora tivesse controle desses códigos que estavam na carga roubada, bastaria entrar no sistema de cadastramento dos códigos referentes à carga roubada e inserir informações como: “Atenção. Produto roubado. Não compre. Informe a polícia.” O alerta apareceria imediatamente ao cliente que fizesse a leitura do código QR e as empresas teriam chances de recuperar a carga roubada, através das denúncias ou mediante rastreamento do local (GPS) onde a leitura foi realizada.
Além de toda facilidade e benefícios apresentados por essa poderosa ferramenta, o QR code é uma tecnologia aberta, ou seja, o uso de códigos QR é livre de qualquer licença, sendo definido e publicado como um padrão ISO. Os direitos de patente pertencem à empresa Denso Wave, que decidiu não usá-los.
Assim, qualquer pessoa, qualquer empresa pode criar livre e gratuitamente seus códigos, acessando alguns links de geração dos QR code.
Certamente será necessário educar e treinar tanto os consumidores como as empresas para que entendam, apliquem e desfrutem dessa importante inovação tecnológica disponibilizada pelos códigos QR.
Mais um importante desafio para nós, gestores modernos e cibernéticos!

Saiba como o QR Code pode funcionar como uma nova ferramenta de gestão para as empresas

Na verdade ambos os termos existem, são corretos e estão devidamente registrados no dicionário da língua portuguesa. Porém, não são sinônimos e é preciso ter cuidado, pois cada termo deve ser utilizado em situações distintas.
Segundo os dicionários, o termo “normalização” é o mais antigo e significa submeter à norma ou normas, padronizar. Já o termo “normatização”, criado recentemente por senso comum, refere-se ao ato de estabelecer normas.
Assim, quando queremos nos referir ao fato de uma empresa estar implantando requisitos estabelecidos por uma norma, a qual é reconhecida e consagrada por um órgão externo à empresa, devemos dizer que tal empresa está passando por um processo de normalização.
Podemos citar, como exemplos de normalização, as implantações de normas criadas pelos órgãos ISO, IEC, ABNT, IDEC e pelos Ministérios, como ISO 9001, ISO 14001, RDC ANVISA, NR, entre outras.
Por outro lado, quando nós mesmos criamos, estabelecemos regras próprias para educar os colaboradores, limitar e evitar abusos de conduta e melhorar o convívio entre todos, devemos então dizer que a empresa está sendo normatizada.
Um ótimo e atual exemplo de normatização é a limitação do uso de celulares e redes sociais em alguns locais de trabalho.
Basta agora, utilizarmos e empregarmos ambos os termos corretamente.

Normalização ou normatização? Os gestores precisam saber usar esses termos corretamente

Sentir culpa ao descansar, tentar fazer tudo ao mesmo tempo e confundir agenda cheia com bom trabalho podem ser sinais de produtividade tóxica, explica especialista em PNL&nbsp;Os afastamentos do trabalho por burnout cresceram 823% no Brasil entre 2021 e 2025, saindo de 823 para mais de 7,5 mil casos registrados pela Previdência Social, segundo dados do Ministério da Previdência. No mesmo período, uma pesquisa do Instituto Locomotiva mostrou que 60% dos brasileiros não têm nenhum momento de ócio durante a semana. Juntos, os números escancaram um comportamento que vem se espalhando silenciosamente pelas rotinas de trabalho e de casa: a produtividade tóxica.O termo descreve a sensação de que descansar é perda de tempo, a tentativa de resolver várias tarefas ao mesmo tempo e a ideia de que uma agenda cheia significa, necessariamente, um dia bem aproveitado. Para Cristiano Moreira, especialista em programação neurolinguística (PNL) da Dynamis treinamento, esse padrão costuma nascer de uma crença enraizada, que muitas vezes a própria pessoa não percebe que carrega.&nbsp;"A produtividade tóxica nasce da crença de que o valor de uma pessoa está diretamente ligado ao quanto ela produz. Quando isso se instala, o descanso deixa de ser reposição de energia e passa a ser interpretado pelo cérebro como uma ameaça".A seguir, cinco sinais de que a busca por produtividade pode ter passado do limite, segundo o especialista.1. Sentir culpa ao descansarMesmo em momentos de folga, a mente continua ocupada com pendências, e-mails ou tarefas não concluídas. Para Moreira, esse é um dos sinais mais claros: a pessoa descansa fisicamente, mas segue conectada ao trabalho na cabeça, o que impede a recuperação real.2. Confundir agenda cheia com bom trabalhoEstar ocupado o dia inteiro nem sempre significa estar sendo eficiente. O especialista considera essa confusão uma das mais comuns entre quem se cobra em excesso. "O importante não é quantas horas foram dedicadas a uma tarefa, mas o resultado que ela gerou. Agenda cheia pode, inclusive, ser sinal de má organização".3. Tentar fazer várias coisas ao mesmo tempoA multitarefa dá a sensação de produtividade, mas produz o efeito contrário. Segundo Moreira, o cérebro não realiza múltiplas tarefas complexas ao mesmo tempo, ele alterna rapidamente entre elas, e cada troca tem um custo de atenção, o que resulta em mais cansaço e menos qualidade na entrega.4. Dificuldade para desligar do trabalho fora do expedienteChecar mensagens e e-mails de forma compulsiva, mesmo fora do horário, impede que o cérebro entre em estado de descanso. "Sem esse desligamento, o sistema nervoso permanece em alerta, e isso cobra um preço alto ao longo do tempo, como ansiedade e queda de concentração", afirma o especialista.5. Queda de desempenho mesmo trabalhando maisQuando o esforço aumenta e o resultado piora, geralmente o problema não é falta de disciplina, é esgotamento. "O grande paradoxo da produtividade tóxica é que, quanto mais a pessoa se força além do próprio limite, menos ela realmente entrega. Isso não é preguiça, é o corpo e a mente pedindo uma pausa", diz Moreira.Reconhecer esses sinais, segundo o especialista, é o primeiro passo para mudar a relação com o trabalho sem abrir mão de metas e resultados. "Não se trata de produzir menos, mas de produzir de um jeito que não custe a própria saúde. Descanso não é o oposto de produtividade, é parte dela. O primeiro sinal de mudança é permitir-se descansar sem sentir que isso precisa ser justificado".

5 sinais de que você está sendo produtivo demais (e como reverter isso)

Quando termino uma palestra e desço do palco, quase sempre acontece a mesma coisa.



Algumas pessoas vêm conversar comigo imediatamente. Querem aprofundar um assunto, compartilhar um problema que estão vivendo na empresa, pedir uma opinião ou contar que determinada história fez com que pensassem de outra maneira sobre alguma situação.



Eu gosto muito desse momento porque é quando começo a perceber o que realmente ficou de ensinamento.



Depois de tantos anos subindo em palcos, entendi que uma palestra não pode ser medida apenas pela reação da plateia enquanto você está falando. É claro que é muito bom provocar risadas, emoção, reflexão e receber aplausos, mas o que mais me interessa acontece depois. O que aquela pessoa vai fazer diferente quando voltar para a empresa? É com isso em mente que preparo cada encontro.



Tenho muitas histórias para contar. Implementei a chegada da Zara ao Brasil, participei da criação da Azul, construí e liderei equipes, tomei decisões certas e erradas, enfrentei crises e precisei reconstruir minha própria vida depois de um acidente que mudou completamente a minha trajetória, mas não subo ao palco simplesmente para falar do passado



Uso aquilo que vivi para discutir questões que continuam presentes dentro das empresas: como liderar pessoas, construir cultura, formar equipes, atravessar mudanças, tomar decisões difíceis, entender o cliente e preparar um negócio para aquilo que ainda está por vir. E cada plateia traz uma realidade diferente. Por isso, antes de uma palestra, gosto de entender quem estará me ouvindo, qual é o momento daquela empresa e quais desafios estão presentes naquele ambiente.



A experiência que compartilho é minha, mas a conversa precisa fazer sentido para quem está sentado na plateia. Às vezes, alguém me procura ainda no evento, outras vezes, recebo uma mensagem dias ou semanas depois contando que uma reflexão virou uma conversa com a equipe, uma mudança de comportamento ou até uma decisão importante no negócio. É nesse momento que sei que aquela hora no palco cumpriu seu papel.



Hoje, é isso que busco entregar em cada palestra: mais do que uma boa história ou um momento de inspiração, quero provocar reflexões que continuem acompanhando as pessoas depois que elas saem do auditório.



Se você está organizando um evento ou acredita que a sua empresa e suas lideranças podem se beneficiar dessa troca, entre em contato comigo. Será um prazer entender o momento de vocês e levar essa conversa para o palco.

Dicas para aplicar e combinar o ciclo PDCA com outras ferramentas de gestão

Paula Beghelli

O que faz você ser a primeira escolha na mente das pessoas | Café com ADM #514

O que faz você ser a primeira escolha na mente das pessoas | Café com ADM #514

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Paula Beghelli

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