Como descobrir os gargalos da sua operação de vendas

Os gargalos de produção estão entre os principais motivos pelos quais os projetos são adiados, os orçamentos surgem do custo adicional dos atrasos e o processo inteiro se torna um desastre.

Ao invés de combater os sintomas, tudo o que será necessário de um gerente é uma simples análise de gargalo e um conjunto de medidas para prevenir futuros incidentes.

A seguir, você aprenderá como identificar, analisar e tomar o controle dos gargalos de produção que estão estagnado a sua empresa, colocando você no controle dos prazos.

O que é um gargalo?

Resumindo, um gargalo é algo que limita a capacidade de um sistema. Assim como o gargalo menor de uma garrafa de vinho impede que alguém derrame todo o conteúdo da garrafa em alguns segundos, caso seja derrubado por acidente. Isso causa uma interrupção no fluxo de trabalho e atrasos no processo de produção.

Desta forma, mesmo que esse estágio de produção opere em sua melhor performance, ele ainda não poderá processar todos os itens de trabalho com rapidez suficiente para enviá-los para os próximos estágios sem causar atrasos.

Assim como o gargalo de uma garrafa de vinho impede o fluxo livre do líquido quando você o derrama, um gargalo da empresa impede o fluxo livre dos seus processos de trabalho. Isso é bom com o vinho, porque você deseja que o vinho encha lentamente o copo, em vez de espirrar por todo o chão.

No entanto, o gargalo de uma empresa pode interromper o trabalho, causando atrasos no atendimento de pedidos, inatividade da força de trabalho, perda potencial de clientes e, finalmente, danos aos resultados financeiros da sua empresa.

Enquanto o processo de encontrar e eliminar gargalos da empresa estiver em andamento, saber quais gargalos provavelmente ocorrerão aumentará sua capacidade de manter o fluxo de trabalho da sua empresa fluindo sem problemas.

O gargalo que impede um bom fluxo de trabalho pode vir em diversas formas, como uma pessoa, um computador, uma etapa de trabalho ou um departamento inteiro, que esteja impedindo a execução eficiente e produtiva do serviço prestado.

Infelizmente, o gargalo geralmente é reconhecido apenas após desencadear um bloqueio no fluxo de trabalho. Isso, agregado a uma má experiência do cliente, pode em pouco tempo destruir uma empresa.

Existem dois principais tipos de gargalos:

Gargalos a curto prazo: Suas causas são problemas temporários. Por exemplo, um membro importante da equipe fica doente ou sai de férias. Nenhum dos outros funcionários é qualificado o bastante para executar seus projetos, causando assim um acúmulo de trabalho até o retorno deste membro.

Gargalos a longo prazo: Estes são os bloqueios que ocorrem regularmente. Por exemplo, o processo de relatório de fim de mês de uma empresa é adiado todos os meses, pois uma pessoa específica precisa concluir uma série de longas tarefas primeiro.

Como identificar gargalos na produção

Identificar gargalos em uma fábrica geralmente é bastante fácil, pois fica claro quando a linha de montagem fica abarrotada de produtos acumulados. Entretanto, nos processos de negócios, a missão de detectar um gargalo pode ser um pouco mais complicada.

Os sinais de que você pode possuir um gargalo incluem:

Tempos de espera longos: Por exemplo, você está aguardando um produto, informações ou um relatório que costuma demorar, ou então, a chegada dos materiais atrasa as etapas de um negócio ou processo de fabricação.

Trabalho em atraso: A desproporção de serviços acaba sobrecarregando uma etapa enquanto outra etapa seguinte quase não possui serviço.

Altos níveis de estresse: Ser incapaz de continuar com sua parte do processo, ou saber que você pode estar segurando outras pessoas, pode ser frustrante e causar ansiedade. A inteligência emocional é o mínimo exigido em qualquer negócio de sucesso. Se deseja saber mais, clique aqui.

Saber que você tem um gargalo, no entanto, não significa necessariamente que você saberá onde está. Você pode não estar ciente do que acontece em cada estágio do processo ou você mesmo pode ser o gargalo!

Portanto, comece procurando rotinas e situações que regularmente causam estresse a você ou a um colega de trabalho. Isso pode indicar um gargalo.

Existem duas ferramentas particularmente úteis para identificar gargalos:

Fluxogramas

Os fluxogramas apresentam cada etapa de um processo em um diagrama fácil de acompanhar. O mapeamento de um determinado processo facilita muito a localização de onde as coisas estão ficando complicadas e um gargalo está se formando.

Para o exemplo de design gráfico que mencionamos acima, as etapas que você incluiria em um fluxograma podem ser:

Etapa 1 – A equipe de design recebe um breve resumo do anúncio do departamento de marketing.

Etapa 2 – A equipe desenvolve material publicitário.

Etapa 3 – Ela passa o material para a equipe de desenvolvimento.

Etapa 4 – A equipe de desenvolvimento faz a codificação para preparar o anúncio para publicação online.

Etapa 5 – Ela entrega a versão final do anúncio à equipe de marketing.

Etapa 6 – A equipe de marketing publica o anúncio.

Nesse cenário simplificado, o atraso ocorreu na etapa 4, porque a equipe de desenvolvimento não tinha capacidade para concluir suas tarefas.

Os cinco porquês

O exercício dos 5 porquês é uma ferramenta de solução de problemas mais aprofundada. Você começa descrevendo o problema que deseja resolver. Então, trabalhando de forma inversa, você se pergunta o porquê desse problema estar ocorrendo. Pergunte “Por quê?” em cada estágio continuamente, até chegar ao motivo raiz.

Vamos considerar nosso exemplo de design novamente:

Problema: a campanha de marketing foi atrasada.

Por quê? A equipe de desenvolvimento não concluiu a codificação no prazo.

Por quê? Os desenvolvedores já tinham uma carga de trabalho completa.

Por quê? Houve um aumento no número de projetos com os quais eles tiveram que lidar.

Por quê? É uma ocorrência comum nesta época do ano.

Por quê? Não há planejamento ou priorização para variações sazonais.

A resposta final identifica o motivo principal e fornece um ponto de partida para resolver o problema: nesse caso, é necessário um melhor planejamento sazonal.

Como se livrar dos gargalos de produção

Existem duas opções simples para se livrar de gargalos:

1. Aumentar a eficiência do estágio do gargalo

Aumentar a eficiência na situação específica dependerá da natureza do processo e dos recursos disponíveis, mas veja algumas ideias:

Primeiramente, verifique se o que você alimenta no gargalo está livre de problemas. Isso evita perder tempo com o material descartável ou com a repetição da etapa.

Atribua os membros mais habilidosos de sua equipe ao gargalo. Eles provavelmente serão os mais produtivos também.

Outra possibilidade é encontrar maneiras de adicionar capacidade ao gargalo. Como diz o ditado, muitas mãos facilitam o trabalho! Contratar desenvolvedores extras para a temporada pode ser a melhor opção em nosso cenário, se os orçamentos permitirem.

Por fim, automatize a etapa, sempre que possível, para aumentar a velocidade do trabalho.

2. Diminua a entrada na etapa do gargalo

Diminuir a entrada é uma resposta apropriada se uma parte do processo tem o potencial de produzir mais resultados do que você precisa.

No nosso exemplo, os designers podem estar criando mais anúncios do que realmente precisam, mas eles os transmitem para a equipe de desenvolvimento, apenas por precaução. Claramente, isso colocaria pressão desnecessária nos desenvolvedores.

Uma maneira alternativa de diminuir a entrada pode ser realocar tarefas para onde houver mais capacidade.

Por exemplo, os designers ou a equipe de marketing poderiam treinar para concluir parte do trabalho que os desenvolvedores costumam fazer. Isso diminuiria a entrada no fluxo de trabalho dos desenvolvedores e evitaria o gargalo nesse estágio.

3. Simplifique cada seção

Segundo pesquisa da Harvard Business Review, as empresas que definem um processo formal de vendas geram um crescimento de receita 18% maior do que as empresas que não o fazem.

Verdade seja dita, isso ocorre porque as vendas não devem ser encaradas apenas como uma seção, mas como uma série de etapas menores e mais complexas (itens de ação, na verdade) que compreendem o todo.

No detalhamento abaixo, você verá uma versão simplificada da aparência de um processo de vendas genuíno:

Exemplo A

15 chamadas de prospecção agendadas

10 chamadas de prospecção concluídas

6 propostas agendadas

4 propostas concluídas

1 novo cliente integrado

Trabalhando a partir do exemplo A, você descobrirá que, a cada 15 chamadas de prospecção que possui, estará a bordo de um novo cliente. Portanto, se você tiver 30 chamadas de prospecção, é seguro assumir que você gerará duas novas vendas. Abaixo, você encontrará outro exemplo para experimentar:

Exemplo B

15 chamadas de prospecção agendadas

10 chamadas de prospecção concluídas

2 propostas agendadas

1 proposta concluída

0 novos clientes integrados

Aqui, você encontrará que, em vez das 10 chamadas de prospecção que levam a seis propostas, o Exemplo B mostra que apenas duas propostas agendadas foram o resultado de 10 chamadas de descoberta concluídas.

Isso significa que seu gargalo no exemplo B está levando as pessoas de chamadas de prospecção a uma proposta agendada. Neste exemplo, finalmente, seus clientes em potencial não estão interessados o suficiente para saber mais sobre seus serviços se eles nunca solicitarem uma proposta formal.

Por sorte, a chamada da proposta é onde a “mágica” das vendas acontece, por assim dizer. Por quê? Bem, em suma, é onde o fechamento acontece.

Pense em todos os empreendedores que não possuem essa habilidade única, que lutam com vendas porque não conseguem identificar o que os mantém estagnados. Felizmente, depois que você conseguir localizar os gargalos mais significativos, o resto será a solução desses problemas o mais rápido possível.

Dica Extra:

Quando você conduz sua investigação sobre o motivo de um gargalo, pode ser uma surpresa desagradável descobrir que você é a causa! Mas, se for o caso, saiba que é muito mais fácil você mudar do que tentar mudar outra pessoa ou até mesmo o processo de uma empresa.

Para evitar essa probabilidade, observe como você trabalha e evite a microgestão, delegando