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Os gargalos de produção estão entre os principais motivos pelos quais os projetos são adiados, os orçamentos surgem do custo adicional dos atrasos e o processo inteiro se torna um desastre.
Ao invés de combater os sintomas, tudo o que será necessário de um gerente é uma simples análise de gargalo e um conjunto de medidas para prevenir futuros incidentes.
A seguir, você aprenderá como identificar, analisar e tomar o controle dos gargalos de produção que estão estagnado a sua empresa, colocando você no controle dos prazos.
O que é um gargalo?
Resumindo, um gargalo é algo que limita a capacidade de um sistema. Assim como o gargalo menor de uma garrafa de vinho impede que alguém derrame todo o conteúdo da garrafa em alguns segundos, caso seja derrubado por acidente. Isso causa uma interrupção no fluxo de trabalho e atrasos no processo de produção.
Desta forma, mesmo que esse estágio de produção opere em sua melhor performance, ele ainda não poderá processar todos os itens de trabalho com rapidez suficiente para enviá-los para os próximos estágios sem causar atrasos.
Assim como o gargalo de uma garrafa de vinho impede o fluxo livre do líquido quando você o derrama, um gargalo da empresa impede o fluxo livre dos seus processos de trabalho. Isso é bom com o vinho, porque você deseja que o vinho encha lentamente o copo, em vez de espirrar por todo o chão. 
No entanto, o gargalo de uma empresa pode interromper o trabalho, causando atrasos no atendimento de pedidos, inatividade da força de trabalho, perda potencial de clientes e, finalmente, danos aos resultados financeiros da sua empresa.
Enquanto o processo de encontrar e eliminar gargalos da empresa estiver em andamento, saber quais gargalos provavelmente ocorrerão aumentará sua capacidade de manter o fluxo de trabalho da sua empresa fluindo sem problemas.
O gargalo que impede um bom fluxo de trabalho pode vir em diversas formas, como uma pessoa, um computador, uma etapa de trabalho ou um departamento inteiro, que esteja impedindo a execução eficiente e produtiva do serviço prestado.
Infelizmente, o gargalo geralmente é reconhecido apenas após desencadear um bloqueio no fluxo de trabalho. Isso, agregado a uma má experiência do cliente, pode em pouco tempo destruir uma empresa.
Existem dois principais tipos de gargalos:
Gargalos a curto prazo: Suas causas são problemas temporários. Por exemplo, um membro importante da equipe fica doente ou sai de férias. Nenhum dos outros funcionários é qualificado o bastante para executar seus projetos, causando assim um acúmulo de trabalho até o retorno deste membro.
Gargalos a longo prazo: Estes são os bloqueios que ocorrem regularmente. Por exemplo, o processo de relatório de fim de mês de uma empresa é adiado todos os meses, pois uma pessoa específica precisa concluir uma série de longas tarefas primeiro.
Como identificar gargalos na produção
Identificar gargalos em uma fábrica geralmente é bastante fácil, pois fica claro quando a linha de montagem fica abarrotada de produtos acumulados. Entretanto, nos processos de negócios, a missão de detectar um gargalo pode ser um pouco mais complicada.
Os sinais de que você pode possuir um gargalo incluem:
Tempos de espera longos: Por exemplo, você está aguardando um produto, informações ou um relatório que costuma demorar, ou então, a chegada dos materiais atrasa as etapas de um negócio ou processo de fabricação.
Trabalho em atraso: A desproporção de serviços acaba sobrecarregando uma etapa enquanto outra etapa seguinte quase não possui serviço.
Altos níveis de estresse: Ser incapaz de continuar com sua parte do processo, ou saber que você pode estar segurando outras pessoas, pode ser frustrante e causar ansiedade. A inteligência emocional é o mínimo exigido em qualquer negócio de sucesso. Se deseja saber mais, clique aqui.
Saber que você tem um gargalo, no entanto, não significa necessariamente que você saberá onde está. Você pode não estar ciente do que acontece em cada estágio do processo ou você mesmo pode ser o gargalo!
Portanto, comece procurando rotinas e situações que regularmente causam estresse a você ou a um colega de trabalho. Isso pode indicar um gargalo.
Existem duas ferramentas particularmente úteis para identificar gargalos:
Fluxogramas
Os fluxogramas apresentam cada etapa de um processo em um diagrama fácil de acompanhar. O mapeamento de um determinado processo facilita muito a localização de onde as coisas estão ficando complicadas e um gargalo está se formando.
Para o exemplo de design gráfico que mencionamos acima, as etapas que você incluiria em um fluxograma podem ser:
Etapa 1 &#8211; A equipe de design recebe um breve resumo do anúncio do departamento de marketing.
Etapa 2 &#8211; A equipe desenvolve material publicitário.
Etapa 3 &#8211; Ela passa o material para a equipe de desenvolvimento.
Etapa 4 &#8211; A equipe de desenvolvimento faz a codificação para preparar o anúncio para publicação online.
Etapa 5 &#8211; Ela entrega a versão final do anúncio à equipe de marketing.
Etapa 6 &#8211; A equipe de marketing publica o anúncio.
Nesse cenário simplificado, o atraso ocorreu na etapa 4, porque a equipe de desenvolvimento não tinha capacidade para concluir suas tarefas.
Os cinco porquês
O exercício dos 5 porquês é uma ferramenta de solução de problemas mais aprofundada. Você começa descrevendo o problema que deseja resolver. Então, trabalhando de forma inversa, você se pergunta o porquê desse problema estar ocorrendo. Pergunte &#8220;Por quê?&#8221; em cada estágio continuamente, até chegar ao motivo raiz.
Vamos considerar nosso exemplo de design novamente:
Problema: a campanha de marketing foi atrasada.
Por quê? A equipe de desenvolvimento não concluiu a codificação no prazo.
Por quê? Os desenvolvedores já tinham uma carga de trabalho completa.
Por quê? Houve um aumento no número de projetos com os quais eles tiveram que lidar.
Por quê? É uma ocorrência comum nesta época do ano.
Por quê? Não há planejamento ou priorização para variações sazonais.

A resposta final identifica o motivo principal e fornece um ponto de partida para resolver o problema: nesse caso, é necessário um melhor planejamento sazonal.
Como se livrar dos gargalos de produção
Existem duas opções simples para se livrar de gargalos:
1. Aumentar a eficiência do estágio do gargalo
Aumentar a eficiência na situação específica dependerá da natureza do processo e dos recursos disponíveis, mas veja algumas ideias:
Primeiramente, verifique se o que você alimenta no gargalo está livre de problemas. Isso evita perder tempo com o material descartável ou com a repetição da etapa.
Atribua os membros mais habilidosos de sua equipe ao gargalo. Eles provavelmente serão os mais produtivos também.
Outra possibilidade é encontrar maneiras de adicionar capacidade ao gargalo. Como diz o ditado, muitas mãos facilitam o trabalho! Contratar desenvolvedores extras para a temporada pode ser a melhor opção em nosso cenário, se os orçamentos permitirem.
 Por fim, automatize a etapa, sempre que possível, para aumentar a velocidade do trabalho.
2. Diminua a entrada na etapa do gargalo
Diminuir a entrada é uma resposta apropriada se uma parte do processo tem o potencial de produzir mais resultados do que você precisa.
No nosso exemplo, os designers podem estar criando mais anúncios do que realmente precisam, mas eles os transmitem para a equipe de desenvolvimento, apenas por precaução. Claramente, isso colocaria pressão desnecessária nos desenvolvedores.
Uma maneira alternativa de diminuir a entrada pode ser realocar tarefas para onde houver mais capacidade.
Por exemplo, os designers ou a equipe de marketing poderiam treinar para concluir parte do trabalho que os desenvolvedores costumam fazer. Isso diminuiria a entrada no fluxo de trabalho dos desenvolvedores e evitaria o gargalo nesse estágio.
3. Simplifique cada seção
Segundo pesquisa da Harvard Business Review, as empresas que definem um processo formal de vendas geram um crescimento de receita 18% maior do que as empresas que não o fazem.
Verdade seja dita, isso ocorre porque as vendas não devem ser encaradas apenas como uma seção, mas como uma série de etapas menores e mais complexas (itens de ação, na verdade) que compreendem o todo.
No detalhamento abaixo, você verá uma versão simplificada da aparência de um processo de vendas genuíno:
Exemplo A
15 chamadas de prospecção agendadas
10 chamadas de prospecção concluídas
6 propostas agendadas
4 propostas concluídas
1 novo cliente integrado 
Trabalhando a partir do exemplo A, você descobrirá que, a cada 15 chamadas de prospecção que possui, estará a bordo de um novo cliente. Portanto, se você tiver 30 chamadas de prospecção, é seguro assumir que você gerará duas novas vendas. Abaixo, você encontrará outro exemplo para experimentar:
Exemplo B
15 chamadas de prospecção agendadas
 10 chamadas de prospecção concluídas
 2 propostas agendadas
 1 proposta concluída
 0 novos clientes integrados 
Aqui, você encontrará que, em vez das 10 chamadas de prospecção que levam a seis propostas, o Exemplo B mostra que apenas duas propostas agendadas foram o resultado de 10 chamadas de descoberta concluídas.
Isso significa que seu gargalo no exemplo B está levando as pessoas de chamadas de prospecção a uma proposta agendada. Neste exemplo, finalmente, seus clientes em potencial não estão interessados o suficiente para saber mais sobre seus serviços se eles nunca solicitarem uma proposta formal.
Por sorte, a chamada da proposta é onde a “mágica” das vendas acontece, por assim dizer. Por quê? Bem, em suma, é onde o fechamento acontece.
Pense em todos os empreendedores que não possuem essa habilidade única, que lutam com vendas porque não conseguem identificar o que os mantém estagnados. Felizmente, depois que você conseguir localizar os gargalos mais significativos, o resto será a solução desses problemas o mais rápido possível.
Dica Extra:
Quando você conduz sua investigação sobre o motivo de um gargalo, pode ser uma surpresa desagradável descobrir que você é a causa! Mas, se for o caso, saiba que é muito mais fácil você mudar do que tentar mudar outra pessoa ou até mesmo o processo de uma empresa.
Para evitar essa probabilidade, observe como você trabalha e evite a microgestão, delegando

Como descobrir os gargalos da sua operação de vendas

Qual a última vez em que sua equipe cumpriu o prazo de entrega de um produto? É claro, sem demora ou qualquer esforço de horas extras de determinados membros da equipe.

Como descobrir os gargalos da sua operação de vendas | Administradores

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Até pouco tempo, preparar um executivo para falar com a imprensa significava ajudá-lo a organizar suas mensagens, responder perguntas difíceis e transmitir segurança durante uma entrevista. Essas habilidades continuam fundamentais. Mas a Inteligência Artificial acrescentou uma nova dimensão à comunicação corporativa.Hoje, uma declaração pode ser gravada, transcrita automaticamente, transformada em reportagem, compartilhada nas redes sociais e resumida por ferramentas digitais. Uma frase dita durante uma entrevista pode continuar circulando muito depois daquele encontro, inclusive fora do contexto em que foi originalmente apresentada. Isso muda a responsabilidade de quem ocupa posições de liderança.O executivo já não precisa apenas saber falar bem. Precisa garantir, tanto quanto possível, que suas ideias sejam compreendidas corretamente quando circularem por diferentes canais.A comunicação de um líder deixou de terminar quando a entrevista acaba.Imagine que um jornalista pergunte ao presidente de uma empresa se a organização pretende investir em novas tecnologias. Ele responde: “Sim, estamos avaliando algumas possibilidades.”Durante a conversa, a declaração pode fazer sentido. Mas, se esse trecho aparecer isolado em uma transcrição, em um resumo ou em uma publicação nas redes sociais, pouco será compreendido sobre a intenção da empresa.Uma resposta mais completa poderia ser: “Estamos avaliando o uso de Inteligência Artificial para melhorar nossos processos de atendimento, com foco em produtividade e qualidade da experiência do cliente.” A diferença não está em utilizar palavras mais sofisticadas, está em oferecer contexto.Essa é uma habilidade que deveria fazer parte da preparação de qualquer liderança: construir mensagens capazes de preservar seu significado mesmo quando apresentadas separadamente da pergunta original.Não significa falar de maneira artificial ou repetir expressões previamente decoradas. Significa compreender que uma declaração pública pode assumir diferentes formatos e alcançar públicos que não participaram da conversa.Existe uma percepção equivocada de que um executivo demonstra conhecimento quando utiliza linguagem complexa.Na prática, a capacidade de explicar assuntos difíceis com clareza costuma revelar um domínio mais consistente do tema.Um diretor financeiro que consegue explicar os impactos de uma mudança tributária na rotina das empresas oferece uma contribuição mais relevante do que aquele que apenas reproduz conceitos técnicos.O mesmo vale para um especialista em tecnologia que traduz aplicações de Inteligência Artificial em consequências concretas para clientes, profissionais e organizações. Isso não significa eliminar a complexidade dos assuntos. Significa organizá-la.O desafio é comunicar ideias de maneira acessível, sem comprometer a precisão. Em um ambiente no qual informações são constantemente resumidas e redistribuídas, essa competência ganha ainda mais importância.Executivos são frequentemente convidados a comentar tendências, mudanças de comportamento e perspectivas econômicas, mas existe uma diferença significativa entre emitir uma opinião e oferecer uma análise fundamentada.Dizer que pequenas empresas enfrentam dificuldades financeiras é uma afirmação genérica. Apresentar os resultados de uma pesquisa sobre fluxo de caixa, explicar a metodologia utilizada e analisar o que os dados revelam oferece uma contribuição muito mais consistente.A informação deixa de depender exclusivamente da autoridade do cargo ocupado por quem fala, passa a ser sustentada por evidências. Esse cuidado também ajuda a fortalecer a reputação da empresa, porque demonstra compromisso com a qualidade da informação compartilhada.Em tempos de circulação acelerada de conteúdos, a credibilidade depende cada vez mais da capacidade de sustentar aquilo que se afirma.Outro desafio importante é o posicionamento. Muitos líderes desejam participar de entrevistas, eventos e debates, mas não definem claramente quais assuntos estão preparados para discutir.O resultado pode ser uma presença pública dispersa, sem conexão consistente com a experiência profissional ou com os objetivos da organização.Um executivo de tecnologia, por exemplo, pode dominar profundamente determinados aspectos da transformação digital, mas não necessariamente todos os temas relacionados à Inteligência Artificial.Um diretor de recursos humanos pode contribuir de maneira relevante para discussões sobre liderança, desenvolvimento profissional e cultura organizacional, desde que tenha conhecimento e experiências concretas para compartilhar.É essa combinação entre experiência, consistência e contribuição pública que sustenta o chamado Thought Leadership. Ser reconhecido como referência não significa comentar todos os assuntos do momento. Significa desenvolver uma presença relevante naqueles temas em que se tem algo verdadeiro e útil a acrescentar.A expansão das buscas por Inteligência Artificial trouxe novas perguntas para as empresas. Como uma organização é apresentada quando alguém pesquisa seu setor? Quais especialistas são associados a determinados assuntos? Que informações públicas ajudam a explicar a experiência e a atuação de uma marca?Essas questões fazem parte das discussões sobre GEO, sigla para Generative Engine Optimization, que reúne estratégias relacionadas à presença de informações nas experiências de busca com IA.Entretanto, é importante evitar uma interpretação simplista: não existe uma fórmula que garanta que determinada entrevista será citada por uma ferramenta de Inteligência Artificial.As plataformas utilizam diferentes mecanismos para selecionar e apresentar informações, e seus resultados podem variar.O que as empresas podem fazer é construir uma presença pública mais consistente, baseada em conteúdo relevante, informações verificáveis e participação qualificada em discussões de seus mercados.Nesse contexto, a comunicação de executivos assume um papel importante. Uma entrevista bem conduzida pode contribuir para uma reportagem relevante. Uma sequência de análises fundamentadas pode fortalecer o reconhecimento de um especialista. E a continuidade dessa presença ajuda a consolidar associações entre uma organização e os temas que domina.Não se trata de falar para algoritmos. Trata-se de comunicar conhecimento de forma que ele tenha valor para as pessoas, independentemente do canal pelo qual será encontrado.Depois de mais de duas décadas trabalhando com comunicação e relacionamento com a imprensa, observo que a preparação de porta-vozes precisa considerar esse novo ambiente.Os exercícios tradicionais continuam necessários: simulação de entrevistas, construção de mensagens-chave, preparação para perguntas difíceis e gerenciamento de situações sensíveis, mas podemos acrescentar uma prática especialmente útil: gravar uma resposta, gerar sua transcrição automática e avaliar se a mensagem continua compreensível sem a pergunta original.Também vale observar o que acontece quando uma declaração é reduzida a uma frase ou apresentada em formato de resumo. O sentido permanece? Os dados continuam corretos? A posição do executivo pode ser compreendida sem interpretações equivocadas?Esses exercícios não garantem que sistemas automatizados reproduzirão perfeitamente uma informação. Mas ajudam a identificar fragilidades de comunicação que muitas vezes passam despercebidas durante uma entrevista.A preparação de um porta-voz precisa considerar não apenas o momento em que ele fala, mas também a trajetória que suas palavras poderão percorrer.Existe uma razão pela qual a comunicação não deveria ser tratada apenas como responsabilidade dos departamentos de marketing ou relações públicas.As declarações de um executivo podem influenciar a percepção de colaboradores, clientes, investidores, parceiros e da sociedade.Uma mensagem mal formulada pode produzir dúvidas. Uma análise consistente pode ampliar a confiança. Uma postura transparente diante de questões difíceis pode fortalecer a credibilidade institucional.Por isso, comunicar não é simplesmente transmitir informações. É exercer liderança.Na era da IA, o diferencial de um executivo não será apenas sua capacidade de aparecer. Será sua capacidade de contribuir com ideias relevantes, ser compreendido e construir credibilidade ao longo do tempo.&nbsp;

Assessoria de imprensa e IA: por que falar bem já não é suficiente para os executivos

Os 11 conselheiros de elite que eu indicaria de olhos fechados

Toda vez que algo dá errado em uma organização, as pessoas se dividem em três grupos. Não por talento, não por senioridade — mas pela forma como respondem à pergunta mais importante do ambiente de trabalho: "de quem é esse problema?"O primeiro grupo diz: "foi minha escolha, e eu vou agir sobre isso." O segundo diz: "foi minha culpa, e eu vou me punir por isso." O terceiro diz: "não foi comigo, e eu vou provar isso."Esses três grupos representam três posturas que estudo há mais de 30 anos: responsabilidade, culpabilidade e desculpabilidade. E a diferença entre elas define se uma cultura amadurece ou apodrece.Responsabilidade é a capacidade de responder — literalmente. O responsável não se pergunta "quem errou?", mas "o que posso fazer a partir de agora?".Ele assume a autoria da própria conduta, inclusive dos erros, sem se transformar em réu de si mesmo. A responsabilidade olha para frente: ela é generativa, orientada a ação e a solução.Na prática organizacional, isso aparece quando um líder, diante de um resultado ruim, diz: "eu escolhi essa estratégia, eu vou corrigir o curso." Sem drama, sem defensividade. Só autoria e movimento. É exatamente aqui que o protagonismo nasce: quem se responsabiliza, escolhe. E quem escolhe, protagoniza.Culpabilidade é diferente. Ela não olha para frente — olha para trás, e com julgamento.A pessoa culpabilizada (ou que se autoculpabiliza) deixa de perguntar "o que faço agora?" e passa a perguntar "por que eu sou assim?", "como pude errar isso?". O erro deixa de ser evento e vira identidade.O resultado, nas organizações, é conhecido: silêncio organizacional. Pessoas que erraram uma vez param de falar, de sugerir, de assumir riscos. Aprendizado morre, inovação morre, voz morre. Aqui está o paradoxo que mais observo em minha pesquisa: culturas que punem o erro com culpa produzem menos responsabilidade, não mais. Quem teme o tribunal não assume a autoria — esconde-a.E há o terceiro caminho, o mais sedutor: a desculpabilidade. Aqui a pessoa não assume nem se pune — ela externaliza. O problema é sempre do mercado, do chefe, do colega, do sistema, do timing. A desculpa é sofisticada, muitas vezes convincente, e sempre tem um endereço que não é o seu.A desculpabilidade é a antítese do protagonismo, porque transfere a autoria. E quem transfere a autoria transfere também o poder de mudar. Quem não se reconhece como autor da própria história fica refém da história que os outros escrevem.Nas equipes, o custo é invisível mas brutal: problemas que ninguém discute, decisões que ninguém assume, e uma cultura em que "não fui eu" vira a frase mais falada das reuniões.Diante de qualquer situação difícil, há uma pergunta que revela em qual território você está: "Estou respondendo, me punindo ou me justificando?"Se está respondendo → responsabilidade → protagonismoSe está se punindo → culpabilidade → paralisiaSe está se justificando → desculpabilidade → fugaLíderes maduros fazem essa distinção não só sobre si, mas sobre suas equipes. E aqui está a competência central da liderança contemporânea: conduzir pessoas da culpa para a responsabilidade, e da desculpa para a autoria. Sem isso, nenhuma cultura de segurança psicológica sobrevive — porque ninguém fala em um ambiente onde errar significa ser réu.Cultura não pede heróis. Pede autores.O protagonismo não é sobre carregar o mundo nas costas. É sobre reconhecer que, entre o que acontece com você e o que você faz com isso, existe sempre uma escolha — e essa escolha é sua. Empresas com culturas maduras não são as que erram menos. São as que transformam erro em aprendizado, culpa em responsabilidade e desculpa em ação.E isso começa, sempre, por alguém que decide responder em vez de se esconder. E você: diante do seu último grande erro, respondeu, se puniu ou se justificou?Sobre o Autor: O Prof. Dr. Edson De Paula é Doutor em Psicologia Organizacional (PUC) e especialista em Psicologia da Saúde Ocupacional (USP). Atua há mais de 30 anos com cultura organizacional, segurança psicológica e engajamento. É autor do livro "Conectando Pessoas com as Organizações", que você encontra em edsondepaula.com.br/livros um guia prático para líderes que desejam reconectar desempenho, resultados e dignidade no ambiente corporativo. Para saber mais sobre seus treinamentos, workshops e palestras corporativas, acesse o site oficial: edsondepaula.com.br.

Como descobrir os gargalos da sua operação de vendas

Aaron Ross

Como transformar relacionamentos em oportunidades de negócios | Café com ADM #516

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