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As 10 armadilhas do orçamento

POSITION PAPER: AS 10 MAIORES ARMADILHAS DO ORÇAMENTO (HSM MANEGEMENT MAIO-JUNHO 2002) O processo de elaboração de orçamentos é um grande desafio para qualquer organização em qualquer parte do mundo. Sabemos, portanto, que o orçamento é de extrema importância, pois possibilita uma visão do futuro financeiro da empresa, bem como facilita o trabalho sinérgico, seja do gerente, funcionários, ou da empresa como um todo à alcançar os objetivos almejados. O artigo em questão nos mostra que o processo orçamentário possui algumas armadilhas básicas, ao qual o gestor financeiro da empresa deve estar atento para que possa utilizar do orçamento como um instrumento eficiente. Essas armadilhas foram listas por alguns executivos nos Estados Unidos, via entrevista. Além das armadilhas citadas, também expõem sugestões de como previni-las. Talvez o problerma número um listados pelos executivos, seja a condução do processo de trás para frente, isto é, confeccionam o orçamento sem antes ter bem definido o planejamento estratégico. Como consequência desta condução contrária, podemos citar a incompatibilidade do orçamento com o planejamento estratégico, não traduzindo a realidade da empresa. Segundo BROOKSON (2000), "O processo de criação de orçamentos corresponde a uma parte importante da estratégia global da empresa". O fato de se estimar custo no escuro, é preocupante pois se os custos não são os corretos, consequentemente o orçamento não será. A falta de informações é o grande vilão das empresas para o processo orçamentário, principalmente nas micro e pequenas empresas. Outro problema apontado é o de começar o processo orçamentário de cima para baixo, com isso quem define as metas são a alta administração e as impõem aos departamentos. Dificilmente os gerentes irão estar motivados e comprometidos com o orçamento. Portanto, o processo orçamentário deve ser uma via de mão dupla, onde os gerentes e a alta administração trabalham em equipe para estabelecer as metas. Atingir metas a qualquer custo é uma pedra no sapato das empresas, pois gerentes e executivos podem manipular os custos e despesas para receberem tal remuneração. As metas devem ser exigentes mas também ser realista. O controle excessivo dos custos podem fazer com que a empresa perca uma excelente oprtunidade de negócio altamente lucrativa. Cada vez mais percebemos as constantes mudanças que ocorrem no macro e microambiente das empresas, logo o processo orçamentário deve ser contínuo e também flexível. Deixando de ser tratado como uma coisa estática, deixar de tratar o orçamento como um mandamento gravado em pedra. Apegar-se as planilhas, não é ideal, pois atualmente estão disponíveis no mercado aplicativos analíticos, onde se consegue agilidade, precisão e rapidez. Devemos ter em mente que as planilhas ajudam, mas não foram feitas como instrumentos de orçamento. O que ocorre com certa constância em âmbito empresarial é de se importar certas tecnologias e formas de gestão de outras empresas que não condizem com a realidade, adquire determinadas coisas que não atende as necessidades específicas de cada empresa. Antes de se comprar qualquer software de orçamento devemos analisar quais são as características particulares da empresa e, depois comprar um software que condiz com a realidade da empresa. Caso isto não ocorra, estamos tentando colocar um cilindro em um orifício quadrado. Os três últimas armadilhas, usar o orçamento como um plano de negócio, minimizar a importância das variações e passar automaticamente para a previsão móvel, são também fundamentais que o gestor financeiro tenha conhecimento para que possa fazer do orçamento uma excelente arma gerencial. Um outro fator que o artigo chama atenção, é o de que uma pesquisa feita com 30 diretores financeiros de empresas de todos os portes, que constatou a falta de confiança por parte dos diretores do orçamento. A pesquisa por outro lado constatou que os principais tópicos para que o orçamento aumente a confiabilidade e gere valor para a empresa são: - melhores previsões; - melhor formulação de estratégias; - processo que priorizem a eficiência na gestão de custos;e - subordinação de planos e orçamentos às estratégias acima de tudo. Além destas 4 premissas que nós administradores devemos nos calcar ao iniciarmos um processo orçamentário nas empresas, para que consigamos mostrar a importância que tem o orçamento para o planejamento e controle, soma-se a estas 4 premissas o fato de se entender o orçamento como um processo contínuo.
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