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De acordo com Bruno Pain, co-fundador e diretor comercial do VExpenses &#8211; plataforma de gestão de despesas corporativas &#8211; existem diversas tecnologias com ótimo custo-benefício que ajudam pequenas e grandes empresas a gerir seus negócios com expertise. “A gestão financeira é muito mais do que uma forma de organização. É uma aliada poderosa, que colabora para o crescimento do negócio. Hoje a tecnologia tem ajudado empresas de diversos segmentos, automatizando e otimizando processos e tarefas”, explica.

O especialista apontou 5 estratégias para administrar as despesas corporativas das empresas. Confira.

Tenha um bom planejamento
Um bom planejamento é fundamental para que o negócio dê certo. Por isso organize tudo desde o início. Planeje todos os passos que você pretende que a empresa alcance e formalize, deixando tudo corretamente organizado.

Saiba todas as despesas de sua empresa	
Pode parecer absurdo, mas muitos diretores não estão a par de todas as despesas de sua própria empresa. Tente ficar por dentro de todos os gastos, saiba para onde o dinheiro está indo. Com isso você conseguirá organizar todas as contas e planejar ações dentro da companhia com mais facilidade.

Corte gastos superficiais	
Reduzir os gastos desnecessários com uso de descartáveis e alguns tipos de materiais de escritório, por exemplo, são boas formas de economizar na hora de fechar as contas no final do mês. Por isso, uma sugestão é optar por materiais próprios para cada funcionário, como: cadernos, canetas, xícaras de café, canecas para beber água, etc. 

Política de reembolsos	
Tenha sua própria política de reembolsos. Determine as despesas que são reembolsáveis ou não, além do limite de gastos a ser restituído. Documente todos os gastos que puder imaginar, com seus respectivos limites. Estabelecer se todos os colaboradores da empresa terão o mesmo limite de gastos também é super importante. 

Outro quesito essencial é a clareza do documento. A política de reembolsos precisa ser muito clara e amplamente veiculada, para que seu conteúdo seja de conhecimento de todos os colaboradores da empresa.

Use a tecnologia a favor	
Hoje em dia existem softwares de gestão financeira que ajudam a organizar as despesas corporativas das empresas. Muitos evitam dores de cabeça na hora dos reembolsos, por exemplo, otimizando o tempo e serviço da área responsável. Com essa economia de tempo, é possível investir em outras atividades capazes de gerar mais valor para a empresa, além de viabilizar a descoberta de novas formas de controlar os gastos.

5 dicas para controlar as despesas corporativas de sua empresa

Organizar o controle financeiro da empresa é uma das atividades mais importantes dentro do negócio

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O estudo realizado pela Liga Ventures destacou 122 startups brasileiras que propõem a inovação tecnológica no mercado de recursos humanos como solução para os problemas da áreaAssim como em outras áreas, no RH a tecnologia tem um papel fundamental e estratégico para a otimização de processos administrativos, como recrutamento, avaliação de performance, gestão de processos e gestão da rotina da empresa e dos colaboradores. Com o uso da tecnologia em gestão de pessoas, os gestores tornam-se capazes de controlar o dia a dia da empresa, mensurar os indicadores de produtividade, além de investir em ações e campanhas que atinjam diretamente os colaboradores, visando a melhora destes índices.Segundo estudo realizado pela Liga Ventures - aceleradora de startups -, no Brasil, existem cerca de 122 HR Techs (human resources technology) - também conhecidas como RH Techs - que se destacam no mercado. Essa categoria de empresa abrange todas as startups que atuam no segmento de tecnologia aplicada à área de Recursos Humanos, e possuem como proposta oferecer soluções para otimizar vários serviços da área.Além das empresas que aplicam a tecnologia diretamente aos processos de RH, existem também aquelas que se propõe a solucionar problemas de outras áreas do negócio, como por exemplo do setor financeiro, mas acabam influenciando na gestão de pessoas. É o caso da startup de Ribeirão Preto, VExpenses, que oferece soluções para a gestão de despesas corporativas. A plataforma utiliza a tecnologia para descomplicar o processo de prestação de contas entre colaborador e empresa, além de ajudar a evitar fraudes financeiras, impor limites de gastos e proporcionar economia nos processos gerenciais através da análise dos relatórios.RH Connections: inovação do RH é discutida em evento em Ribeirão Preto Realizado pelo VExpenses com o objetivo de conectar as principais lideranças de recursos humanos da região, o RH Connections (https://www.rhconnections.com.br/) reúne grandes nomes da área, como o diretor de RH do McDonald’s, Marcelo Nobrega, a Renata Monteiro, VP da Qulture.Rock e Bruna Guimarães, COO da startup Gupy. O evento possui vagas limitadas. Confira a programação atualizada:Programação confirmada 8h - Credenciamento e Espaço de Negócios 8h45 - Marcelo Nobrega: Papel do RH na transformação cultural das empresas 9h30 - Painel: Como grandes corporações estão inovando na gestão de pessoas 10h30 - Coffee e Networking 11h - Raphael Augusto: Inovação no RH - tendências, oportunidades e percepções 11h45 - Painel: O que as melhores startups de RH do Brasil tem para contar sobre inovação em RH na prática VExpenses / Gupy / Qulture.Rocks 12h30 - Encerramento Serviço: Local: Wyndham Garden Ribeirão Preto Convention Data: 04 de outubro 2019 Hora: 08h - 12:30h Para garantir seu ingresso, acesse o <a href="https://www.sympla.com.br/rh-connections--ribeirao__598662" style="font-size: 1.25rem; background-color: rgb(240, 240, 240);">link</a>

Tecnologia no RH: como novas ferramentas podem inovar os processos da sua empresa

Várias empresas possuem colaboradores que realizam diversas viagens a trabalho ou precisam deslocar-se com frequência para irem a reuniões ou eventos. Nesses casos, geralmente a empresa deve arcar com todas essas despesas. Por isso, é necessário definir uma política de reembolso eficaz para que esses procedimentos sejam realizados com mais precisão e não aconteçam erros durante o processo. Segundo dados da consultoria Hands On Solution, empresas perdem cerca de 8% do seu faturamento em desvios cometidos por funcionários – e menos de 1% dessas organizações investem em ações de prevenção. 
Quando uma empresa investe na política de reembolso para seus colaboradores torna a sua relação mais confiável e também como consequência, os profissionais tendem a aumentar a sua produtividade. As políticas também trazem benefícios para empresas e colaboradores. Do lado dos funcionários, a política fornece uma garantia de que receberão a quantia gasta, além de saber quando será feito o reembolso. Já para empresas, funciona como um instrumento de organização e controle dos gastos, que auxilia na melhoria do processo de prestação de contas e na redução de custos da organização de forma geral. 7 passos principais para elaborar e aplicar uma política reembolso eficaz para a sua empresa
Entenda a realidade da empresa O tamanho da organização, assim como o número de pessoas que viajam a trabalho, seus cargos e a frequência que realizam essas viagens são alguns dos pontos que influenciam o desenvolvimento das políticas. Entenda a lei É preciso estudar as leis aplicáveis com atenção e entender suas implicações, já que deixar de seguir o que determina a CLT pode acarretar em problemas jurídicos. Transporte e deslocamento, hospedagem, refeições, locação de carros, combustível, pedágios e gastos com estacionamentos, por exemplo, são alguns dos principais gastos que devem ser reembolsados. Crie limites para cada tipo de despesa Determine quais serão as despesas reembolsáveis, além de qual será o limite de gastos a ser restituído. Estabelecer se todos os funcionários da organização terão o mesmo limite de gastos também é importante.
Monte um processo estruturado de prestação de contas Outra parte essencial da política de reembolso é a definição do fluxo de prestação de contas e de ressarcimento. O período máximo para envio dos pedidos, os documentos necessários e a forma de pagamento, por exemplo, são alguns dos itens necessários nesse fluxo. Explique aos colaboradores a importância da nova política Não adianta criar uma política completa se os funcionários não sabem o que ela significa ou, até mesmo, que ela existe. Por isso, comunicá-la de forma ampla, reforçá-la, mostrar seus benefícios e tirar as principais dúvidas que surgirem sobre os processos são as principais dicas para que os colaboradores da empresa cumpram as políticas.
Crie mecanismos de controle automatizados Para ser reembolsado, o funcionário tem que apresentar as notas fiscais e recibos que comprovem os gastos, além de inserir os principais dados de cada despesa em relatórios. Esse processo geralmente é bastante burocrático e manual, e tanto empresa como funcionário ficam expostos a erros humanos em toda a duração do processo. No entanto, já existem soluções que automatizam essas atividades, garantindo a otimização da rotina dos colaboradores e a diminuição das possibilidades de erros e fraudes. É o caso do VExpenses. Utilize a tecnologia a seu favor Ao investir em soluções tecnológicas, as empresas podem economizar tempo – segundo projeções, é possível reduzir em até 88% o tempo gasto com o processo de reembolso. Essa economia permite que a empresa invista em análises mais relevantes para a companhia, como gastos por região do país, por área da empresa ou por projetos e, assim, encontrem novas formas de economia e possíveis gargalos para serem investigados com mais detalhes.

Como elaborar e aplicar uma política de reembolso eficaz para a sua empresa

Plataformas inteligentes podem otimizar processos e aumentar a produtividade por meio da tecnologia, além de evitar fraudes e erros
A transformação digital já é uma realidade no mercado corporativo. Cada vez mais, as empresas estão conectadas e utilizam a tecnologia para acelerar o desempenho, otimizar processos e garantir resultados melhores. De acordo com estimativas do Gartner, até 2020, teremos mais de 26 bilhões de dispositivos conectados, mas a projeção é de 50 bilhões.
Já segundo o Sebrae, muitas empresas estão em busca de inovação, e cada vez mais, as startups são lembradas pelas PMEs quando elas buscam novas ideias e soluções. As empresas estão cada vez mais abertas para as startups, pois estão percebendo que para atuarem em um mercado cada vez mais competitivo, precisam melhorar seus processos e produtividade. 
Algumas das soluções que as empresas procuram envolvem otimização financeira e de tempo. É o caso do VExpenses - plataforma que facilita a gestão dos reembolsos de viagens e despesas corporativas. A tecnologia ajuda o gestor a otimizar seu tempo e melhorar sua qualidade de vida. Um dos principais objetivos do app é a poupar tempo com processos manuais e tarefas administrativas, como a análise e reembolso de viagens e outras atividades relacionadas às operações da empresa - como visitas ao cliente, deslocamento em feiras e eventos, entre outras. 
“Muitas empresas ainda fazem a gestão do seu negócio na mão e o processo de reembolso é uma das atividades que merece muita atenção, por isso, criamos o VExpenses para automatizar os reembolsos de viagens e também disponibilizar por meio da tecnologia mais tempo ao gestor, que antes tinha que reunir todas as “notinhas” e fazer as contas manualmente. Com essa tecnologia, é possível reduzir em 88% o tempo gasto pelo profissional da empresa com essas tarefas. A tecnologia também ajuda no combate a possíveis fraudes, já que o gestor consegue estipular limites de gastos e emitir relatórios completos”, explica Bruno Pain, co-fundador do VExpenses.
 Como utilizar a plataforma?
Para utilizar é simples: o funcionário tira uma foto da nota fiscal da despesa e cadastra no app. Os dados do gasto são enviados diretamente para o responsável pelo reembolso, gerando relatórios para monitoramento e auxílio na aprovação dos custos. A empresa paga apenas uma mensalidade no valor de R$14 por funcionário que utilizar o app no mês. Quando o sistema não for utilizado, nenhuma cobrança será feita. Com os dados históricos, os gestores podem tomar decisões assertivas para otimização contínua desse processo na organização. O VExpenses também está disponível para sistemas Android e IOS, e pode ser baixado gratuitamente. 
Quais os benefícios que a transformação digital traz para as empresas?
Otimização de processos Um dos principais benefícios da tecnologia é facilitar e automatizar os processos empresariais. Assim, os colaboradores não precisam se preocupar com tarefas repetitivas, que normalmente são burocráticas e cansativas, que consomem tempo e dificultam a produtividade. Uma forma eficiente de melhorar esses processos é a utilização de plataformas inteligentes, criadas normalmente por empresas de tecnologia e startups. 
Aumento de produtividade Ao automatizar os processos e passar a adotar tecnologias de forma estratégica, a empresa garante mais produtividade para funcionários. Isso acontece porque os profissionais não precisam mais se preocupar com as tarefas que foram automatizadas, podendo se dedicar a questões mais importantes para o negócio, pontos realmente estratégicos. 
Diminuição drástica de erros humanos ou fraudes Os processos de reembolso manuais geralmente são bastante burocráticos. Tanto empresa como funcionário ficam expostos a erros humanos em toda a duração do processo. A automatização dessas atividades tem impacto direto na otimização da rotina dos colaboradores e a diminuição das possibilidades de erros e fraudes.
Redução de custos Quando usada da forma correta, a tecnologia ajuda a empresa a reduzir custos e eliminar desperdícios para não comprometer o financeiro da companhia. É possível diminuir gastos com erros manuais, investimentos incorretos e até a contratação de novos profissionais para a execução de tarefas manuais.

5 dicas para controlar as despesas corporativas de sua empresa

Bruno

Ele quer comprar sua empresa, com Álvaro Cambra López | Café com ADM 463

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