Equipes externas: é possível gerenciar de forma assertiva?
Equipes externas: é possível gerenciar de forma assertiva?

Equipes externas: é possível gerenciar de forma assertiva?

A tecnologia permite um maior controle sobre como as visitas que estão acontecendo, além de facilitar a correção de problemas e melhorar a visão sobre o todo da estratégia

Sabemos que o controle de equipes externas se torna um desafio no mundo atual. Mesmo com a tecnologia e com variações de formas de monitoramento, achar uma ferramenta que ajude a empresa como um todo exige muita pesquisa.

E, quando a empresa possui várias equipes, a dificuldade de gerenciamento tende a aumentar.

O monitoramento correto dessas equipes é um grande empecilho enfrentado pelos gestores e ao longo do dia surgem vários questionamentos:

“Como saber onde estão os meus colaboradores neste exato momento? Com quais dados produzir relatórios? Como ter uma comunicação eficaz entre equipe interna e externa?”

Não ter respostas para essas perguntas é algo preocupante, afinal, a sua empresa pode estar perdendo dinheiro sem o monitoramento dessas equipes.

O não monitoramento pode gerar problemas sérios, como a necessidade de retrabalho e, consequentemente, um fraco desempenho da empresa ao final de todo o processo. Isso significa: metas não batidas.

Sabemos que um dos maiores desejos dos gestores de equipes de campo é, justamente, otimizar e automatizar o trabalho da equipe com o menor custo possível. Reduzindo custos e aumentando o lucro, ao mesmo tempo.

Para isso, é possível contar com uma solução tecnológica, que ajude tanto os gestores quanto os colaboradores e equipes.

A tecnologia permite um maior controle sobre como as visitas que estão acontecendo, além de facilitar a correção de problemas e melhorar a visão sobre o todo da estratégia.

Principais dificuldades ao gerir equipes externas

A gestão da equipe se divide em várias tarefas. Desde a administração correta dos colaboradores sobre seu papel na empresa, até a orientações sobre o futuro profissional, com dicas sobre crescimento.

Esse tipo de gestão demanda tempo e disposição do gestor. E, por estar lidando com pessoas, tende a ser baseado na confiança.

Um software de gerenciamento externo é a maneira do gestor saber mais sobre os seus colaboradores e ter a oportunidade de trabalhar com métricas e dados reais, sem achismo.

A escolha ao investir em um software para o gerenciamento de equipes externas é algo a ser repensado pela empresa, afinal, os desafios de controle da jornada de trabalho são inúmeros:

Acesso limitado às informações sobre as equipes

Como falamos acima, não ter informações corretas sobre as equipes é uma das maiores dificuldades de um gestor.

Por passarem muito tempo em campo, dificilmente o gestor terá acesso a rotina real dos colaboradores, o que acaba em horas retroativas ou em pagamento de horas extras, que, às vezes, nem sequer aconteceram.

Usar o método de obrigar os colaboradores a voltarem sempre a empresa para buscar uma nova Ordem de Serviço ou fazer alguma prestação de contas, não é o mais eficiente, tampouco ajuda no controle das atividades. Pois é perda de tempo e gasto de km rodado.

Sabendo da importância de se ter informações corretas e seguras sobre o atendimento, sobre a satisfação dos clientes, a qualidade do atendimento, bem como o tempo que cada visita, é que utiliza-se o banco de dados em nuvem.

O banco de dados em nuvens, por facilitar os ajustes no atendimento, serve como uma medida de melhora na produtividade dos colaboradores.

Pouca capacidade produtiva da equipe

Quantas visitas por dia o seu colaborador é capaz de fazer? Já se fez essa pergunta?

Com uma boa análise da produtividade atual da sua equipe e uso de softwares adequados, é possível que as visitas aumentem.

É de extrema importância ter noções claras da capacidade de produção do seu colaborador, e com a falta de controle da jornada, isso é praticamente impossível de ser contabilizado.

Principalmente, a de trabalho externo, pois, a capacidade de produção do seu colaborador afeta diretamente os custos da empresa.

Equipe produtiva é sinal de maior lucro e maior satisfação dos clientes.

Custo alto com a operação

Quanto é gasto com a sua equipe? Esses gastos suprem o lucro que a empresa ganha?

Se você gasta muito com a operação, o seu lucro deve ser superior, é claro. Ainda assim, mesmo que o lucro seja superior, o ideal não é ter um alto gasto com a equipe, não acha?

O custo que você tem com a sua equipe e operação são medidos pelos gastos no deslocamento, no atendimento, no salário, bonificação, reembolso de despesas, reembolso de km rodado, entre outros.

Ou seja, é preciso ter esses custos controlados com a maior eficiência possível.

Diante de tantas dificuldades, hoje existem softwares que auxiliam na gestão de equipes de campo e visam melhorar a performance da equipe em campo, ajudando os gestores a ter uma visão clara de tudo aquilo que acontece fora da empresa.

Mas, afinal, o que é um software de gestão de equipes de campo?

O Auvo é um software de gestão de equipes externas. Basicamente, ele monitora o trabalho do colaborador externo, facilitando a análise do gestor e o desempenho da equipe de uma maneira geral.

De forma intuitiva e simples, o Auvo faz a automação de processos, antes realizados manualmente ou por planilhas, oferecendo um grande ganho de tempo. Integrando a tecnologia à rotina de trabalho da empresa.

O que faz com que os gestores, administradores e demais colaboradores, realizem as atividades de forma mais eficiente, rápida e prática.

Isso é feito graças a possibilidade de ter um sistema totalmente em nuvem, integrado com a internet. Dessa forma, o sistema pode ser acessado tanto de um desktop quanto de aparelhos mobile, em qualquer lugar e a qualquer momento.

O que eu ganho ao utilizar um software de gestão?

Sabendo de todas as dificuldades, o Auvo está ganhando cada vez mais espaço no mercado brasileiro, com inúmeros clientes satisfeitos por todo o Brasil.

Com ele, é possível que o gestor de equipes repasse tarefas para os colaboradores, adicione checklists obrigatórios, verifique os relatórios de atividades e visualize em tempo real onde o colaborador está e qual o seu trabalho no momento.

O colaborador, por sua vez, conta com todas as ferramentas, tarefas e rotas na palma da mão, evitando assim que ele perca tempo no processo de organização e prejudique sua produtividade.

"Não ter uma localização precisa dos seus colaboradores externos pode ser o causador de muitos gastos desnecessários com a equipe. Por exemplo: quando surge uma tarefa que é prioridade e no meio do expediente você precisa alocar uma equipe para fazer esse serviço, não ter a informação sobre a localização dos seus colaboradores pode fazer você alocar a equipe que está mais distante para fazer a tarefa. Essa decisão, no final das contas, gera perda de tempo e dinheiro.", opina Gabriel Rodrigues, CEO da Auvo.

O Auvo realiza a roteirização das atividades de forma automática e ainda faz os cálculos do km rodado.

A funcionalidade do check in e check out é utilizada para confirmação de que a visita foi realizada com sucesso. Ela pode ser feita de forma automática ou manual.

Com o check in e check out, o gestor sabe a hora que o colaborador recebeu a atividade no app mobile, quando ele iniciou, de fato, a atividade e quando ela foi finalizada. Útil, não é mesmo?

O Auvo possui como principal objetivo aumentar a produtividade das equipes de campo. Por isso, todas as suas funcionalidades e relatórios podem ser utilizados para analisar o trabalho do colaborador, identificando possíveis erros e fornecendo dados para corrigi-los.

E também, é claro, o Auvo também é utilizado para reconhecer o bom trabalho de quem está obtendo bons resultados.

Sobre a Auvo

A startup Auvo foi criada, em 2015, a partir da vontade dos sócios em solucionar os problemas que tinham na empresa em que trabalhavam, como falhas na comunicação e controle da equipe externa.

Ainda em 2015, a empresa participou do programa de pré-aceleração do Sebrae. E já em 2016, fez parte do Programa de Aceleração da ACE (Aceleradora de Startups e Inovação Corporativa). Em 2018, captou R$ 2,5 milhões em um aporte do Fundo Criatec2.

Atualmente, a empresa conta com mais de 40 colaboradores que, juntos, atendem mais de centenas de clientes, contando, ao todo, com milhares de usuários da plataforma.

O Auvo pode ser testado gratuitamente por 3 dias, basta clicar aqui. Se você busca melhorar o desempenho da sua equipe externa automatizando os processos, fale com a Auvo. Com certeza eles podem ajudá-lo.

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