Como manter uma comunicação corporativa organizada?

A comunicação sem a devida organização e acompanhamento pode gerar desde problemas trabalhistas até questões de ordem prática, como o vazamento de informações corporativas

Com a crescente popularização de aplicativos que prometem facilitar a comunicação, especialmente a feita de forma instantânea, é muito comum que as pessoas optem por utilizar esses meios em vez de outros, como a telefonia fixa e o e-mail. De acordo com uma pesquisa sobre o uso da internet no Brasil conduzida pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e divulgada no primeiro semestre de 2018, 94,2% de um total de 116 milhões de brasileiros prefere utilizar a web para a troca de mensagens e imagens, dentre outros documentos, tanto para fins pessoais quanto profissionais.

Desde conversas sobre atividades que fazem parte da rotina laboral até assuntos mais complexos, várias são as informações que estão em circulação nesses canais. Um outro ponto que requer atenção é que o uso simultâneo de vários aplicativos para comunicação pode gerar desgastes e atritos no ambiente corporativo. É importante pensar a respeito de como fazer uma gestão sobre esse cenário, uma vez que assuntos profissionais precisam de uma orientação de gestores e demais colaboradores envolvidos para manter a organização das informações, facilitando o acompanhamento. Dessa forma, contar com uma ferramenta focada em comunicação corporativa e desenvolvida pensando nessas particularidades auxilia tanto gestores quanto os próprios usuários. Nesse contexto, também é preciso refletir a respeito dos limites entre a vida profissional e pessoal. Pela facilidade de acesso às informações, é comum levar o trabalho para fora do ambiente corporativo, a fim de atender demandas de última hora, por exemplo.

Ou seja, a comunicação sem a devida organização e acompanhamento pode gerar desde problemas trabalhistas até questões de ordem prática, como o vazamento de informações corporativas, feito de forma acidental ou mesmo intencional. Durante a conversa com um potencial cliente, o vendedor que utiliza um aplicativo para comunicação instantânea X pode, inadvertidamente, encaminhar por engano uma proposta comercial com informações sigilosas para um grupo ou um terceiro. Ainda que seja possível pedir para que as pessoas ignorem a informação recebida, dependendo do teor do conteúdo, um mal-estar pode ser instalado, prejudicando, inclusive, a relação do empregado com o empregador e seus clientes.

Daí a importância de manter na comunicação feita em ambiente corporativo uma ordem em várias nuances. E como isso é possível? A tecnologia tem auxiliado diversos aspectos da vida social, e a comunicação não fica de fora. Existem no mercado softwares para comunicação que prezam pela privacidade das mensagens e demais conteúdos trocados entre os interlocutores. Além disso, facilitam a gestão ao determinar períodos de tempo para a manter a comunicação — respeitando o horário de trabalho dos colaboradores.

Também possibilitam a pesquisa por temas, auxiliando na organização e consulta às informações. Isso tanto para o desktop mas, especialmente, para o mobile, unificando o diálogo realizado e ampliando essa possibilidade, como permitir ligar e receber ligações de qualquer telefone fixo ou celular, com a gestão de custos centralizada e unificada.

É necessário, também, avaliar as necessidades de cada perfil corporativo. De todo modo, o investimento em uma solução para integrar e concentrar a comunicação em um único canal, porém em plataformas diversas, é essencial. Dessa forma, haverá uma melhor gestão e organização das informações trocadas, possibilitando, inclusive, melhorias no aumento da produtividade da equipe. Embora o conceito de unified communication e as tecnologias dele derivadas não sejam algo inteiramente novo, ainda é subutilizado, quando deveria ser melhor aproveitado em benefício dos negócios e todos que dele fazem parte.

Rafael Pina, CTO na Dígitro Tecnologia

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