Colaboradores gastam cerca de 25% do tempo em atividades ineficientes ou de baixo valor

Caso este problema fosse resolvido, as companhias poderiam ganhar o equivalente a 10 horas a mais de trabalho por semana de cada funcionário

A complexidade organizacional se prolifera sugando recursos e estrangulando o crescimento das organizações. Esse é um dos temas mais críticos que as empresas enfrentam na atualidade. Problemas estes que desmotivavam os funcionários, retardam a inovação e só aumentam os custos.

De acordo com pesquisas da consultoria global de negócios Bain & Company, muitos colaboradores de empresas gastam cerca de 25% de seu tempo em atividades de baixo valor. Caso isso fosse resolvido, as companhias poderiam ganhar o equivalente a 10 horas a mais de trabalho por semana de cada funcionário.

Em processo natural de crescimento, algumas empresas optam por criar novas linhas de produtos ou unidades de negócios, consequentemente, muitas vezes se expandem para novas áreas. Além disso, muitas se fundem com outras corporações ou até as adquirem.

Cada movimentação dessa aumenta a complexidade e torna mais difícil para as pessoas trabalharem em conjunto. Caso seja feito um trabalho de análise e resolução de conflitos, o resultado será uma organização mais forte e produtiva, com melhor desempenho financeiro.

Com isso, quatro variáveis são indicadas para medir o quanto de complexidade uma empresa tem, são elas:

1) Nó: um “nó” é cada ponto nos quais os elementos de uma empresa (funções, unidades de negócios etc.) interagem para que algo seja realizado. Se esses nós forem medidos por por alguns anos, verá que ele aumenta geometricamente, pois cada novo elemento adiciona uma nova malha de nós.

2) Hierarquia: conforme a empresa cresce, novas posições laborais são criadas, gerando mais trabalho para todos. Uma análise das camadas de cargos geralmente revela uma hierarquia crescente que, por sua vez, aumenta os custos.

3) Decisões incertas: Pesquisas revelam que até mesmo empresas mais horizontais têm problemas em tomar decisões quando o papel de cada um dos funcionários não está bem estabelecido. Uma pesquisa da Bain mostra que a baixa efetividade em tomar decisões se relaciona diretamente com resultados financeiros aquém do esperado.

4) Espiral: Olhe para os seus custos administrativos, comparando-os com os competidores. Muitas empresas percebem que as iniciativas acabam se empilhando, a quantidade de reuniões aumenta e todos acabam perguntando por mais e mais informações. Isso ocasiona uma cultura de “espiral” para cada novo assunto que a empresa precisa tratar, gerando mais trabalho e mais custos sem resultados.

Quando os problemas forem finalmente encontrados, será preciso atacar em quatro frentes principais para resolve-los. São elas:

1) Decida onde o trabalho precisa ser feito

Uma empresa de energia analisada pela Bain contratou vários gerentes-gerais na esperança de que os seus executivos pensassem como se fossem os donos do negócio. Cada novo gerente queria ter seu próprio RH, TI, departamento de finanças, qualidade etc. No entanto, grande parte do trabalho gerado por essas unidades era desnecessária. Uma empresa precisa da área financeira, por exemplo, em cada unidade de negócios, com suporte da matriz. Precisa de uma área de benefícios em nível nacional (por conta de regulamentações específicas de cada país) e na sede global (para uma máxima consistência). O resto é redundante.

2) Determine o nível correto de supervisão para cada tipo de trabalho

Retirar camadas de hierarquia é uma solução para empresas complexas, mas o tiro pode sair pela culatra caso o processo de mudança não seja feito com cautela. Trabalhos muito repetitivos tipicamente não precisam de tanta supervisão. Já os especializados requerem supervisão mais próxima. O desafio não é simplesmente retirar as camadas, mas adequar a estrutura de supervisão para cada tipo de trabalho.

3) Atribua funções para as decisões críticas

Toda empresa precisa tomar decisões que irão determinar a performance dos negócios. Esse conjunto inclui não só as decisões de alto nível mais óbvias como investimentos, mas também aquelas que se referem à rotina da empresa e que acabam gerando grande valor ao longo do tempo. Essas decisões precisam ser bem tomadas e executadas com agilidade, com um nível apropriado de esforço. Assim, a utilização de ferramentas certas de gestão para tomada de decisões deve ter um papel essencial nas empresas.

4) Defina e reforce comportamentos que eliminam a cultura de espiral

Muitos dos problemas de complexidade persistem ou crescem por conta dos gestores. Imagine que uma empresa estabeleceu papéis claros de decisão. Se os executivos intervierem nas decisões ou anularem a escolha de quem tomou a decisão, eles estão acabando com o processo que foi estabelecido. Isso também vale para outros comportamentos. Se os gestores requisitarem cada vez mais informações, eles irão gerar uma espiral ainda maior. E, se não forem responsabilizados pelos custos, eles gastarão mais e mais dinheiro.

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