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6 dicas valiosas para um gerenciamento de documentos fiscais eficiente
6 dicas valiosas para um gerenciamento de documentos fiscais eficiente

6 dicas valiosas para um gerenciamento de documentos fiscais eficiente

Uma boa gestão de documentos garante que informações estejam acessíveis e arquivadas com eficiência, contribuindo para uma administração de qualidade

É comum que uma empresa acumule muitos documentos, principalmente documentos fiscais que, quando não são organizados de maneira adequada, acabam gerando uma grande dor de cabeça para os gestores, já que essas informações são essenciais para o andamento das atividades da entidade.

Dessa forma, a gestão de documentos é o conjunto de processos que garante que essas informações estejam acessíveis e arquivadas com eficiência, contribuindo para uma administração de qualidade.

Preparamos este texto com 6 dicas essenciais para otimizar o gerenciamento de documentos fiscais da sua empresa, mostrando como evitar os principais erros e quais as soluções mais eficazes para eles. Então, para saber mais sobre isso, continue lendo este artigo. Vamos lá!

1. Evite erros básicos de organização

Manter os documentos fiscais bem organizados não é uma tarefa trivial — e não é raro que ocorram erros durante esse processo que acabam dificultando o trabalho administrativo. Entre as falhas mais comuns está a própria triagem das informações que entram.

Em alguns casos, no momento de dar a entrada em um documento, percebe-se que ele é destinado a uma pasta errada do sistema computacional devido à pressa do colaborador. Mesmo com a boa vontade dessa pessoa, que acredita que se lembrará de corrigir esse ato quando tiver mais tempo, com a rotina corrida da empresa, o documento acabará sendo esquecido. Portanto, é importante eliminar esse tipo de erro, fazendo o armazenamento correto.

Também é necessário evitar acumular ações referentes a um documento que entra no sistema. Mesmo que isso demande um pouco mais de tempo no momento, será benéfico em um futuro próximo, já que isso evita que o trabalho tenha que ser refeito.

Outro erro comum é não ter cópias de segurança dos documentos arquivados dentro da empresa. Isso se torna prejudicial visto que podem ocorrer quedas de energia ou algum outro tipo de evento que pode acabar corrompendo os arquivos.

A falta de sistematização é uma falha que torna a burocracia ainda mais complicada. É preciso adotar algum tipo de metodologia para separar os documentos, porque mesmo que sejam todos fiscais, eles se diferem em algum aspecto, que pode ser usado como critério para a separação.

2. Tenha um espaço próprio para o arquivamento

Mesmo com um sistema próprio de organização de documentos, a falta de espaço físico reservado para isso pode colocar em risco a integridade deles. É importante destinar uma sala de tamanho adequado para o arquivo. Ela deve ser bem arejada e livre de umidade e infiltração para que os computadores que armazenam essas informações funcionem adequadamente.

Além disso, mesmo com o processo de digitalização, é comum que as empresas ainda tenham algum tipo de documento físico guardado. Devido a isso, o ambiente deve passar por uma inspeção para que seja averiguada a presença de traças e cupins.

Assim, também é necessário escolher um mobiliário adequado às necessidades da empresa, que pode ser uma estante (preferencialmente de metal) com pastas e caixas organizadoras ou gaveteiros e armários para arquivo. Evitar misturar os setores de uma corporação diminui o índice de erro nos processos fiscais internos.

3. Restrinja o acesso aos documentos fiscais

Os documentos fiscais são importantes em diversos aspectos, como para o controle financeiro e administrativo, e porque eles podem ser solicitados em auditorias fiscais e pelos setores de tributação do Estado. A perda desses dados que comprovem que as obrigações fiscais da empresa estão em dia pode gerar multa e até processos judiciais, colocando em risco a integridade financeira e trazendo uma imagem negativa para a corporação. Por isso, cuidar da sua organização é uma responsabilidade que deve ser restrita a poucas pessoas.

O acesso a essa documentação deve ser concedido apenas às pessoas que trabalharão diretamente com ela. Por mais que se queira agilizar alguns procedimentos, não é indicado destinar essa tarefa a profissionais de outros setores. Isso porque nem sempre é fácil lembrar todas as regras da sistematização, tornando maior o índice de erros.

4. Faça a categorização dos documentos

A separação de notas fiscais eletrônicas é um passo imprescindível para esse tipo de gerenciamento, por isso é importante estabelecer as categorias principais. Uma das práticas mais básicas é organizar esses documentos em ordem crescente de data, o que torna a busca por uma nota específica mais simples. Além disso, é preciso diferenciar as notas que são geradas pela empresa das notas de clientes e fornecedores, por exemplo.

Outra separação importante é a dos documentos fiscais referentes aos recursos utilizados para o funcionamento da empresa e aqueles que são empregados nas atividades desenvolvidas por ela, o que é um grande auxílio às questões administrativas.

5. Tenha cuidado com a temporalidade

Armazenar notas de entrada e de saída é uma obrigação das empresas e, dentro desse aspecto, deve ser considerada a temporalidade desses documentos. Isso quer dizer que existe uma estipulação do período em que se deve guardar um documento e qual a sua destinação quando não for mais necessário guardá-lo.

Alguns devem ficar acessíveis por alguns anos e depois destinados ao arquivo morto, que deve ser separado dos documentos de uso constante, mas sempre disponível em caso de fiscalização. Há aqueles que podem ser eliminados depois de algum tempo, o que libera espaço de armazenamento para outras informações.

6. Invista em tecnologia para otimizar o gerenciamento dos documentos

A implementação de recursos tecnológicos no gerenciamento de documentos facilita esse tipo de trabalho e contribui para a organização. A digitalização dos papéis é o primeiro passo, porque evita que seja necessário consultar o arquivo físico para obter alguma informação. A partir daí, os arquivos podem ser armazenados na nuvem, sendo possível acessá-los de todos os computadores da empresa e de qualquer lugar.

Como essas são informações que precisam ser confidenciais, apenas o armazenamento em nuvem garante essa confiabilidade. Assim, vale a pena investir em um software para proteção de documentos fiscais que, preferencialmente, permita a geração de notas fiscais eletrônicas para diminuir o volume do arquivo físico — e que também faça o armazenamento em nuvem.

Pronto! Agora você já sabe como é importante cuidar do gerenciamento dos documentos fiscais e como otimizar essa atividade. Tenha em mente que a utilização da tecnologia é um investimento de grande vantagem porque é uma ótima forma de proteger informações!

Como você cuida da gestão de documentos da sua empresa? Deixe aqui o seu comentário. Queremos saber a sua opinião sobre esse assunto!