Café com ADM
#

10 dicas para administrar e fazer o tempo render mais

Como fazer tudo o que está planejado dentro de 24 horas, sem perder tempo nem saúde, com qualidade de vida e visando o sucesso profissional?

Com a correria do dia a dia, o tempo se tornou um bem precioso e uma das grandes preocupações do ser humano é como organizar suas atividades de forma a executar todas elas. E como fazer tudo o que está planejado dentro de 24 horas, sem perder tempo nem saúde, com qualidade de vida e visando o sucesso profissional?

Para começar com esse processo, de acordo com o coach e presidente da Núcleo Expansão, Alexandre Prado, é possível listar e manter atualizados compromissos e tarefas. Dessa forma, com conhecimento de tudo o que deve ser feito, o planejamento é feito de maneira adequada. Ele também ressalta que, diariamente, deve-se começar pelas atividades mais complexas e fazer depois o mais simples. Prado defende que, ao direcionar a energia para o que exige maior dedicação logo no início do dia, a chance de sucesso é muito maior. Veja abaixo dez dicas do especialista para otimizar a rotina, com equilíbrio e resultados satisfatórios.

Delegue tarefas, estabelecendo objetivos e definindo prioridades — Conte com as pessoas que convivem com você, seja no ambiente profissional, seja na vida familiar. Outras pessoas podem contribuir com você, de forma que sua rotina fique mais equilibrada e tranquila. No entanto, delegue de forma consciente, indicando o prazo de conclusão esperado e informando o objetivo, a fim de que o realizador da tarefa esteja ciente do que é esperado dele.

Controle o tempo em que executa as tarefas e veja se o tem dimensionado bem em seu planejamento — Essa prática é fundamental. Ao analisar (comparar) o tempo em que foi realizada uma tarefa com o que foi estimado, pode-se apurar eventuais desvios. Uma vez cientes deles, é possível verificar se a tarefa foi bem executada e o tempo foi dimensionado errado, ou se o tempo estimado era suficiente, mas o problema recaiu sobre a execução da tarefa. É sempre válida esta análise.

Solucione um problema de cada vez — Tudo no seu tempo! Uma vez estabelecida a lista de prioridades, vá, sistematicamente seguindo-a conforme o planejado. Ajustes podem ser realizados, mas, em regra, a disciplina é fundamental.

Diga “não” a interrupções dos outros — Saiba dizer de forma adequada que não quer ou não pode ser interrompido. Trata-se de um processo de educação mútua. Muitas vezes as pessoas nos procuram porque elas pensam que sempre estamos disponíveis. Na medida em que começamos a estabelecer limites, elas passam a respeitar os momentos de disponibilidade ou não.

Aprenda a dizer não para as tarefas — Será que sou a pessoa mais adequada a realizá-las? Essa é uma ótima perguntar a fazer, mesmo que a tarefa tenha vindo do chefe. O compromisso de cada um deve ser com o resultado da empresa. Saber argumentar que tarefa pode ser feita por outra pessoa mais capacitada é um bom indicador de que pensamos na empresa. Esteja preparado para dizer não, mas fundamentar sua negação.

Insira em seu plano diário, alguns momentos para interrupções — Pare para beber uma água, um café, banheiro ou mesmo esticar o corpo. Tudo isso faz parte do dia a dia corporativo. Vale o mesmo na vida pessoal. Hoje em dia, o home office é uma realidade e permitir-se pequenos intervalos para recarregar as energias não fará nenhum mal.

Saiba utilizar os recursos que a informática disponibiliza — Hoje em dia gadgets, e-mail e redes sociais estão presentes na vida da maioria das pessoas. Entretanto, não fique refém deles. Saiba utilizá-los de forma consciente e moderada em todos os ambientes.

Fuja do perfeccionismo — Pessoas perfeccionistas tendem a se estressar mais, cobrar mais dos outros, gerar um clima mais desgastante. Cada vez que for revisado um texto, por exemplo, alguma palavra poderá ser mudada para ficar “melhor” ou “mais adequada”. No entanto, hoje em dia tudo acontece muito rápido. Vamos investir tempo no que realmente importa e seja útil, para nós e para os outros.

Reveja sistematicamente os prazos para fazer ajustes, caso necessário — Planos e agenda devem ser revisitados sempre, pois os eventos, compromissos e tarefas vão sendo realizados, novos vão surgindo, outros adiados, outros cancelados. Estando permanentemente conectado ao seu plano e agenda, mantendo-o atualizados, a tendência é que o resultado seja muito eficaz.

Planeje o dia seguinte — Ao final do dia, relacione as tarefas a serem executadas no dia seguinte, definindo uma ordem de prioridade e, se possível, indicando quanto tempo investirá em cada uma.

ExibirMinimizar
CEO Outllok, A era da liderança resiliente. Confira os Resultados.