Você sabe viajar direito a negócios? veja aqui o que fazer e o que não fazer...

Não há Skype que resolva - o jeito é arrumar as malas e viajar. No entanto, existem regras para você viajar direito – evitando dores de cabeça, vexames e/ou fracassos. E sobre vamos falar neste artigo

Alguns dizem que as viagens a negócios estão com os dias contados! Com o avanço da Tecnologia de Informação e Comunicação - TIC, as pessoas podem realizar videoconferências para reunir pessoas do mundo inteiro, de forma prática e ágil, para conversar, discutir e /ou decidir – tudo, a custo baixíssimo!

No entanto, nada substitui o encontro presencial na hora de prospeccionar clientes, distribuidores e/ou agentes, bem como para aproveitar simpósios, feiras e/ou fóruns.

Além disso, existem regiões, onde o relacionamento pessoal se torna decisivo para desenvolver negócios sustentáveis, p.ex., América Latina, Sul da Europa, Oriente Médio e Extremo Oriente.

Não há Skype que resolva - o jeito é arrumar as malas e viajar.

No entanto, existem regras para você viajar direito – evitando dores de cabeça, vexames e/ou fracassos.

Chegou a sua vez – você vai representar a sua empresa no exterior - isso trará não apenas um reconhecimento profissional, como uma visão mais ampla do mundo - você terá experiências inesquecíveis.

  • Você está pronto para subir a escada corporativa – saindo-se tão bem que o seu superior pediu para você viajar a trabalho. Você nunca saiu numa viagem a negócios e não sabe o que pode acontecer. Terá que dar uma apresentação ou encontrar um cliente importante - e agora?
  • Nos contatos, é fundamental manter um comportamento profissional e transmitir uma boa imagem.
  • Na maioria das vezes, o que torna uma viagem a negócio desgastante são os erros cometidos pelos viajantes corporativos; as viagens corporativas são essenciais para o crescimento dos negócios de uma empresa.

  • Além dos viajantes “de primeira viagem”, existem diversos tipos de viajantes corporativos: (1) alguns já estão tão acostumados com as viagens, que passam mais tempo trabalhando fora do que dentro do escritório e (2) aqueles que viajam só quando é necessário, mas gostam tanto da experiência que estão sempre dispostos a viajar pela empresa.
  • Para todos os tipos de viajantes, o problema é semelhante e os erros cometidos são comuns, tanto para os mais experientes quanto para os mais desavisados, e são erros que podem afetar toda a viagem, com desgastes e frustrações desnecessárias.
  • Durante uma viagem a negócios, o viajante deve ter em mente que está representando a sua empresa e qualquer deslize cometido pode influenciar a sua reputação dentro da empresa e, pior, pode até colocar em risco a imagem da organização.

  • Sendo assim, a atitude do viajante é tão importante quanto os cuidados que ele deve tomar durante uma viagem.
  • Pensando nisso, seguem aqui dicas que vão te ajudar a se sair bem, na sua primeira viagem a negócio.

ANTES DA VIAGEM

  • Estude a cultura, etiqueta e conduta de negociação dos seus contatos locais – detalhes podem decidir sobre sucesso ou fracasso da sua viagem!
  • Organize o material de trabalho.
    • Insights sobre o país visitado e negócio do cliente, folders, amostras, planilhas, etc.
    • Apresentações – no idioma local!
    • Identifique os produtos (tipo e volume) que você está disposto a comprometer.
    • Leve um bloco de notas - você terá que fazer muitas anotações. Digitar suas notas num laptop ou num smartphone, enquanto alguém está falando, pode ser visto como grosseria.

  • Planeje os detalhes do roteiro da viagem - o ideal é cruzar a sua ideia com a ideia do contato local.
  • Não esqueça o cartão de visita - você vai fazer seu networking e trocar cartões; é uma cortesia que se espera do outro.
  • Mantenha uma lista de informações importantes – você vai precisar de horários de voo; horário oficial local; nome e endereço do hotel; nome, telefone e endereço dos contatos – anote num app de notas do seu celular ou mesmo num pedaço de papel na carteira.
  • Cheque sua documentação.
    • Verifique com o consulado local quais os documentos exigidos para entrar no país.
    • Verifique a validade do seu Passaporte e do seu RG.
    • Eventualmente:
      • Carteira de Vacinação (contra malária, etc., em países tropicais)
      • Carteira Internacional de Motorista (para alugar carro)
    • Verifique com seu contato local, se precisa de Carta Convite.
  • Providencie um Plano de Saúde – imprevistos, como doença, acidente, invalidez ou morte podem acontecer.
  • Lembre de remédios para tratar de eventuais sensibilidades, como enjoo durante o voo, dor de cabeça, estômago, insônia.
  • Estime a verba, de acordo com duração, exigências de conforto, locais de paradas (incl. culturais) – mais uma margem de 10%.
  • Organize o Cartão de Crédito - é comum que cartões de crédito sejam bloqueados para compras no exterior - avise a administradora do seu cartão de crédito.
  • Cartão Corporativo - nunca misture seus gastos profissionais com os pessoais – não abuse – você vai querer preservá-lo.
  • Não leve mais que U$ 100,00 em espécie – não mais que U$ 50,00 no bolso (de preferência, em carteira pequena pendurado no pescoço) - risco de perda e roubo existem; leve a diferença em traveller cheques.
  • Seja autossuficiente - não sobrecarregue seu anfitrião - seja ele seu cliente ou a matriz da sua empresa.
    • Passagens aéreas e reserva de assento
      • Compre as passagens com antecedência (não em cima da hora!).
      • Verifique assentos de sua preferência.
      • Nível de conforto, sem exceder a verba - embora a Business Class e a Primeira Classe sejam sempre apreciadas, muitas verbas para viagem só permitem viajar na Economy Class. A Premium Econômica oferece melhor relação custo-benefício, mais espaço pessoal e serviços melhorados; você vai chegar bem descansado e pronto para fazer negócios.
      • Fidelidade - Verifique suas milhase demais programas de fidelidade. Várias empresas oferecem programas de fidelidade (permanecer fiel a uma companhia aérea tem seus benefícios; permanecer fiel a uma aliança de companhias aéreas oferece muito mais), onde você, como frequent flyer, acumula milhas aéreas para resgatar benefícios futuramente.Fazer voos sem pagar ou voar de primeira classe pelo preço de passagem econômica (upgrade) é possível - para quem sabe acumular milhas aéreas!
      • Cuide de translado local (aeroporto – hotel). Verifique a necessidade de contratar um translado ou mesmo um motorista, para acompanhá-lo durante a viagem.
    • Reserva de Hotel
      • Lembre-se: a categoria do hotel é vista como reflexo do porte da sua organização.
      • Verifique a localização.
      • Escolha um hotelque reserva quartos, com uma estrutura que inclui internet, área para instalação do laptop, telefone habilitado para conferências e/ou também business centers.
      • Quando a reunião acontece dentro do hotel, onde você está hospedado, faça uma reserva da sala de reuniões e verifique se o hotel tem a estrutura que você necessita.
  • Administre o seu tempo
  • Se você for fazer uma viagem de longa duração, programe-se para chegar um dia antes do seu encontro; você estará mais descansado (sem jet leg), mais tranquilo, com melhor aparência e não corre o risco de se atrasar.
  • Se você tiver uma reunião no dia de sua chegada, reserve um voo que der folga para chegar com calma; contrate um serviço de transporte que vai levar ao local da reunião, rapidamente (sem preço abusivo).
  • Opte por deixar um período de folga, entre uma reunião e outra; durante este tempo, aproveite para resolver alguma emergência, conversar com um potencial cliente ou, até mesmo, para falar com a sua empresa. Brechas podem servir também para traslados e refeições.
  • Verifique Feriados e Horário de trabalho.
  • Vá mais cedo ao aeroporto - perder o voo, porque não “conseguiu” acordar, é um vexame e você vai passar por apuros.
  • Ao viajar a negócio, você se torna o “Embaixador”/”Embaixatriz” (cartão de visita) da sua empresa. Você vai querer causar uma boa impressão – isso também requer se vestir direito.
  • Pergunte-se: “Por quantos dias ficarei no meu destino?”
  • Saiba qual é a estação do ano na região aonde você vai - isso determina a quantidade e o tipo de roupa; pesquise o tempo no destino. Atenção: quando fizer muito calor, você deve se preparar para avião e ambientes com ar condicionado forte.
  • Leve em consideração o tipo de encontro (profissional, social) e lazer.
  • Leve as roupascorretas – a escolha irá influenciar, diretamente, a maneira que as pessoas o enxergam e o que pensam ao seu respeito.
  • Leve roupas neutras, sóbrias e cortes clássicos; opte por peças que combinem entre si - isso ajuda a criar um visual diferente, a cada dia, mesmo usando as mesmas peças principais; um ou dois looks mais sofisticados (que combinam entre si!) para eventuais jantares ou compromissos noturnos.
  • Dê preferência para peças com tecidos que não amassem facilmente (viscose, raion, acetato, poliéster, acrílico e nylon).
  • Para o paletó, escolha cores neutras, que permitam combinações fáceis.
  • Leve sapatos confortáveis - impecáveis – você vai andar muito e as pessoas olham o sapato.
  • O que levar para uma viagem a negócio?
  • Para a maior parte das viagens, tudo o que você precisa é uma bagagem de mão e bolsa.
  • Bagagem de mão (de cabine) – para colocar jogo de roupa - até o seu terno cabe (desde que você saiba dobrá-lo com cuidado), sapatos, nécessaire (exceto itens proibidos), medicamentos, livro e o que mais couber.
  • Bolsa de mão ou mochila de ombro - para colocar os itens mais úteis:
Passaporte, RG, carteira, tickets, agenda (programação e contatos), pasta de trabalho, celular, smartphone, lap top, tablet , carregador, livro, almofada de pescoço, tapa olhos (para evitar clareza no avião), etc.
  • Opte por malas de tamanho pequeno - se possível, utilize um modelo com divisória, para separar peças profissionais de sociais e privadas.
  • Você se importa em despachar bagagem? - cômodo, mas precisa esperar a bagagem chegar na esteira de bagagens. Você tem esse tempo, quando chegar no seu destino?
  • É comum “empacotar” muito mais do que o necessário e esquecer alguma coisa essencial.
  • Elétricos/Eletrônicos – para carregador de celular, barbeador, secador, etc. leve adaptador de voltagem (muitos países usam 220 Volts) e plugs múltiplos (EUA e Europa usam tomadas diferentes).
  • Leitura
    • Livro para ler no avião e nas horas vagas – sugestão: livros sobre cultura do país visitado
    • Dicionário e/ou livreto com expressões básicas no idioma local
  • Atenção
    • Utensílios, como cortador de unha, lixa ou tesoura não podem ser levados na bagagem de mão.
    • É proibido levar líquidos, perfumes, shampoo e cremes, na bagagem de mão.
  • Gadgets - para longas viagens, é importante manter seu celular, smartphone, tablet carregados – seja para entretenimento, seja para emergência.
  • Quando possível, evite o check-in - se você não vai viajar por muitos dias, não precisa levar uma mala grande; você pode levar uma bagagem de cabine e fazer o check-in, antecipadamente, online,via celular.
  • Evite despachar bagagem - a regra é simples: quanto menos bagagem tiver, melhor; ficar arrastando uma bagagem pesada é penoso.
  • Quando despachar uma bagagem for inevitável, certifique-se de que, em sua mala de mão, haja uma troca de roupa; o extravio de bagagem é bem comum.

DURANTE A VIAGEM

  • Assim que você chegar - pendure suas roupas. Se estiverem muito amassadas, pendure as roupas no banheiro e tome um banho bem quente; o vapor não vai desamassar 100%, mas você vai se surpreender com a diferença.
  • Pontualidade - confirme o agendamento para evitar mal entendidos. Faça uma ligação cordial, lembre que está a caminho e gostaria apenas de confirmar o compromisso. Saia sempre com antecedência, pois nunca se sabe os imprevistos que podem acontecer no caminho.
  • Exercite suas habilidades de papo informal – você vai encontrar pessoas importantes, com os quais você precisa se socializar.
  • Não beba demais – melhoroptar por uma cerveja do que se embriagar e passar mal.
  • Controle despesas
    • Mantenha uma planilha, incluindo todas as despesas da viagem para evitar imprevistos ou abusar dos gastos, durante sua estadia.
    • Cuidado com a armadilha do frigobar e do serviço de quarto; evite usar a linha telefônica do hotel; evite trocar moeda, no aeroporto ou no hotel; guarde recibos (inclusive de taxi): as empresas costumam reembolsar contra recibo, mesmo que você tenha recebido um cartão de crédito corporativo, vales ou vouchers; sempre solicite notas fiscais ou recibos, anote neles, a que se refere a despesa (hotel, transporte, refeição, etc.)
    • Não gaste muito para comer - procure um lugar com preços razoáveis. Restaurantes cinco estrelas são para entreter clientes.
  • Comida típica da região é interessante, para conhecer um pouquinho da cultura e gastronomia local, mas melhor deixar para experimentar, no último dia, para evitar qualquer tipo de transtorno digestivo.
  • Aproveite o tempo - se houver tempo na sua programação, aproveite para conhecer novas culturas, novos locais, novas pessoas; misture se com o dia a dia local.
  • Segurança – cuidado com colares, pulseiras e demais bijuterias, na rua – você não pode convidar para ser assaltado!
  • Pratique um pouco de Yoga – 10 a 15 minutos de manhã, para acordar melhor – 10 a 15 minutos, à noite, para dormir melhor.

APÓS A VIAGEM

  • Fazendo as malas – cuidado: além das coisas que nós levamos, costumamos voltar com diversos itens novos, como material profissional, lembranças, presentes. Verifique com a sua companhia aérea qual o limite de peso que pode despachar, para evitar pagamento adicional, por excesso de bagagem.
  • Não se esqueça de levar lembrancinhas para seus colegas e sua família.
  • O mais importante: retorne com resultados!
    • No voo de volta (ou ainda no hotel), faça seu relatório (de volta à sua mesa, você corre o risco de ser atropelado com o acumulado) - já num formato de plano de ação, listando assunto, decisão, ação, responsável, prazo. Você precisa fazer acontecer o que prometeu; já defina o seu time!
    • Dica: para não esquecer ou evitar mistura de assuntos, faça resumos diários dos seus encontros.
    • Faça um relato pessoal para seu superior e sua equipe.
    • Destaque resultados: você vai querer que a viagem seja apenas a última antes da próxima.
  • Faça uma pequena análise do seu aprendizado (cultura, etiqueta, conduta) – você vai querer fazer carreira.
  • Envie e-mail de agradecimento aos seus contatos.

CURIOSIDADES

  • Ao chegar no aeroporto de La Paz – 4.000 m de altitude – tome um chá de coca, já no aeroporto; com isso, vai evitar uma tremenda dor de cabeça (devido à diferença de altitude). Mesmo assim, comece os seus compromissos, com ritmo moderado; evite comida forte, no jantar.
  • Ao viajar para a Colômbia ou ao deixar este país, tome cuidado com sua bagagem: evite colocação de cocaína por um terceiro; se acontecer, você será preso.
  • Ao viajar para o Oriente Médio, não visite um país árabe com carimbo de Israel; você será preso. Se visitou Israel, leve um segundo passaporte.
  • Ao viajar para a Arábia Saudita, não leve bebida alcoólica e revista de mulher; você vai ser preso por isso.

Boa viagem neste mundo fascinante de negócios internacionais-interculturais!

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