Teste antes de comprar algum sistema e, se puder, não pague

Sistemas gratuitos ou de código aberto que ajudam a profissionalizar a gestão do negócio

O título pode parecer aqueles tirados de histórias de como o brasileiro dá o seu “jeitinho” de conseguir as coisas. Porém, não é!

Tenho passado por uma experiência incrível neste ano, que é a de empreender em um sonho: o de abrir a própria empresa. Para muitos, este ano está sendo o período de arriscar um pouco mais para concretizar a tão sonhada independência financeira e empresarial. E isto não significa ganhar mais e trabalhar menos, mas isto pode dar assunto para outro artigo no futuro.

Tendo este objetivo em mente, que era o de empreender em algo próprio, me deparei com inúmeras dúvidas, que iam de burocráticas e legais a tecnológicas. A partir de então, comecei a tomar nota de programas que puderam facilitar a minha empreitada que, assim como o de centenas ou milhares, diga-se de passagem, esta só começando.

Alguns destes sistemas são gratuitos, porém outros permitem usá-los por um período, normalmente o popular Free Trial 30 days. Isto não lhe impede de APRENDER. Os softwares freemium podem lhe dar uma experiência das funcionalidades ou entendimento que outros podem não ter. Por isto teste, use muito durante todo o tempo experimental e defina o seu tipo de usabilidade. Somente assim terá um parâmetro para saber se um gratuito, pago ou customizado poderá lhe atender as necessidades.

Eu, particularmente, dou preferência aos gratuitos, de código livre, pois como todo novo empreendedor formado na escola de administração de empresas, sabe que planejar os custos pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. Alguns de código livre permitem uma customização mais avançada, mas isto vai depender do nível de conhecimento do usuário para fazer as alterações.

Existem muitas listas de sistemas de gestão, isto é verdade, e o Google nos ajuda a refinar as pesquisas sobre o que queremos para o nosso negócio. Porém as vezes o tempo gasto entre, pesquisar, ler, assimilar aplicações, baixar, instalar, configurar, testar e chegar à conclusão de que não serve para a nossa empresa, pode acabar tirando o estímulo de organizar ou melhorar os processos. Eu passei e ainda passo por isto, e procuro ler muito antes de qualquer ação, para ter um termômetro de como aquela solução X, Y ou Z pode me atender, se é que poderá.

Guardadas as proporções e características de cada empresa e segmento, procurei dividir alguns dos softwares que tive boas experiências em 4 grandes áreas da gestão de negócios: Administração, Comercial, Gestão de Pessoas e Produtividade.

Comecemos pelo princípio de todo projeto: o PLANEJAMENTO. Planeje tudo e preferencialmente de forma pessimista, pois algumas vezes isto pode ocorrer. Se souber aplicar Gerenciamento de Riscos, melhor ainda. Por via das dúvidas, projete o cenário entre o normal e pessimista para evitar que seu sonho desande na primeira intempérie. Isto vai além de um sistema, é óbvio, porém alguns não sabem projetar no futuro o funcionamento de um negócio. Vamos aos sistemas!

Administração – Plano de Negócios: Sebrae 3.0 (clique aqui) > Ótima ferramenta para planejamento de negócios. Apresenta todos os passos fundamentais para a elaboração de uma empresa. O usuário não vai escapar de ter que revisar teorias de administração, custos, finanças e contabilidade. Porém fornece um documento completo para dar segurança nos primeiros passos. Sem custo / Instalação local.

Administração – Finanças: MarketUP (clique aqui) > Outra grande ferramenta gratuita de gestão que é recomendada pelo Sebrae. Vem com muitos recursos de dar inveja a muito sistema grande. O básico, como contas a pagar, receber, faturamento, estoques, compras e vendas já faz do MarketUP um sistema diferenciado para gerir o seu negócio. As possibilidades são muitas com os demais recursos, todos disponíveis e sem restrições. Sem custo / Sistema web.

Gestão de Pessoas – OrangeHRM (clique aqui) > Mais do que fazer a gestão do negócio, nos dias de hoje gerir o capital humano é tão importante quanto observar a produtividade de um ativo imobilizado. O OrangeHRM permite fazer a gestão de funcionário, como recrutamento e seleção, dados cadastrais, evoluções salariais, período de experiência, período de férias. Muito bom para montar e acompanhar avaliações de desempenho. Sem custo / Instalação local.

Comercial – Site e e-mails: Hostgator (clique aqui) > Dentre as ferramentas no mercado, considero a mais completa. Permite registrar um domínio, criar e gerenciar um número ilimitado de contas de e-mail, disco virtual, além de ter algumas opções gratuitas de temas para construir um bom site. Acabei optando por usar o construtor Weebly, disponível no Hostgator, que confere ao site um formato responsivo e com melhor acabamento. O hostgator não é gratuito, porém um registro de domínio lhe custará R$30,00 por ANO e o plano básico (Plano P) para hospedagem de site custará R$ 9,90 por MÊS. Custa pouco / Sistema web.

Comercial – CRM: VTiger (clique aqui) > Sem me estender muito no conceito, um sistema de CRM permite gerenciar o relacionamento com clientes, indo da prospecção, proposta até o contrato. Obviamente que faz os demais controles, como leads, contatos, contas, relatórios e funis. Perfeito para gerenciar metas de vendas, visitas, propostas, etc. O Hostgator, citado anteriormente, possui no seu painel de controle a opção Quickinstall, que permite a instalação e configuração no local de hospedagem do seu site. Caso contrário, terá que usar um aplicativo similar ao xampp para configurar seu CRM em seu computador ou servidor. Possui app para smartphone e tablet. Sem custo / Instalação local ou web.

Comercial – Mail Marketing: MailChimp (clique aqui) > O MailChimp é uma poderosa ferramenta de gestão de mail marketing, pois permite o acompanhamento de quem abriu ou não o e-mail, quantas vezes foi visto e em que links cada destinatário clicou. Ideal para acompanhar nível de interesse da sua lista. Permite integração com inúmeros CRM’s, inclusive o Vtiger (é necessário instalar um plugin no vtiger). De qualquer forma, o MailChimp é uma daquelas ferramentas intuitivas e fáceis de usar. A configuração segue o caminho normal: ajustes iniciais do perfil de utilizador> Importação de uma lista de contatos > Criação de um template (e-mail modelo) > Montagem de uma campanha e ENVIO! Os resultados são obtidos e mostrados na sessão “report” do programa. Sem custo para até 2.000 contatos / Sistema web.

Produtividade – Gestão de Projetos: Libreplan (clique aqui) > Até pouco tempo, uma das melhores ferramentas livres de controle de projetos, era o dotproject, pois permitia uma série de alertas muito interessantes para os envolvidos de uma tarefa. Na minha opinião, é claro. Porém a ferramenta esta muito desatualizada e carece de melhorias. Então, busquei outra alternativa mais recente: Libreplan. É uma boa opção para quem quer algo mais do que um diagrama de gantt. Gerencia um projeto, com suas tarefas, escopos, recursos, prazos, comunicações, custos e demais acompanhamentos. Sem custo / Instalação local ou web.

Produtividade – Controle de Produção: Freedom (clique aqui) > Este sistema possui todos os outros citados anteriormente, e de forma integrada, podendo ser utilizado perfeitamente como um ERP. Porém, requer muita disciplina para entender, configurar e tirar o melhor proveito. Como eu particularmente não gostei dos outros módulos, saliento aqui as funcionalidades para planejamento e controle da produção. Vale a pena utilizar a ferramenta. Sem custo / Instalação local.

Reconheço que existem muitas ferramentas tão boas quanto as citadas, mas tudo na vida é uma questão de gosto. O entendimento para eu sair usando foi muito rápido e alguns sites possuem tutoriais bem completos.

O melhor dos mundos seria o gestor possuir uma ferramenta toda integrada, que pudesse lançar alguns dados de uma única vez, facilitando assim a manutenção das informações. Porém tudo tem um custo, e estas soluções, como SAP, Oracle, TOTVS, Microsoft, na média, são caras para o novo empreendedor. Sendo assim, dedique um tempo em estudar como transformar dados em informações, pois só assim teremos um mercado competitivo, seja você um profissional autônomo ou um diretor de empresa com algum capital humano.

Não querer gastar na compra de um sistema, envolve análise e tempo, muito tempo. Então aproveite o seu para ser produtivo e assertivo nas decisões da sua empresa com base em informações e não em suposições.

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