Sistemas – Fuja da síndrome do 'Sou Pequeno´

Ninguém é pequeno demais para deter um controle competente das operações da empresa.
Se uma dona de casa resolve vender sorvetes para ajudar nas finanças domésticas - sem nos aprofundar em questões de planejamento ou viabilidade do pequeno negócio, podemos enfatizar o seguinte: Compras – Ela compras frutas, formas, embalagem, suco em pó, etc (Matéria-Prima) Produção – Executa os sucos, cremes, enche as forminhas e coloca-as no freezer Custos – Define o preço (de acordo com a quantidade de sorvetes que foram produzidos por litro) Marketing – Negocia com as docerias do bairro a venda em consignação e pendura uma placa em seu portão divulgando os sabores e o preço Vendas e Expedição – Atende ás crianças no portão, anota os pedidos das docerias, entrega os sorvetes solicitados, recebendo os pagamentos. Estoques – Verifica a necessidade de compra dos materiais, de acordo com o disponível e a intenção de venda do dia seguinte (sabores que mais vendem). Financeiro – Contabiliza os valores das vendas e os reserva parte para pagamento da matéria-prima necessária para o dia seguinte, reservando parte do lucro para compra ou pagamento de algum outro bem que a família necessite. Análise – De acordo com o resultados obtidos, vai continuar ou não com o negócio, quem sabe até aumentando a produção.

Neste pequeno exemplo é possível demonstrar o quanto uma empresa, por menor que seja, têm seus setores intensamente relacionados e presentes a cada tarefa ou etapa do processo de atendimento ao Cliente. Não importa o número de funcionários, ou se o próprio sócio do negócio realiza as tarefas. A cada momento, a cada ação, esta pessoa estará exercendo sua função administrativa ligada àquele setor. No entanto me deparo com micro-empresários que insistem em classificar a empresa como "pequena" confundindo o porte da mesma com as operações administrativas. Não há que se ter um setor de compras, com gerentes e assistentes para que uma compra seja realizada. Se o sócio-proprietário realiza os pagamentos da empresa via Bankline, está atuando como homem de Contas a Pagar e movimentando o Caixa, baixando os títulos e creditando os fornecedores. A “empresa” (não se limitando á empresas oficialmente constituídas) existe em cada ambiente em que um negócio seja realizado, independentemente do porte da mesma ou do volume financeiro envolvido; logo, requer cuidados de controle, administração, apontamentos, análise, foco no negócio. Sem qualquer intenção de complicar a vida de nossa dona de casa vendedora de sorvetes, o sucesso da mesma vai depender da atenção que for dada a cada setor, á cada operação de sua virtual empresa. Portanto, se há um negócio, há uma empresa. Havendo uma empresa, deverá haver controle sobre suas operações. Simples que sejam, mas necessários. A determinação da necessidade implantação de um Sistema de Informação, vai depender do volume de operações que são realizadas e do quanto o apontamento manual dessas atividades estão sugando o tempo de seus executores, impedindo que as tarefas gerenciais sejam realizadas. Quando é necessário um Sistema de Informação? Quando o sócio-gerente-faz-tudo perceber que perde tempo emitindo uma Nota Fiscal manualmente ou apontando nas planilhas de Contas a Pagar e Receber. Que dedicar um dia todo para cálculo das comissões de vendedores é improdutivo. Quando faltar matéria-prima por falta de apontamento de saída de material. Quando implantar um Sistema? No dia da abertura da empresa. Isso, para quem não quiser "ser pequeno" a vida toda.
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