Reuniões - para que servem mesmo?

Não tenho dúvidas de que você que está lendo já foi a uma reunião e saiu de lá sem saber para o que foi chamado, ou sentiu que seu tempo foi perdido... Há um hábito comum na maioria das empresas de marcar reuniões em cima de reuniões, ás vezes você passa mais tempo do dia em reunião do que de fato executando seus projetos e funções. As reuniões são importantíssimas através delas há a oportunidade de se comunicar com diversas áreas, descobrir novas maneiras de executar algo, pensar em inovações, desenvolver novos produtos, avaliar o atendimento, planejar os rumos da empresa, negociar pedidos, fazer parcerias, e tantas outras, mas tudo isso cai em descrédito quando somos convocados para reuniões sem foco, reuniões intermináveis, reuniões que os egos falam mais alto.

E o hábito que geralmente empresas de cultura brasileira possuem: todos chegam atrasados, e parece bonito chegar atrasado, como se a pessoa que chegou depois estivesse ocupada, e todos que cumpriram o horário fossem desocupados, aonde já se viu isso? Horário é horário, já vi diversas vezes gente que enrolava o dia inteiro, tinha uma reunião as 15h00 dava 15h10 ainda estava em frente ao computador fazendo cera para parecer ocupado, depois chegava na reunião ainda fazendo teatro como se fosse o mais ocupado de todos. Presenciando tudo isso ficam minhas sugestões para esse assunto:

  • Marque reuniões que realmente sejam necessárias;

  • Convide pessoas chaves, que estiverem diretamente ligadas ao assunto que será discutido, ou pessoas estratégicas que podem contribuir com ideias, sugestões, ou pontos de vistas que agreguem;

  • Consulte sempre que possível a agenda dos convidados antes, para não ocorrer surpresas, desculpas, ou impactar nas atividades dos mesmos;

  • Se marcou as 9h00 comece a reunião as 9h00 e não volte o assunto para quem chegar atrasado, crie a cultura do respeito aos horários e aos outros participantes, pessoas eficazes chegam ás reuniões no mínimo 5 minutos antes, ou avisam antecipadamente caso precisem se atrasar, e se ocorrer um imprevisto a responsabilidade fica para ela se nortear ao longo da mesma;

  • Deixe bem claro o objetivo da reunião, se discussões que não estejam ligadas ao mesmo começarem educadamente peça o foco e retome o assunto, não dispenda o tempo das pessoas interessadas a assuntos paralelos;

  • Quem marca a reunião precisa ter pra si a responsabilidade de garantir que a mesma seja objetiva, que todos participantes se expressem, sempre haverão os que falam mais e os inibidos, se alguém não se manifestar peça a opinião dele, evite uma reunião tendenciosa ao estilo dos mais falantes;

  • Utilize a ferramenta 5W2H, é bem pratica e garante mais organização as atividades propostas;

  • Reserve um tempo não muito longo para não ficar repetitiva e cansativa, e não ocorrer dispersão.

Se passos como esses forem praticados podem ter certeza que terão reuniões mais produtivas e focadas nos resultados, sempre que marcá-las pergunte qual o objetivo e o resultado esperado, se essa não estiver ligada a nada que agregue a empresa não marque, hoje o tempo é mais precioso que nunca, não desperdice com falações desnecessárias que não são reuniões!

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