QUALIDADE: QUESTÃO VITAL AOS ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA

Dentro de um escritório de advocacia, de qualquer porte, a busca por fazer melhor, por fazer mais rápido, por satisfazer ou exceder padrões de excelência deve ser objeto da pauta diária do trabalho. Seguramente, a qualidade, seja ela técnica, jurídica ou administrativa, do ambiente de trabalho, do relacionamento entre as pessoas (internas e externas), é um tema de funda-mental importância dentro de um escritório de advocacia. Quando se fala de Qualidade no mundo da gestão, os conceitos variam de acordo com sua abordagem: O conceito de Qualidade relaciona-se mais enfaticamente à satisfação do cliente ou à melhor eficiência e eficácia no relacionamento com o cliente. Já o conceito de Qualidade Total expan-de a necessidade de se ter eficácia e eficiência no relacionamento de todos os elementos que compõem o modelo da organização inserida em um contexto mais amplo. A Gestão pela Qualidade Total é uma filosofia, uma forma de pensar e trabalhar, que se pre-ocupa com o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes. É um modo de admi-nistrar em que todos estão comprometidos com a melhoria contínua da parte do trabalho que lhes diz respeito. Para o guru da qualidade japonesa, Kaoru Ishikawa, a qualidade é uma revo-lução da própria filosofia administrativa, exigindo uma mudança de mentalidade de todos os integrantes da organização, principalmente da alta cúpula. Para viabilizar a implantação da Gestão pela Qualidade Total dentro de qualquer organização, existem ferramentas estruturadas, com a finalidade de atingir patamares altos de eficiência e eficácia no ambiente de trabalho, proporcionar melhoria no processo produtivo e na relação com os clientes, minimizar os desperdícios, bem como otimizar as atividades. Uma ferramenta bastante útil para implantação em escritórios de advocacia é o Programa 5S (ou cinco sensos), cuja essência é mudar atitudes e comportamentos. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma dispo-sição mental para a prática de um programa onde os resultados são de médio ou longo prazo. Os 5S são: Seiri (Senso de Seleção); Seiton (Senso de Ordenação); Seiso (Senso de Limpe-za); Seiketsu (Senso de Saúde e Padronização); e Shitsuke (Senso de Auto-Disciplina). O Senso de Seleção consiste basicamente de eliminar aquilo que é desnecessário do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implantando o programa. Para isso é preciso definir claramente o que é necessário e o que é desnecessário. O que for desnecessário deve-rá ser descartado. Os resultados da aplicação do Senso de Seleção podem ser sentidos em ganho de espaço, maior segurança, facilidade de limpeza e manutenção, melhor controle de estoque, redução de custos, disposição mental para a Qualidade. Após esta fase, vem o Senso de Ordenação, que significa organizar o que sobrou da seleção, determinando um local adequado para cada item, de modo que ao necessitar dele não seja necessário perder tempo procurando. Os resultados da aplicação do Senso de Ordenação se refletem numa melhor disposição de móveis e equipamentos, redução de desperdícios, princi-palmente de tempo, aproveitamento do espaço que sobrou. O Senso de Limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se à limpeza do ambi-ente físico. Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambi-ente onde impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo. O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado e, portanto, sau-dável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando boas condições de trabalho em equipe. Ambiente agradável e saudável, Melhor resultado do trabalho, Melhoria do relacionamento interpessoal e, por conseguinte, do trabalho em equipe, Melhor conservação de móveis, equipamentos e ferramentas, Redução de desperdícios, são alguns resultados da apli-cação do Senso de Limpeza. O Senso de Saúde e Padronização significa manter em estado de limpeza que, no contexto dos 5S, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal e tudo o que possa causar uma impressão de limpeza. A padroniza-ção busca então manter os três Ss anteriores (seleção, ordenação e limpeza) de forma contí-nua. Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos colaboradores. Os benefícios do Sen-so de Auto-Disciplina podem ser resumidos em: maior inter-relação entre as pessoas, criativi-dade expandida, cumprimento das normas e procedimentos, conscientização dos valores éti-cos e morais, melhor desenvolvimento profissional. O hábito se cria quando todas as pessoas entendem, colaboram, praticam e se sentem bem deixando o ambiente agradável, quando não mais precisam de normas ou cobranças alheias. A implantação do Programa 5S gera resultados tangíveis e intangíveis, como por exemplo, redução das contas de água e energia elétrica, retorno com a redução do absenteísmo (gerado por faltas por motivos médicos e outros afastamentos), retorno com a economia em itens de escritório e serviços gerais, redução de sobressalentes e material de consumo, retorno com o aumento da produtividade (em cerca de 20%). Então, o que você está esperando?
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