Prejuízos ao ignorar e-mails

Você acha que não responder e-mails não está te prejudicando. Engano seu!!! Dê uma olhada no texto e veja como você pode mudar de atitude rapidamente.

Tenho certeza que irá gerar polêmica, mas acredito de fundamental reflexão. Atualmente os profissionais nadam em e-mails durante a semana, consumindo cerca de 30% de uma semana de trabalho. Mas isto não é a pior parte. Muitas vezes nos sentimos escravos da Caixa de Entrada e esquecemos que do outro lado existem seres humanos.

Pense na última vez que você enviou um e-mail importante e não obteve uma resposta. Sua primeira reação foi, provavelmente, "Ele deve estar ocupado". Depois de alguns dias, você se pergunta, "Será que ele recebeu meu e-mail?" Poucos dias depois, "O que eu fiz de errado?" Então, invariavelmente, "Poxa, nem para responder meu e-mail, que droga!!!".

Nos últimos anos, tornou-se mais e mais "aceitável" não responder prontamente a e-mails, ou pior, não responder a todos os e-mails. Entendo, estamos todos ocupados. Mas isso não é desculpa para mau comportamento. O tempo de resposta é uma sugestão não-verbal que diz muito sobre quem somos, para melhor ou para pior.

Há razões prudentes para não responder um e-mail. Pessoas realmente muito ocupadas desejam responder os e-mails, mas não conseguem. Visualizam as mensagens, planejam responde-las, mas se esquecem. Principalmente as pessoas com funções importantes dentro de uma organização.

Mas se você acha que não responder um e-mail não está te prejudicando, tenho que lhe dizer que está enganado. As pessoas que levam semanas para responder a um e-mail, ou simplesmente não respondem a todos, possuem comportamentos mais negativos e são vistos como menos credibilidade do que as pessoas que são mais responsivas. Simplificando, se você não responder, as pessoas não vão confiar em você. Quando eles não confiam em você, eles não irão respeitá-lo. E quando eles não respeitam você, eles nunca mais vão associá-lo a credibilidade. Muitas pessoas vão levar para o lado pessoal se você ignorar ostensivamente seus e-mails. Eles irão se perguntar: "Será que eu não importo o suficiente para justificar uma resposta?".

O que proponho? 6 ações para mudar este comportamento:

  1. Priorize as respostas - Capacidade de resposta começa com a mentalidade certa. Aceitar a realidade de que o seu tempo de resposta expressa seu caráter. Para chegar à frente na vida, você não pode ignorar e-mails. Com certeza, ao final, as pessoas ficarão surpreendidas com a sua mudança de postura.

  2. Seja organizado - Mesmo que você seja uma pessoa gentil e atenciosa, ter atualmente 2.000 mensagens em sua caixa de entrada vai com certeza deixar pessoas penduradas todos os dias. É impossível ser sensível sem um sistema de gestão do seu e-mail e do seu tempo. Foque numa Caixa de Entrada zerada e para isto, busque algum sistema que te auxilie neste processo.

  3. Escolha o momento certo - Ser sensível é importante, mas você tem que encontrar um equilíbrio para que não se transforme em um escravo do seu e-mail. Escolha o momento certo do dia para fazer esta atividade. Tente responder ao seus e-mails dentro de um a dois dias. Mas se isso é muito agressivo, comece com uma meta de três dias.

  4. Avise do recebimento do e-mail - Todo mundo está ocupado, mas não há nenhuma desculpa para, pelo menos, não reconhecer uma mensagem. Leva cinco segundos. Se você enviar uma resposta do tipo: "Recebi o seu e-mail. Eu estou ocupado esta semana, mas irei responder assim que eu puder " provavelmente a maioria das pessoas irão entender. Você vai ganhar o respeito e o tempo das pessoas.

  5. Fale "não" quando for preciso - Se alguém lhe pede algo que você não pode ou não quer, basta dizer-lhes. Acreditando que "nenhuma resposta é o novo não", esta ação é passiva, agressiva e rude. Mesmo que um estranho lhe envie um e-mail, faça uma cortesia profissional dando lhe uma resposta, "Muito obrigado pelo seu contato. Eu sinto muito por não poder te ajudá-lo.". Irá demorar menos de 15 segundos. A maioria de nós pode lidar com a rejeição. O que não podemos é lidar com o não saber.

  6. Peça desculpas se perdeu o timing - Ninguém é perfeito, e todos nós apagamos um e-mail de vez em quando. Se isso acontecer, confesse: "Por favor, me perdoe por ter demorado tanto tempo para responder." Não crie desculpas, apenas se redima e siga em frente. Afinal, você é apenas humano, e contanto que você não faça disso um hábito, você vai manter seu respeito perante a sociedade.

Acima de tudo, nunca se esqueça de que há um ser humano na outra extremidade de cada e-mail. Essa pessoa tem seus próprios prazos, inseguranças e stress. Assim como você, provavelmente eles estão fazendo o melhor que podem.

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