Por CFOs precisam se preocupar com Contabilidade?

Alguma coisas são tão obvias para darem errado em processos manuais de validação de contas e saldos para transações para fins de conformidade. Será que seus sistemas irão pegá-los?

A Securities and Exchange Commission está em uma missão - projeção para os casos de fraude contábil. Pela primeira vez desde 2007, ações de fiscalização da SEC contra empresas acusadas de terem adulterado em seus livros valores maiores que o ano anterior, tiveram um aumento de 46% em 99 ações de fiscalização.

Ações de execução deste ano podem ser ainda maiores, dada a liberação dos primeiros casos de uma nova força-tarefa da SEC encarregada de desentocar os relatórios financeiros de má conduta. Se for pego dentro de mira da comissão, as sanções são severas - dezenas de milhões de dólares em penalidades mais a ignomínia de revelações públicas sobre as perspectivas de negócios.

Um caso em questão é um erro de contabilidade em um REIT (fundo de investimento imobiliario) bem conhecido que forçou a renúncia no último ano do CFO da empresa, um vazamento de 35 milhões dólares de salário anual de seu desligamento.

O erro causado ao REIT fez exagerar nos fundos ajustes de operações, um erro de cálculo que supostamente foi identificado, mas não corrigidos. A irregularidade contábil chamou a atenção da SEC, que iniciou uma investigação, a destruir a ações da empresa de capital aberto e manchando sua reputação.

Erros transparentes

O que é interessante no exemplo acima é que as alegadas irregularidades do REIT não poderiam ter ocorrido se o erro de contabilidade fosse transparente para mais pessoas além do CFO, que claramente caiu sobre sua espada. Enquanto automação não pode impedir a possibilidade de maus atores que cometem fraude financeira, pode dar a gerência sênior mais visibilidade sobre o que está acontecendo na contabilidade - detecção de erros antes de explodir em um escândalo público.

O erro humano sendo o que é, algo certo para dar errado no processo manual de validação de contas e saldos para transacções para fins de conformidade. Quando um erro ocorre, os financeiros devem corrigi-los manualmente. Infelizmente, na atual guerra por talentos, as empresas estão cada vez mais incapaz de recrutar financistas qualificados, um dos "dez trabalhos mais difíceis de preencher" no últimos três inquéritos anuais escassez de talentos do Grupo Manpower. Consequentemente, a equipe atual é pressionada a fazer mais à medida que executar as tarefas miríade necessários para fechar os livros.

CFOs precisam se preocupar mais com contabilidade - seus contadores , mas por outro motivo. Confiada à etes o desempenho estratégico de negócios, eles precisam de dados de alta qualidade para desenvolver previsões mais precisas, e saber quando é melhor para aproveitar oportunidades de mercado e evitar os riscos do negócio. E se apenas contadores não estiverem presos nas trincheiras das somas manuais dos números para ajudarem nessas metas.

Enquanto automação não pode impedir a possibilidade de maus atores que cometem fraude financeira, pode dar ao CFO mais visibilidade sobre o que está acontecendo na contabilidade - detecção de erros antes de explodir em um escândalo público.

Embora sistemas de ERP possibilitem processar parte maciva da contabilidade, eles não automatizar todos os processos de fechamento financeiro. Muitas tarefas ainda esão sendo preenchidas manualmente - planilhas de cálculo. Um sistema de ERP irá verificar se a contas a pagar e o sub-ledger estão em conformidade com o contas a pagar em equilíbrio da contabilidade geral. Ele também irá verificar se o inventário no sub-ledger concorda com o inventário de contabilidade geral e estão equilíbrio. Quando eles vêm mais para cima, encurtando a quebra da vilzibilidade, estará validando esses saldos para fins de conformidade.

Para conseguir isso, os financistas devem analisar manualmente centenas, se não milhares de folhas de cálculo multi-linha item por linha, uma tarefa desgastante que é altamente propensa a erros. As mesmas planilhas estão em uso por várias pessoas, adição e exclusão de todos os detalhes que o tempo avança. Acompanhando esses fluxos de trabalho através de um negócio global cria problemas de controle de versão e questões preocupantes sobre a integridade dos dados.

Aqui está um cenário muito comum. Digamos que uma organização de grande porte, multinacional produz uma contabilidade geral compreendendo 100.000 contas patrimoniais. Enquanto seu sistema de ERP pode computar essas contas em um total, ele não fornece o nível granular de detalhe necessário para validar os números subjacentes para um fim preciso. Os contadores da empresa tem que avaliar dezenas de milhares de folhas de cálculo, um esforço contestado pelas diferentes maneiras que esses documentos foram criados e usados ​​em toda a empresa, para não mencionar as muitas contas que foram adicionados e excluídos pelos vários indivíduos que deixaram nenhuma marca.

Outro processo de fechamento realizado manualmente por contabilistas é a reconciliação de operações intercompanhias. Em organizações globais, várias entidades produzir milhares de transações em uma ampla gama de moedas sujeitas a diferentes tratamentos fiscais. Muitas vezes, essas entidades têm diversos sistemas e processos de reconciliação e de liquidação diferentes, especialmente se a empresa tem vários sistemas de ERP.

Estas várias complicações criam o risco de assentamentos de transações desconexas e out-of-balanço dos materiais posições às demonstrações financeiras da organização - definitivamente não é a melhor maneira de evitar a possibilidade de irregularidades contábeis.

A redução da carga de trabalho

Automatizando as tarefas de contabilidade e outros como lançamentos contábeis e análises de variância retira a pressão contabilistas e amplia visibilidade dos processos de contabilidade no sentido de fechar os livros. Isso faz sentido abundante por três razões - CFOs querem visibilidade imediata do desempenho da empresa; controladores querem melhorar o controle sobre a conformidade e relatórios; e contabilistas desejam fornecer serviços de valor agregado aos CFOs - fazendo o sentido dos números em vez de simplesmente adicionando-los.

Com menos talentosos contabilistas para servir todas as empresas, vamos reduzir a carga de trabalho para aqueles que servem. E com a SEC aumentando sua detecção de fraudes contábeis por meio de um programa de computador chamado de "RoboCop", vamos assegurar que nada cai por terra.

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