PLANEJAMENTO 2005

Mais um ano se foi. Mais um ano está chegando. E com a virada, novos sonhos, novas idéias, novos planos e novos projetos começam a preencher nossos pensamentos. Se olharmos para trás, nos outros anos também foi assim. E eu te pergunto: Todos os sonhos, idéias, planos e projetos que você teve no início dos anos passados foram atingidos? Conseguiu realizar tudo aquilo que se propôs? Se você respondeu não a essas perguntas, pode ser que a causa de não ter chegado lá tenha sido a falta de um planejamento. Isso vale tanto para os projetos pessoais, como para os projetos profissionais. O planejamento é o meio mais eficiente de promovermos o encontro das oportunidades que o mundo oferece, com os recursos e capacidades que uma pessoa ou uma organização possu-em. Como diz Peter Drucker, O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas as im-plicações futuras de decisões presentes. Para realizar o planejamento estratégico do seu escritório de advocacia, será preciso caminhar alguns passos. O primeiro passo é discutir sobre os rumos da advocacia. Reúna os sócios do escritório e pro-mova uma discussão saudável sobre: Como será o setor nos próximos anos? Em que merca-dos vamos competir? Que serviços vamos oferecer? Que valor vamos oferecer aos clientes? Que vantagens a longo prazo teremos? Quais serão o porte e a lucratividade do nosso escritó-rio? O segundo passo é definir a Visão do escritório. Ou seja, é preciso identificar a posição ou situ-ação onde o escritório pretende se situar num futuro de três a cinco anos. Algumas dicas: es-queça que você é, eventualmente, o número 1; não seja prático; comece por seus clientes; não trate os clientes melhor do que trataria qualquer outra pessoa; tempere com muito sonho. O terceiro passo é definir a Missão do escritório, estabelecendo as ações a serem tomadas para que se consiga alcançar a Visão. A Missão é a razão de ser do escritório. Responda a seguinte pergunta: Para que o nosso escritório existe hoje?. Algumas dicas: faz o que? (qual o nosso negócio?); para quem? (quem é o nosso cliente?); onde? (base, prioridade, estratégia de segmentação); como? (desafio, diferencial); com que finalidade? (grupos de interesse). O quarto passo será identificar os Valores do escritório. Eles mantêm todos em uma organiza-ção no curso certo, caminhando na mesma direção. Quando ocorrer o inesperado, se estará preparado para reagir rápida e decisivamente, baseado numa clara compreensão do que real-mente importa. O quinto passo é diagnosticar o ambiente interno e externo do escritório. Internamente, será preciso identificar os pontos fortes e fracos, ou seja, as variáveis controláveis que podem criar condições favoráveis ou não à atividade do escritório. Externamente, será preciso identificar as oportunidades e ameaças, ou seja, as variáveis não controláveis que também podem criar con-dições favoráveis ou não à sua atividade. Analisando a situação atual do ambiente interno e externo do escritório, e traçando uma rela-ção entre eles, poderão ocorrer quatro situações: quando uma oportunidade encontra um con-junto de pontos fortes, servirá de alavanca para novos negócios; quando uma ameaça torna o escritório mais vulnerável em razão dos pontos fracos, temos um problema; quando uma opor-tunidade não pode ser aproveitada em razão dos pontos fracos, temos uma restrição e o escri-tório não consegue crescer; e quando existe uma ameaça à vista, mas os pontos fortes podem amenizá-la, temos uma situação de vulnerabilidade. O sexto passo, após todos os dados e informações importantes para a tomada de decisões já estarem sobre a mesa, será traçar os objetivos estratégicos, que são os resultados quantitati-vos e/ou qualitativos que o escritório precisa alcançar em prazo determinado, no contexto do seu ambiente, para cumprir sua Missão. Eles estabelecem a direção e priorização das ativida-des, sob as perspectivas: financeira, dos clientes, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. Sob a perspectiva financeira: crescimento da receita, redução de custos, aumento da produtivi-dade, estratégias sobre honorários, redução das despesas operacionais. Sob a perspectiva dos clientes: participação no mercado, retenção, captação, satisfação e lucratividade de clientes. Sob a perspectiva dos processos internos: tempo de entrega, eficácia do ciclo de produção, taxas de defeito, custos de produção, desperdício. Sob a perspectiva do aprendizado e cresci-mento: satisfação, retenção / turnover, produtividade, absenteísmo, sugestões apresentadas, reconhecimento pela realização de bons trabalhos. O sétimo passo será reduzir os objetivos estratégicos em metas estratégicas, que permitirão uma melhor distribuição de tarefas e um melhor acompanhamento de resultados parciais. O oitavo passo será construir um Plano de Ação orientado para resultados, com a priorização dos objetivos e metas estratégicas, e a definição clara do que vai ser feito, por que vai ser feito, por quem vai ser feito, onde será feito, pra quando será feito, e quanto custará para ser feito. Dicas: defina o resultado esperado; estime a data de conclusão; estabeleça marcos-chave de 90 dias; defina as ações necessárias para cada marco de 90 dias; determine as ações imedia-tas (plano de 5 dias). O nono passo é por o plano em execução e controlá-lo. Ao executar, faça pequenos avanços em circunstâncias controladas para poder atribuir melhorias (ou falhas) às mudanças planeja-das na atividade. Estude os resultados: O resultado desejado ocorreu? Se não ocorreu, por quê? O décimo passo é agir para padronizar o processo que produziu o resultado desejado ou, na eventualidade do resultado ter sido deferente do que era desejado, use a experiência como entrada para novas tentativas na melhoria do seu plano. Feliz Ano Novo!! Que os seus sonhos se concretizem!!

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    Lara Selem

    Lara Selem

    Advogada, Consultora em Gestão de Serviços Jurídicos, Sócia da Selem, Bertozzi & Consultores Associados, Mestre em Administração de Empresas (Executive MBA) pela Baldwin-Wallace College (Berea, OH, EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP). Articulista da Revista Jurídica Consulex. Autora dos livros Estratégia na Advocacia (Ed. Juruá, 2003), Gestão Judiciária Estratégica (ESMARN, 2004), A Reinvenção da Advocacia (Forense/Fundo de Cultura, no prelo).
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