Pauta evita que reunião seja improdutiva

O dia-a-dia corrido de uma empresa faz com que a otimização do tempo seja cada vez mais necessária para possibilitar a discussão de assuntos pertinentes às questões operacionais e gerenciais. Por este motivo, as reuniões entre os gestores, impreteríveis em qualquer organização, para que se tornem produtivas e alcancem os objetivos com clareza. Segundo consultores organizacionais, é cada vez mais comum que os lideres se preocupem em preparar uma pauta lógica e concisa antes de se reunirem com os setores responsáveis. Preparar uma agende clara com os tópicos que serão tratados durante uma reunião, é o primeiro passo para um bom planejamento. Também é necessário definir o horário de inicio e de termino da discussão e que os assuntos sejam comunicados com antecedência a todos os envolvidos, para que se preparem adequadamente. O tempo de tratamento de cada tópico deve ser delimitado pelo coordenador da reunião, função que precisa ser rotativa para que todos se acostumem com a disciplina. Esse coordenador é o responsável por dar a palavra, não permitir discussões paralelas e, principalmente, impedir que o assunto em pauta seja desviado para tópicos não previstos. O ideal é escolher um dia da semana para fazer as reuniões com o setor, normalmente o melhor dia é a sexta-feira, para discutir os problemas e apresentar soluções, em encontros que durem no máximo uma hora. Antes de se reunirem, deve ser feita uma pré-pauta, a qual é enviada com antecedência, via e-mail, aos que irão participar, para que tomem conhecimento do que será discutido. É fundamental este conhecimento prévio, para que todos se preparem e cheguem com as idéias e sugestões elaboradas. Para uma reunião eficiente, prazo e soluções rápidas são fundamentais. A freqüência de reuniões em uma empresa não segue regras. Todas são muito importantes, desde que o seu uso seja restrito ao realmente necessário. Reuniões em demasia também pode ser prejudicial retardando as decisões, por isso um caminho médio deve ser encontrado. O IDEAL É TER PELO MENOS UMA REUNIÃO POR MÊS Existem reuniões que são inadiáveis e que precisam ocorrer com freqüência, principalmente se for de apresentação de resultados ou de integração. O rápido desenvolvimento de uma reunião pode ser quebrado quando há conflito de opiniões. Quando isso acontece, a decisão deve ser adiada para melhor estudo, evitando desagrados e extensão do tempo da reunião. O gerenciamento das divergências deve ser feito pela pessoa-chave do setor em questão, com ajuda dos demais. Não há formula para evitar o conflito, mas, para minimizá-lo, é preciso que cada um opine, ordenadamente e sem fugir do assunto. A UTILIZAÇÃO DO MEIO VIRTUAL DEVE SER MODERADA A utilização dos meios virtuais para manifestação de idéias e consensos também se tornou uma pratica comum nas empresas, muitas vezes, substitui uma reunião. Ainda assim, o contato entre as pessoas não deixou de ser fundamental. A internet é um meio complementar e não deve substituir as reuniões presenciais. Antes do advento do e-mail, as reuniões eram, e precisam ser, mais informativas, o que fazia com que durassem muito tempo. Hoje, essas reuniões se tornaram mais construtivas, onde a tônica é discutir a evolução dos processos e os próximos passos de uma empresa. Estar frente a frente facilita o entendimento e a troca de informações. Paz e muito sucesso!
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