Para ser mais produtivo na crise

Cinco passos para ser uma pessoa mais eficiente, em um ano turbulento

Mais uma vez aproveito este espaço, para escrever sobre produtividade, sobre crise e de como você pode se tornar uma pessoa mais eficiente e ajudar a sua empresa, seja empreendedor ou colaborador a atravessar um ano difícil de muita turbulência e desafios, dito pelos especialistas políticos e econômicos. A economia está em retração, muitos tiveram quedas nas vendas, e por isso os consumidores estão refazendo seus orçamentos e diminuindo seus gastos, e com isso o ganho de produtividade será o diferencial para todas as pessoas.

Por mais que as empresas, venham com o jargão de fazer mais com menos, não bastará que os colaboradores trabalhem mais, em menos tempo ou gastando menos insumos, será necessário que também o empresário seja mais produtivo. Será importante saber as prioridades da empresa, administrar melhor o tempo, equilibrar a agenda, evitando as distrações tecnológicas que hoje consomem um tempo razoável das pessoas. Por isso tudo, abaixo relato cinco ações para ajudar a atingir as suas metas neste seu novo ano, e que venho escrevendo e conversando com pessoas no sentido de ajudá-las a melhorar sua produtividade.

  1. Organização da agenda - Para esta primeira ação, é importante que a pessoa seja disciplinada e que realmente reconheça que tem problema neste item, e para isso está disposta a mudar. É importante ser organizado também, para criar um método de trabalho para organizar sua agenda. A agenda se divide em ano, meses, semanas e dias. No início de ano, você deve fazer um planejamento macro, com suas metas, desejos e sonhos a serem atingidos, como pretende realizar e enquanto tempo. Depois, vem estabelecendo as etapas através dos meses e as ações nas semanas, até chegar na semana seguinte a que está, e assim revisa a semana que vem, sempre ao final da semana corrente. Priorize e foque no que é importante no planejamento desta semana e deste mês e venha ajustando, conforme ocorrer algum sobressalto. Se possível estabeleça projetos, com cronograma e resultados a serem atingidos a cada etapa e sempre deixe margem para cuidar dos imprevistos. Isso sempre pode acontecer e é importante ter a gestão dos riscos.
  2. Fuja das distrações - Hoje a mesma tecnologia que ajuda, agiliza e ganha tempo, pode, se mal utilizada, fazer você perder tempo. Seus dispositivos móveis são uma arma para se aproximar das pessoas que deseja, seja da equipe que lidera, como dos clientes, se você é um empreendedor. Mas estes mesmos dispositivos podem ser um parque de diversões de distrações, acarretando a perda de sua produtividade e de sua equipe. Mais uma vez, venho recorrer a disciplina, se tiver, você poderá conviver bem com as tecnologias, do contrário será uma âncora nos seus pés. Grupos de Whatapp, redes sociais de uma forma geral, estabeleça um horário para dar uma revisada, comente e interaja com o que é relevante para o seu dia, e as demais bobagens deixe para o horário de lazer, no almoço, se estiver sozinho ou no final do dia, quando chegar em casa, sem que atrapalhe sua convivência com a família. O importante é estabelecer seu limite e os horários que acontecerão, e isso serve também para leitura de emails, sempre definindo o que é importante, urgente e grave. Defina uma classificação de leitura de emails, por exemplo de clientes, da sua equipe que precise de um ok seu para dar continuidade ao processo, os demais, em outro horário que requeira mais tempo de resposta.
  3. Delegar tarefas é importante - Importante definir, claramente as funções dos processos que está envolvido, seja líder de equipe ou dono do seu próprio negócio. Definindo, você estabelece o que você pode e deve passar para outras pessoas realizarem e entregarem no prazo acertado entre vocês. Certamente para isso as pessoas tem que ser capacitadas para desempenhar tais funções e você deve confiar na capacidade da pessoa, depois de estabelecer um processo ou garanta que ela está preparada para executar o papel a ela definido. Normalmente os líderes tem a função mais estratégica e os colaboradores as operacionais, e os processos estabelecidos e os treinamentos realizados, garantem que as tarefas podem ser acompanhadas dentro das etapas definidas. O líder não pode esquecer que este processo, deve estabelecer o tempo em que terá o seu acompanhamento para garantir a plena satisfação na entrega da tarefas, por isso o cronograma deve estabelecer estes encontros sistemáticos para controle e evitar assim surpresas desagradáveis somente ao final da tarefa.
  4. Não realize reuniões sem objetivo claro - Em determinados momentos de minha vida corporativa, tinha mais de duas reuniões por dia, o que ao final de semana tinha realizado de 10 a 15 reuniões, totalizando mais de 50% do meu tempo neste período, o que é um absurdo de improdutividade, e se analisar os assuntos e o resultado de cada uma delas, chegaremos a conclusão que quase 90% desses encontros poderiam ser de outra forma. Eram reuniões periódicas marcadas por mim ou pela equipe, reuniões com clientes, com fornecedores, marcadas pelo RH, etc. Impossível alguém ser produtivo com esta quantidade de reunião e com o tempo para cada uma delas.Para utilizar melhor o tempo, é preciso estabelecer critérios para os encontros. As reuniões devem ter sentido que definam e justifiquem porque você está nela, com qual objetivo espera alcançar ao final do encontro e por quanto tempo será necessário para isso. Reunião deve ter sempre pauta, ser informada antecipadamente aos participantes, que devem ser escolhidos com critérios de pessoas que efetivamente irão contribuir com a mesma, ou que serão designados para tarefas que serão definidas neste encontro. As reuniões devem ser marcadas com antecedência para que todos possam se planejar e contribuir com maestria no encontro e na convocação, já pode ir definido o que se espera de cada um, e assim o participante já se prepare e também já leve material para antecipar, possíveis decisões. Reunião de trabalho é para tomada de decisão e não para se lavar roupa suja.
  5. Equilíbrio na vida, é tudo - Você por mais que trabalhe, é importante ter o seu tempo e o tempo para a sua família, isso é importante, porque reoxigena e lhe dá mais gás para prosseguir nos desafios profissionais. Evite misturar as coisas, evite estar no trabalho e resolver coisas de casa e vice-versa. Esteja integral nos momentos que estiver vivenciando. Estar com sua cabeça boa e integral no trabalho, vai ajudar a ter bom desempenho, consequentemente, ser produtivo, assim como curtir seu momento com família, filhos é delicioso, assim como faz bem para a sua saúde física e mental.

Portanto reflita sobre isso, mas para tudo acima funcionar, é importante você ter a consciência de sua produtividade hoje, na sua rotina, ter a vontade de melhorá-la, neste momento de crise e de que seu diferencial de produtividade é importante e você estar harmônico nos ambientes que vive, o fará orquestrar melhor o seu dia e sua vida.

Boa sorte e até a próximo encontro.

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