O perigo nos aplicativos gratuitos de NFe

Está precisando imprimir um DANFe? Está precisando validar o status de uma NFe? Está precisando do arquivo XML da NFe? O CTe veio rasurado e precisa do DACTe? Veio ao lugar certo… ou não!

Ao procurar ajuda no Google certamente vai se deparar com algumas ferramentas gratuitas, esse post foi feito para alertar você. O que podemos dizer a respeito disso é: Tome mais cuidado com a informação.

Famosas redes sociais como Facebook, LinkedIn e outras tantas foram criadas apoiadas no gratuito. Afinal de contas, a não ser que você seja um anunciante, certamente não gastou um centavo para usar a rede e trocar informações com seus amigos e familiares.

A ideia das redes sociais (e sua gratuidade) se espalhou e se tornou popular entre aplicativos que prestam um serviço grátis, mas como sabemos: “não há cafezinho de graça”. Isso não deve ser tratado como uma verdade absoluta que se aplica a 100% dos casos, mas a finalidade de um aplicativo gratuito é angariar dados que as pessoas colocam de graça em troca de um serviço e depois usá-los de outras formas. Como dizem os especialistas em Marketing, se você não paga nada por um produto ou serviço, isto significa que você é o produto que está sendo comercializado. Ou melhor, estão sendo comercializadas as informações que você disponibilizou por sua própria conta – e risco.

Veja alguns fatores que devem ser avaliados antes de usar a uma ferramenta online gratuita de NFe ou DANFe:

As informações contidas nos arquivos (XML e DANFe) são MUITO importantes

Estamos tratando aqui de NFe, Danfe e XML, esses arquivos são recheados de informações sobre sua empresa. Ao esmiuçar um arquivo desses é possível identificar, por exemplo, o endereço de origem e destino, valor da transação, prazo de pagamento, quantidade comprada, descrição dos impostos e tudo isso estruturado e organizado, pronto pra ser usado como o fornecedor do aplicativo quiser.

Consulte aplicativos oferecidos por empresas renomadas no ramo de NFe

Com a popularização da internet e a democratização de conhecimento, não é loucura imaginar que o aplicativo gratuito que você usa para imprimir o DANFe e consultar o status da NFe foi feito por um adolescente de 16 anos que vende as informações disponibilizadas por você da sua empresa para corporações que se interessam por seus dados, visando melhorar a sua oferta de produtos. Se ficar só nisso, o máximo que pode acontecer é que começarão a chegar malas diretas vindas de empresas que você nunca viu. Mas e se quem compra os seus dados for seu concorrente?

A busca por um aplicativo desse tipo é sintoma de algo errado

Todas as empresas são obrigadas por lei a guardar 100% dos arquivos fiscais emitidos e recebidos (XML de NFe ou CTe e o DANFe ou DACTe) e isso só é feito por uma ferramenta que faz esse trabalho por você. É humanamente impossível garantir essa atividade sem uma ferramenta que automatize o processo. A SEFAZ até disponibiliza um aplicativo que consulta as notas fiscais faturadas contra seu CNPJ, mas ela não resolve o problema da guarda, ou seja, você ainda será o responsável por armazenar e manter esses arquivos pelo prazo de – pelo menos – 6 anos. Você deve se perguntar: “E o que acontece se eu não guardar?” Respondemos: Caso sua empresa venha a sofrer uma fiscalização e você não consiga apresentar os arquivos XML ou DANFe solicitados o Fisco aplicará uma multa proporcional aos arquivos faltantes.

Download em lote do XML ou DANFe sem usar o certificado digital não existe

Os manuais técnicos disponibilizados pela SEFAZ deixam bem claro que o uso do certificado digital é imprescindível para realizar consultas automática de status e download de arquivo XML. Quando você se depara com um serviço que promete entregar o arquivo XML apenas com a chave da NFe, sem que você informe seu certificado digital, duvide, há algo obscuro.

Conclusão

Depois de ter ciência dos fatos e dos riscos envolvidos, não significa que não pode ser tirado proveito das ferramentas gratuitas, muito pelo contrário. Se elas estão disponíveis, podem ser utilizadas. Mas fica a ressalva para que sempre sejam avaliados os fatores que destacamos aqui, mas não deixe conhecer os benefícios de usar uma solução de gestão de documentos eletrônicos.

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