O óbvio é fazer: o tempo enquanto aliado na execução de tarefas

Alguns não consideram tempo como recurso, mas duas características me fizeram classificá-lo como tal: é escasso e requer gerenciamento. O texto apresenta as etapas básicas do GTD e como ele pretende auxiliar na realização de tarefas

Recurso. Essa palavra carregada de sentido para gestores parece negligenciada em nossa vida pessoal. Digo isso por estar vivendo uma experiência recente: há aproximadamente oito meses venho tentando me organizar para escrever um artigo. Ainda não possuía um tema; só queria escrever… Não me impressiona se você se perguntar “Oito meses para um texto?”. Pois é… O fato é que eu não “conseguia achar” ou “não tinha” um recurso importante: tempo. Se esse problema também afeta você, espero que este texto o ajude.

Alguns não consideram tempo como recurso, mas duas características me fizeram classificá-lo como tal: é escasso e requer gerenciamento. Ele precisa ser melhor aproveitado, pois é uma torneira sempre aberta que não sabemos quando cessará. Apesar de um pouco abstrato, foi como passei a encará-lo. Eu queria ser mais preciso no uso do MEU TEMPO.

Assim como “escrever textos”, tenho diversas intenções mapeadas e documentadas. Assim como no ambiente de trabalho, muitas (a maioria?) das intenções mapeadas estão “engavetadas”. Simplesmente não andam, pois não passam de planos ou intenções. Por me incomodar muito com isso, fundi a concepção de que tempo é um recurso limitado a alguns princípios de qualidade: controlar e medir para gerenciar. Pronto! Com essa percepção, a capacidade de executar em relação ao tempo passa a ser chave! Assim, fica mais simples identificar as coisas certas a fazer (eficácia) da maneira certa (eficiência) para aproveitar esse recurso. Parece óbvio, mas adianto que ainda chegarei a algo mais óbvio...

Pesquisando sobre produtividade, tive a felicidade de encontrar excelentes referências no blog da Thais Godinho (vidaorganizada.com). Aprofundei um pouco em uma que ainda não conhecia: o GTD (Getting Things Done, de David Allen). Achei o tema MUITO proveitoso para me tirar da “zona de (des)conforto”: “sei o que quero fazer, mas não sei por onde começar”. Aí sim chegamos ao óbvio: o óbvio é fazer!

Parece, mas não é tão simples assim. Requer disciplina e uso de alguns conceitos importantes para funcionarem na complexidade dos diversos papéis que exercemos diariamente. O tempo é (e sempre foi) o mesmo para todos. A torneira sempre esteve ligada na mesma vazão… Para todas as pessoas e em todas as fases de suas vidas! A dificuldade reside em selecionar e focar no que realmente deve ser feito. Ou seja, organizar-se para fazer! As demandas e necessidades é que são diferentes ao longo da vida (não o tempo em si). Daí a necessidade de o tempo ser gerenciado.

“Não ter tempo” não deve ser visto como uma desculpa para não fazer algo que se queria fazer (culpando a “falta de tempo”). Deve ser encarado como uma postura intencional para reagir àquilo que não será feito deliberadamente, por opção. Diariamente, diversas decisões sobre o que fazer são tomadas. Usar o próprio tempo é uma delas. Assim, dentre vários conceitos importantes do GTD, destaco e pontuo as suas cinco fases (gerenciamento horizontal das coisas que demandam nossa atenção): coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

Coletar. Principal etapa da mudança de cultura, orienta a captar tudo o que demanda alguma atenção, limpando a cabeça para se focar na execução.
Processar. Identificar essas coisas. Responder a perguntas do tipo “o que é isso?” e “o que fazer para ser executada?”.

Organizar. Basicamente consiste em deixar as informações captadas disponíveis para reflexão (“quando fazer?”, “em qual contexto?”, “qual a prioridade?”).

Revisar. Elemento importantíssimo dos processos de gerenciamento, a revisão é a garantia de que os itens relevantes estão captados, processados e organizados. Ou seja, estão na fila para serem executados.

Fazer. É o pôr a mão na massa!

Ficou curioso? Gaste seu tempo pesquisando mais sobre o tema… Logo perceberá que está fazendo um ótimo investimento!

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