Nota fiscal eletrônica - guia básico de implantação

A nota fiscal eletrônica vêm sendo implantada gradualmente em todo o país, e em breve será obrigatória a todos os setores que utilizam as notas nos modelos 1/ 1A (usadas nas transações entre pessoas jurídicas). Se a sua empresa ainda não implantou, confira neste artigo algumas dicas.

A nota fiscal eletrônica vêm sendo implantada gradualmente em todo o país, e em breve será obrigatória a todos os setores que utilizam as notas nos modelos 1/ 1A (usadas nas transações entre pessoas jurídicas).

Se a sua empresa ainda não implantou, confira abaixo algumas dicas.


Como saber se meu estabelecimento é obrigado a implantar a NFE?

O primeiro passo é saber se a sua empresa será obrigada a implantar a NFE e qual o prazo de implantação. Para isso consulte o site abaixo e verifique se o CNAE da sua empresa está na lista e qual o prazo de implantação:

http://info.fazenda.sp.gov.br/NXT/gateway.dll/legislacao_tributaria/portaria_cat/pcat1622008.htm?f=templates&fn=default.htm&vid=sefaz_tributaria:vtribut

* O CNAE pode ser encontrado no seu cartão de CNPJ.

Estando sua empresa obrigada a implantar é importante estar atento aos prazos. O prazo mencionado pela Fazenda é a data em que o sistema deve estar pronto e funcionando. Por isso faça um planejamento de como será a implantação com antecedência, para que sua empresa possa se adaptar ao sistema e realizar os testes e treinamentos necessários antes do prazo final.


Certificado digital - o que é e como obter?

O segundo passo é obter um certificado digital. Explicando da forma mais simples possível, o certificado é um dispositivo necessário para "assinar" as notas enviadas, ou seja, para garantir que é sua empresa que está realizando o envio da nota garantindo a validade jurídica.

Sua empresa deverá optar entre dois tipos de certificado:

A1 = é mais barato, porém tem validade de 1 ano e fica instalado em 1 computador

A3 = tem validade de 3 anos e fica instalado em um token ou cartão magnético

Abaixo a relação de autoridades certificadoras que fornecem o certificado digital:

http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp

Definição da forma de geração e emissão da nota fiscal

Para emitir a nota fiscal eletrônica sua empresa NÃO precisa comprar nenhum software específico. O governo disponibiliza gratuitamente o software para confecção e envio da nota. Entretanto para as empresas que já utilizam softwares de gestão pode ser interessante a aquisição do módulo de NFE, uma vez que não precisarão cadastrar novamente todos os clientes, transportadoras, produtos e serviços para emitir as notas.


Aprendendo e testando o sistema

Já com o certificado em mãos, para começar a aprender como usar o sistema sua empresa deve acessar a página do SEFAZ de seu estado e realizar o cadastro no ambiente de TESTES. Mas atenção, credenciando-se no ambiente de testes a sua empresa terá 90 dias para entrar no sistema de emissão real, chamado de ambiente de PRODUÇÃO.

Após o credenciamento faça o download do software de testes:

http://www.emissornfehom.fazenda.sp.gov.br/

Neste software sua empresa pode fazer diversas simulações de emissão e envio de notas fiscais sem validade jurídica. É uma ferramenta extremamente útil para aprendizado e treinamento.

Implantação definitiva

Após os testes, quando chegar a data obrigatória para o seu setor ou quando sua empresa desejar implantar definitivamente, acesse novamente a página do SEFAZ de seu estado e mude seu credenciamento para PRODUÇÃO.

Página para o download do software de produção:

http://www.emissornfe.fazenda.sp.gov.br/


Orientações básicas sobre o software gratuito de emissão de nota fiscal eletrônica

O software possui uma interface simples, adequada a usuários já acostumados com sistemas de gestão.

O primeiro passo para utilizar o sotware é realizar o cadastro de emitente (sua empresa). Além de dados básicos, nesta tela é possível inserir seu logotipo para sair na página impressa.

Em seguida acesse as telas de CADASTROS e faça o cadastro de seus clientes, da transportadora e dos produtos. Observe que na parte inferior de cada tela existe um botão INCLUIR.

A tela de produtos é a que exige o maior número de informações, pois nesta entrão os impostos relativos ao seu sistema tributário. Em caso de dúvidas consulte seu contador.

Basicamente a emissão de uma nota segue estes passos:

1) Entrar em notas fiscais – emitir nova nota.

2) Preencher a natureza da operação, selecione se é nf de entrada ou saída e a forma de pagamento.

3) Na guia DESTINATÁRIO, se o cliente já foi pré-cadastrado, clique em PESQUISAR. Selecione na lista e clique em carregar. É possível nesta tela incluir um endereço de entrega e cobrança diferente, assinalando um dos campos LOCAL RETIRADA ENTREGA – ENDEREÇO.

4) Vá para a guia PRODUTOS E SERVIÇOS. Clique em incluir. Ao lado da descrição tem um botão PESQUISAR, para selecionar os produtos já cadastrados. Selecionar o produto e clicar em CARREGAR.

5) Preencher o NCM, o CFOP, unidade comercial e tributária (unid, pçs, mts), quantidade, valor unitário (comercial, tributário), frete se tiver e valor total bruto.

6) Na guia TRIBUTOS cadastre ou selecione os impostos relativos a esta operação.

7) Na guia TRANSPORTE, selecionar a modalidade do frete. Se a transportadora já foi cadastrada clique em pesquisar ao lado do campo de CNPJ. Selecionar e clicar em CARREGAR. Na guia Volumes preencha com a quantidade, espécie, peso, marca e no nº do lacre. Aperte incluir e dê OK.

8) Na guia COBRANÇA – insira os dados relativos ao faturamento/ cobrança da operação.

9) Na guia INFORMAÇÕES ADICIONAIS:

Informações de interesse do contribuinte/ Informações de interesse do fisco

Ao terminar a emissão da nota, aperte o botão SALVAR. Depois clique em VALIDAR. Se tiver erros o sistema vai avisar onde tem que ser corrigido. Volte para a edição da nota e faça as correções necessárias.

Se ele confirmar que a nota está validada, clique em transmitir. Certifique-se de que seu certificado digital está conectado e instalado em seu computador e coloque a senha do certificado digital.

Após a transmissão o software habilita o campo IMPRIMIR DANFE. A DANFE (DOCUMENTO AUXILIAR DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA) é o documento que deve acompanhar a mercadoria quando estiver sendo transportada. Também pode ser utilizado dentro da empresa para controle de contas a receber e de outros processos administrativos. Imprima o número de vias que julgar necessárias em um sulfite comum.

O último passo é EXPORTAR o arquivo XML. Escolha um local/ pasta em seu computador para gravar estes arquivos e certifique-se de fazer backups periodicamente. Este arquivo XML tem que ser enviado para o destinatário da nota fiscal e deverá ficar armazenado em sua empresa pelo prazo decadencial.

Página de orientações com vídeos ilustrativos

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/emissor.aspx


* Obs.: este manual visa apenas fornecer uma orientação básica de implantação, entretanto o processo poderá variar de empesa para empresa, em função do porte, opção tributária e alterações no software do SEFAZ.

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    Karina Miras

    Karina Miras

    Administradora da empresa S&E Instrumentos, fabricante nacional de medidores e controladores para automação industrial/ Diretora do DEMPI CIESP SUL (Departamento das Micro e Pequenas Indústrias) e conselheira da FIESP Depar Sul (Sesi/ Senai)

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