Negociações virtuais: o e-mail serve como prova no processo judicial?

Atualmente, no dia a dia das empresas, tornou-se comum a negociação e celebração de contratos serem desenvolvidas e realizadas eletronicamente, sem a presença física dos contratantes, mediante e-mails trocados entre os interessados

Atualmente, no dia a dia das empresas, tornou-se comum a negociação e celebração de contratos serem desenvolvidas e realizadas eletronicamente, sem a presença física dos contratantes, mediante e-mails trocados entre os interessados. E isso ocorre no meio empresarial nos mais variados contratos, em especial para aquisição de bens e contratação de serviços (principalmente na fase de negociações), independentemente de sua complexidade ou valor envolvido.

Justifica-se tal afirmação em razão de, atualmente, as empresas (e também pessoas físicas) priorizarem a comunicação mediante troca e-mails, não só internamente entre as áreas da empresa, mas, especialmente, com clientes e fornecedores, com o objetivo de documentar informações e de se resguardarem em eventual questionamento extrajudicial ou judicial, tornando-se, assim, esse um dos principais elementos de prova utilizados no cotidiano.

Nesse contexto é que passou a ser realmente relevante a pergunta: a simples cópia de um e-mail impresso pode ser utilizada como prova segura e eficaz em um processo judicial? A resposta é parcialmente positiva.

Isso porque, a eficácia probatória de um e-mail em processo judicial, dependerá da utilização dos mecanismos tecnológicos empregados durante sua elaboração, como, por exemplo, a assinatura digital.

Na prática, ocorre o inverso, ou seja, geralmente a parte litigante anexa no processo judicial apenas um simples e-mail impresso como prova de seus direitos. Nesse caso, para fins processuais, tal procedimento servirá apenas como um elemento de prova (as chances de êxito no processo poderão ser menores, conforme o caso) e não como uma prova documental propriamente dita, por exemplo, produzida de acordo com os requisitos legais exigidos (origem, autenticidade, veracidade e formalidade).

Deste modo, pelo emprego de mecanismos tecnológicos busca-se avaliar o grau de segurança e de certeza que se pode ter quanto ao conteúdo exposto no ato realizado, especialmente quanto à sua autenticidade (utilização de meio que permite a certeza da identificação de autoria do e-mail/conteúdo) e à sua integridade (emprego de mecanismo que permite garantir a inalterabilidade do seu conteúdo), sendo certo que um e-mail assinado digitalmente, que poderá ser realizado por meio de um certificado digital, é meio eficaz para promover essa segurança.

Com esse ciclo completo, o e-mail, juntado em determinado processo judicial, com assinatura digital e eletrônica válida, terá 100% de garantia de autenticidade quanto ao seu conteúdo.

Por outro lado, destacamos alguns exemplos de documentos eletrônicos com regramento específico na legislação brasileira, por exemplo: (i) cópias simples de extratos digitais de banco de dados (públicos e privados) terão idêntico valor probante do documento original, se conter a assinatura eletrônica em sua origem (artigo 365, V, do Código de Processo Civil); (ii) a Lei Federal nº 11.419/2006, que instituiu o processo judicial eletrônico, prevê que os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida naquela lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais. Os extratos digitais e os documentos digitalizados produzidos pelas partes no processo têm a mesma força probatória dos originais, salvo a alegação motivada e fundamentada de adulteração realizada no momento da produção da prova, consubstanciada em adulteração antes ou durante o processo de digitalização (artigo 11, parágrafo 1º, da mencionada Lei); (iii) a prática de atos processuais (exemplo: a assinatura digital das partes na procuração - artigo 38, parágrafo único, CPC - e a dos magistrados em decisões do processo - artigo 164, parágrafo único, CPC); (iv) os documentos digitalizados, armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente passam a ter o mesmo reconhecimento legal que os em papel (Lei nº 12.682/2012), desde que sejam produzidos mediante assinatura com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil).

Há decisões dos Tribunais Brasileiros no sentido de aceitarem (em determinadas situações concretas) o e-mail (sem a utilização de uma assinatura digital válida, por exemplo) como documento comprobatório de determinado evento.

Vale ressaltar, contudo, que a legislação atual (Código de Processo Civil) admite a possibilidade da parte contrária que se sentir “prejudicada” com o documento juntado nos autos (cuja medida judicial exata dependerá de análise do caso concreto): (i) promover incidente de falsidade com o objetivo específico de declaração de autenticidade ou falsidade de determinado documento (ou e-mail) relevante para o julgamento da causa ou (ii) promover ação própria anulatória com o objetivo de anulação do ato jurídico (por exemplo, se o negócio jurídico que o documento representa é simulado ou foi realizado por erro, dolo ou coação).

Nesse cenário, na impossibilidade de ser utilizada uma assinatura digital, com o objetivo de garantir maior força probatória de negociações, contratações e informações confidenciais estabelecidas por meio de e-mails (algo comum atualmente nas empresas), é importante: (i) uma prévia análise do conteúdo do e-mail pelas áreas internas da empresa envolvidas no assunto abordado antes de seu envio para destinatários externos, por exemplo; e (ii) um alinhamento entre as áreas internas envolvidas (em especial sobre os aspectos comerciais, concorrenciais, técnicos, operacionais e jurídicos abordados em determinada negociação e contrato).

O objetivo é evitar que informações/conteúdos declarados nos e-mails não comprometam os interesses da empresa e especialmente não infrinjam Leis e Contratos (prevendo inúmeras responsabilidades e obrigações em curso). Cumprindo esses requisitos, os direitos da empresa terão maior proteção, seja extrajudicialmente (para que uma notificação extrajudicial surta seus reais efeitos a fim de tornar mais eficaz uma futura estratégia ou ação judicial a serem eventualmente tomadas) ou judicialmente (para maiores chances de êxito em eventual litigio).

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    Mateus Covolo

    Mateus Covolo

    Mateus Augusto Siqueira Covolo é advogado do escritório De Vivo, Whitaker e Castro Advogados (DVWCA), com atuação em litígios empresariais e cíveis. Bacharel em Direito pela FMU (Faculdades Metropolitanas Unidas). Pós-Graduação “Lato Sensu” (especialização) em Direito Processual Civil pela PUC/SP. Atuação nas áreas preventiva e contenciosa. Experiência na área de advocacia empresarial, com ênfase em Direito Contratual, Comercial e Processual Civil.

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