Não aborreça o Conselho de Administração (Como usar o conselho de maneira eficaz)

Boards, são compostos de pessoas, têm em uma variedade de tamanhos e formas. E não é de surpreender que não haja uma "receita" para o uso eficaz de um Conselho, mas aqui estão algumas idéias e observações.

Tamanho do tabuleiro. Tamanho e a dimamica resultante do grupo vai ditar muito de como você lida com o Conselho. A maioria das empresas privadas empreendedoras que vejo têm placas compostas de 3 a 5 Conselheiros de Administração. Algumas têm conselhos consultivos (por exemplo, um Conselho Consultivo Científico), que são maiores, mas o Conselho legal normalmente não é inferior a 5 em número e raramente é superior a 7. As maiores empresas públicas normalmente têm placas maiores, em parte devido à necessidade de ter comissões especializadas ( por exemplo, o Comitê de Auditoria, Comitê de Remuneração). Tal como acontece com o Congresso, em Boards maiores muito do trabalho importante ocorre nas comissões.

Supondo que você tenha um tamanho administrável no Conselho de Administração, o que você faz com ele? Primeiro, você deve tentar estabelecer uma relação de trabalho com cada Diretor individual. Você deve ter uma "descrição do trabalho" para os Administradores que você escolher. Se você encontrou um Diretor que atenda a descrição específica de função, o resultado será um conjunto de interações em curso tanto fora como dentro da reunião com o Conselho de Administração.

Fora da reunião da Diretoria. No recrutamento de um diretor deveria constar se ele irá ter que trabalhar a nível de atividade e atenção ao Conselho de Administração, tanto em termos do número de reuniões do Conselho que são esperadas e, se a "descrição do trabalho" o inclui nas interações fora da sala do Conselho. Essas interações externas com Administração individuais são a sua oportunidade de obter aconselhamento e assistência individual. Estabelecer um formato que funciona para o Diretor individualmente e para o Conselheiro - um pequeno-almoço semanal, um almoço mensal, duas vezes por semana telefonema, e-mail freqüente, uma partida de tênis seguido por uma meia hora de discussão pela barra-whatever suco funciona.

A reunião da Diretoria. A força do sistema de Conselho de Administração vem da ação coletiva de pessoas experientes e informadas. Daqui resulta o que a Reunião do Conselho tem que ser uma combinação de processos de transferência de informações e resultando tomada de decisão. Reuniões do Conselho raramente duram todo o dia, a menos que algum grande evento está sendo considerada como uma aquisição. Para um plano de Reunião da Diretoria normal com um mínimo de 1 1/2 a 2 horas, mais tipicamente 3 a 4 horas.

Informação. Porque o tempo é limitado, você deve "descarregar", como grande parte do processo de transferência de informações possível para que a Assembleia pode se concentrar mais na tomada de decisões. O "Pacote Board" é o principal método de transferência de informação off-line e deve ser distribuído ao Conselho com tempo suficiente para que os Diretores de sejam capazes de ler e digerir o material, mas não com tanta antecedência que a informação está desatualizada . Plano em obter os materiais para os Administradores cerca de 3 dias antes da Assembleia.

Um pacote típico conterá o seguinte: Uma Agenda, um projecto de ata da última reunião, Relatórios Financeiros com comentário de Gestão, outras informações relevantes. Certifique-se de manter os Administração informado da evolução geral entre, reuniões, por exemplo, os Administradores em listas de imprensa, mailings produtos etc. Pode ser muito irritante para um Diretor para descobrir algo sobre a empresa a partir de uma fonte externa da Companhia.

Quando e onde encontrar. Os Diretores de qualidade que você quer vão ser pessoas muito ocupadas para que você obter em suas agendas. Agendar reuniões com a antecedência sempre que possível. Empresas em fase de crescimento inicial poderão ter Reuniãos do Conselho uma vez por mês. Como a Companhia se torna mais estabelecida o número de reuniões do Conselho tenderá a diminuir para 6 ou 4 por ano, talvez com mais recheio trabalho da comissão as lacunas. As datas das reuniões muitas vezes coincidem com os períodos de relato financeiro (por exemplo, de 15 a 20 dias após o final de um mês ou trimestre) ou os principais eventos da indústria (por exemplo, após a maior feira). Serão necessários reuniões extraordinárias para aprovar financiamentos. A hora do dia para a reunião vai depender se seus diretores são baseadas tudo localmente ou ter de viajar e se você e eles são "morning" ou "tarde" as pessoas. Pense em reuniões matinais, como visitas ao médico pela manhã, funcionam melhor porque as pessoas tendem a ficar atrasados ​​no decorrer do dia. A maioria das reuniões são realizadas em instalações da Companhia isso certifique-se o lugar parece apresentável e que seus povos estão cientes de que os "fatos" vai estar lá.

A agenda. Você terá que experimentar para encontrar a fórmula certa para a própria Assembleia, mas usar uma Agenda para manter as coisas no caminho certo e em movimento. A Agenda típico incluirá: Aprovação dos ulimas minutas dos ultimos encontros, relatório do Presidente resumindo e destacando (não duplicação) desenvolvimentos relatados na Package Board, Operações / Relatório de Marketing, Relatório Financeiro, antigos Negócios e Novos Negócios. O segmento "Relatório de Operações / Marketing" variam de empresa para empresa. Por exemplo, um dos meus clientes de software está trabalhando em seu primeiro lançamento de produto e o Conselho passa boa parte do tempo em engenharia, recursos do produto e problemas de posicionamento de mercado. Outro cliente está enfrentando problemas de fabricação e distribuição de modo que o Conselho tem vindo a concentrar-se nessas questões. Em cada caso, o Conselho ouve relatos de meio de gerentes de nível médio superior, que permite ao Conselho de Administração para obter informações que é relativamente não filtrada pela direcção e mantém os gerentes de nível mais baixo em seus dedos.

O material legal. Certifique-se de permitir tempo suficiente para novos negócios ou a "coisa legal como a aprovação de opções de ações etc. Muitas empresas colocar estes no final da ordem do dia, que pode ser um problema se a reunião está atrasado e as pessoas têm que sair. Alguns Boards gostariam de ver resoluções legais especificamente formulada, neste caso, certifique-se de que tenham sido preparados, enquanto outros vão aprovar artigos em termos gerais, deixando aos advogados para redigir a ata. Eu recomendo resoluções previamente elaborados se as questões envolvidas são complexidade evita confusão quanto ao que se pretendia.

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