Melhores práticas da Gestão da Comunicação no Gerenciamento de Projetos e seus benefícios.

A comunicação eficaz é um componente essencial do gerenciamento e entrega de projetos bem-sucedidos. O trabalho de um gerente de projeto, quase que na sua totalidade, gira em torno da comunicação com a equipe do projeto, o cliente e o gerenciamento executivo. Sem uma comunicação eficaz, as informações vitais podem não ser trocadas de forma efetiva. A falta de comunicação pode atrasar ou proibir a execução ou conclusão de tarefas agendadas. O sucesso do projeto aumenta exponencialmente evitando problemas de comunicação. O presente artigo abordou as melhores práticas da gestão da comunicação no Gerenciamento de Projetos. A ênfase se deu nos benefícios. Na pesquisa foi utilizada a revisão de literatura narrativa descritiva.

Pimentel, Letícia;
Gestão e Gerenciamento de Projetos: Escola Politécnica – Poli, Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), Rio de Janeiro – RJ

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Palavras-chave:
Gerenciamento de Projetos
Gestão da Comunicação
Comunicação do Projeto
Stakeholders


Resumo:
A comunicação eficaz é um componente essencial do gerenciamento e entrega de projetos bem-sucedidos. O trabalho de um gerente de projeto, quase que na sua totalidade, gira em torno da comunicação com a equipe do projeto, o cliente e o gerenciamento executivo. Sem uma comunicação eficaz, as informações vitais podem não ser trocadas de forma efetiva. A falta de comunicação pode atrasar ou proibir a execução ou conclusão de tarefas agendadas. O sucesso do projeto aumenta exponencialmente evitando problemas de comunicação. O presente artigo abordou as melhores práticas da gestão da comunicação no Gerenciamento de Projetos. A ênfase se deu nos benefícios. Na pesquisa foi utilizada a revisão de literatura narrativa descritiva.



1. Introdução


A comunicação do projeto é o intercâmbio de informações específicas do projeto, com ênfase na criação de entendimento entre o emissor e o receptor1. Nessa definição, enfatiza-se um traço importante de uma comunicação eficaz, que é o envolvimento de ambos e o receptor; “o Gerenciamento de Comunicações do Projeto inclui os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição final das informações do projeto de maneira oportuna e apropriada”2.
É necessário entender os elementos-chave do modelo de comunicação para elaborar os elementos-chave da comunicação efetiva do projeto. Na literatura, existem muitos modelos de comunicação, dada a diversidade organizacional e geográfica das equipes de projeto - é importante considerar todos os métodos de comunicação. A tecnologia aprimorada de hoje nos permite comunicar facilmente onde quer que os membros da equipe estejam. Uma estratégia de comunicação deve ser concebida nas fases de planejamento do projeto, portanto, a chave é sua influência no sucesso do projeto2, 3.
Dada a diversidade organizacional e geográfica das equipes de projeto - é importante considerar todos os métodos de comunicação. A tecnologia aprimorada de hoje nos permite comunicar facilmente onde quer que os membros da equipe estejam4. Uma estratégia de comunicação deve ser concebida nas fases de planejamento do projeto, portanto, a chave é sua influência no sucesso do projeto.
Os métodos de comunicação podem ser ativos ou passivos. Os métodos de comunicação Ativos são aqueles usados para comunicar no aqui e agora, por exemplo, o uso de: Reuniões presenciais face-to-face; Videoconferência, reunião - um a um ou grupo; Conferência por telefone; ou conferência pela Web apenas por voz; Webinars, tornando-se cada vez mais popular para a entrega de atividades baseadas em apresentações; Telefone. Apresentações feitas pessoalmente 2-4.
Os métodos de comunicação passivos seriam aqueles que os destinatários podem adotar em seu próprio tempo, por exemplo: Podcast; Web cast; e-mail; quadros de avisos da intranet; Blogs; website; Boletim informativo do projeto - baseado em papel, etc. O gerente do Projeto deve garantir que a mistura de métodos ativos e passivos de comunicação seja usada para complementar um e outro2. Devendo ser considerado como parte da estratégia geral de comunicação do gerenciamento de projetos.
É particularmente importante que as equipes interdepartamentais ou interculturais se certifiquem de que todos os membros da equipe tenham uma clara compreensão do objetivo e das metas. Uma melhor compreensão dos modelos fornece um ponto de partida para os gerentes reformularem os projetos de construção e toda a indústria. Modelos definidos explicitamente fornecem uma base para práticas consistentes de gerenciamento e desenvolvimento de processos. Desta forma, o presente artigo abordou as melhores práticas da gestão da comunicação no gerenciamento de projetos. A ênfase se deu nos benefícios.


2. Metodologia


O presente trabalho foi realizado através do método investigativo, apurando, comparando, constatando, observando, todos os dados pertinentes aos conceitos e teorias na parte de gerenciamento de projetos e gerenciamento da comunicação.
Na confecção da atual pesquisa, foram selecionadas fontes pertinentes ao tema, principalmente artigos e bibliografias ligadas e de autoria de especialistas e profissionais, direcionadas à temática “Melhores práticas da Gestão da Comunicação no Gerenciamento de Projetos e seus benefícios”, utilizando a revisão de literatura narrativa descritiva.
Os artigos publicados em revistas com revisão de publicação até janeiro de 2019 foram selecionados explorando os bancos de dados dos indexadores: Science Direct, Scopus Elsevier e Cochrane Library.
Os documentos foram pesquisados combinando as seguintes palavras-chave em inglês: "communication", "communication process", "Project Management", "Project Management methodology", "Communication management”. E nos descritores na língua portuguesa: gerenciamento de projetos, gerenciamento de comunicação, processos de comunicação.
Foram incluídos os artigos publicados na língua inglesa e portuguesa que continham os termos de pesquisa no título, resumo ou palavras-chave quando disponíveis. Além disso, eles deveriam ser publicados em revistas, para os livros, a data de publicação ficou delimitada a partir 2012 cessando em janeiro de 2019, preferencialmente a última edição revisada. Assim, relatórios, mesas redondas, pôsteres e qualquer fontes não fidedignas foram excluídas.
Não foram incluídas revistas provenientes de publicações de relatórios, revistas comuns (não científicas) ou comerciais. Os registros potencialmente relevantes foram examinados independentemente e dos autores para eliminar duplicatas, erros e garantir a retenção de documentos únicos. Em seguida, de acordo com o método escolhido para a revisão - a análise temática - os documentos foram examinados para divulgar os principais conceitos. Para facilitar o processo de análise de texto completo, cada documento foi examinado usando uma folha de extração de dados.
A folha de extração de dados continha os seguintes itens: título; autor (es); ano de publicação e detalhes do resumo; palavras-chave; Tipo de artigo (teórico e empírico); detalhes significativos sobre cada tipo de artigo (ambiente de saúde, dados de resultados, questões sobre comunicação no gerenciamento de projetos); razões para a exclusão da revisão; e espaço para possíveis comentários e notas.
Um documento contou como excluído se, contrariamente às indicações no título ou no resumo, não abordou o tópico. Além disso, os editoriais e as cartas ao editor foram excluídos da revisão, juntamente com trabalhos voltados para uso educacional. Um processamento gráfico de texto e um programa de planilha eletrônica foram utilizados para coletar e analisar os dados.


3. O valor da comunicação no Gerenciamento de Projetos

Existem várias razões para discutir a comunicação do projeto como uma das áreas mais importantes no gerenciamento de projetos. O trabalho de Mintzberg (1989) inaugura a pesquisa sobre o papel da comunicação na gestão, onde os estudos realizados entre executivos americanos, Mintzberg descobriu que os gerentes gastavam em média 78% de seu tempo de trabalho em comunicação5.
O autor discute os papéis gerenciais interpessoais e informacionais, onde as competências de comunicação são cruciais para o sucesso5. Na literatura sobre gerenciamento de projetos, vários exemplos enfatizando o importante papel das comunicações podem ser encontrados. Kerzer6 postula que a comunicação adequada é vital para o sucesso de um projeto. Pritchard7 pondera que a comunicação é uma pedra angular do gerenciamento eficaz de projetos, e Lester8 afirma que o Gerenciamento de projetos é comunicação, e que a comunicação é o próprio sangue vital do gerenciamento de projetos.
Isto confirma a atitude geral e a posição elevada desta questão na agenda de pesquisa de gestão. Diversos estudos já confirmaram que a comunicação na gestão de projetos contribui para o sucesso do projeto 2. No estudo recente do Project Management Institute 2013 os pesquisadores concluíram que mais da metade do dinheiro em risco em projetos se deve a ou comunicação abaixo do padrão. A comunicação ineficaz foi citada como a principal causa de um terço das falhas do projeto relatadas como tendo um impacto negativo no sucesso de mais de metade dos projetos dos entrevistados.
A pesquisa também descobriu que uma comunicação eficaz leva a projetos mais bem-sucedidos e, portanto, permite que as organizações se tornem de alto desempenho (PMI, 2017). Outro exemplo é um estudo de caso de pesquisa de projetos complexos de TI realizados pela British Computer Society em 2006. O exame dos principais fatores que contribuem para o sucesso do projeto mostrou que os colaboradores essenciais para o sucesso do projeto, em gerenciamento complexo de projetos, de TI são comunicação e gerenciamento de riscos. 3
Além disso, há uma forte interconexão do gerenciamento de comunicações com outras áreas de gerenciamento de projetos, tais como: gerenciamento de partes interessadas, de recursos humanos, de integração de projetos e gerenciamento de mudanças. Todas as outras áreas usam aspectos do gerenciamento de comunicações e podem se beneficiar do plano de comunicação do projeto bem implementado, bem como das habilidades de comunicação do gerente de projetos4.
Abaixo, uma breve descrição das áreas de gerenciamento de projetos, que se beneficiam fortemente do gerenciamento eficaz de comunicações4:
a) Gestão das partes interessadas - A identificação, avaliação e envolvimento das principais partes interessadas do projeto no projeto, por meio de comunicação regular e personalizada, é muito importante para assegurar o entendimento comum dos principais objetivos, produtos e tarefas principais do projeto a serem concluídos. A comunicação adequada com as partes interessadas impede a escalação de solicitações de mudança, que podem surgir durante o projeto e permite que o gerente de projeto obtenha aceitação das entregas intermediárias e finais do projeto. Um pacote de comunicação preparado no final de cada fase do projeto torna o processo de decisão no projeto continuação muito mais suave e transparente.
b) Gerenciamento de mudanças - Para que as entregas do projeto sejam aceitas na organização, é necessário um gerenciamento eficaz das mudanças. A implementação do sistema de informação em uma organização é um bom exemplo de um projeto que deve ser acompanhado por esforços de gerenciamento de mudança ativos e planejados. Um produto final de tal projeto - sistema de TI customizado e desenvolvido - não traz resultados imediatos. A organização precisa aceitar e aprender como usar a nova solução. O principal pilar de uma gestão de mudança eficaz é a comunicação realizada no momento certo para o grupo certo de partes interessadas.
c) Gestão de recursos humanos - Comunicação eficaz é a pedra angular da gestão de recursos humanos em um projeto. Para atingir as metas do projeto, o gerente de projeto deve se comunicar com a equipe do projeto regularmente. Estabelecer metas que sejam realistas, alcançáveis e com limite de tempo, bem como delegar trabalho a membros apropriados da equipe, requer comunicação contínua. Fornecer feedback é um fator importante para gerenciar e motivar a equipe. Gerenciando conflitos e apoiando a equipe durante o projeto inclui um grande componente de comunicação eficaz.
d) Gerenciamento de integração de projetos - Segundo o corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos [PMBOK], este é um domínio do gerente de projetos. O gerente de projeto precisa ter uma visão holística de todas as áreas do projeto e a capacidade de avaliar como as mudanças em um aspecto do projeto influenciarão outros aspectos do projeto. Por exemplo: Como aumentar o escopo do projeto influenciará os custos do projeto, o tempo e a satisfação da equipe? Nesse sentido, o gerente de projeto integra todas as áreas de um determinado projeto e pode proativamente esperar e gerenciar o risco do projeto.
e) Monitoramento e controle do projeto - O monitoramento e controle do projeto é um processo subjacente a todas as fases de um projeto desde o planejamento, desde a execução até o encerramento do projeto. A comunicação desempenha aqui o papel em relação aos relatórios de progresso, o que pode abranger: tempo do projeto, custos, relatórios de escopo. No plano de comunicação, o tipo e a frequência dos processos de relatório do projeto precisam ser configurados. Normalmente, há uma reunião semanal do status do projeto e reunião do Comitê Diretivo bimensal ou mensal, no entanto, o cronograma de relatórios é muito dependente da duração do projeto.
Resumindo, habilidades efetivas de comunicação do gerente de projeto, bem como a preparação de um plano e estratégia de comunicação apropriados, são fatores importantes para o sucesso do projeto. A comunicação está no centro da integração de projetos, gerenciamento de partes interessadas, gerenciamento de equipe, gerenciamento de mudanças, bem como monitoramento e controle do progresso do projeto2-4, 6.

4. Áreas e processos de comunicação do projeto

O gerenciamento de projetos é uma disciplina relativamente jovem, muito orientada para a prática. Os fundamentos teóricos para o gerenciamento de projetos são baseados em estruturas metodológicas, que abrangem as melhores práticas e recomendações coletadas com base em experiências de projetos anteriores de muitos especialistas que trabalham nesse campo. O mais conhecido e aplicado é o corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos fornecido pela organização norte-americana Project Management Institute (PMI)1.
O PMI fornece um conjunto de práticas recomendadas que podem ser ajustadas individualmente às necessidades de um projeto individual. Nesta seção, esses dois fundamentos teóricos para o gerenciamento de projetos serão discutidos em relação à recomendação para o gerenciamento da comunicação do projeto. De acordo com a metodologia do PMI (PMBoK)1 as comunicações de gerenciamento de projetos consistem nos seguintes processos:
Quadro 1 – Processos e conceitos da comunicação no Gerenciamento de Projeto.
Processos Conceitos principais da metodologia
Identificar as partes interessadas do projeto (stakeholders): Análise das partes interessadas:
- Identificar
- Avalie o impacto, por ex. Grade de energia / interesse
- Avaliar possíveis reações
Estratégia de gerenciamento de partes interessadas
Matriz de análise das partes interessadas
Planejar as comunicações


Necessidades de comunicação
Tecnologia de comunicação
Modelos de comunicação
Métodos de comunicação:
- Interação [2 ou mais partes envolvidas];
- Push [envio para destinatários];
- Pull [grande volume de dados, por ex. Intranet].
Resultado principal: plano de gerenciamento de comunicações.
Distribuir Comunicações
Ferramentas de distribuição de informações:
- Cópia impressa;
- e-comunicação e conferência;
- Ferramentas de TI para gerenciamento de projetos.
Gerenciar as partes interessadas Expectativas
Habilidades interpessoais: construindo confiança, resolvendo conflito, escuta ativa, superação da resistência a mudança;
Habilidades de gestão: habilidades de apresentação, negociação, habilidades de escrita, falar em público.
Relatar o desempenho Formulário e ciclo do relatório de status do projeto
Métodos e Ferramentas:
- Análise de variação;
- Métodos de previsão;
- Análise de Valor Agregado.
Fonte: Autora, 2019.

5. Ferramentas e técnicas de gerenciamento de comunicação

Uma ferramenta básica para estruturar a comunicação do projeto é o Plano de Gerenciamento das Comunicações, que deve ser preparado na fase de planejamento do projeto. Este plano documenta como o gerente de projetos gerenciará e controlará as comunicações. Tal plano é especialmente importante em projetos ou programas complexos, bem como em trabalhos conduzidos em um aliança de parceiros2. Geralmente, quanto mais canais de comunicação possíveis, mais cuidadosos e bem estruturado o plano de comunicação deve ser 6-9.
Para trabalhos conduzidos em pequenas equipes, pode não haver necessidade de um plano formalizado, os arranjos verbais sobre como se comunicar podem ser suficientes. O plano de comunicação precisa responder às seguintes perguntas9,10:
• O que precisa ser comunicado?
• Quem é o receptor da comunicação?
• Qual é o propósito da comunicação (Por quê?)
• Quando a comunicação deve ser emitida? (Frequência)
• Qual é o tipo / modo de comunicação apropriado?
• Quem é responsável pela emissão de comunicação?
Normalmente, o plano de comunicação deve abranger vários níveis de gerenciamento de projetos: plano de reuniões de gestão, planos de reuniões de equipe, bem como plano de reunião do programa / Comitê Diretivo. Sendo que, os seguintes itens podem estar sujeitos a esforços de comunicação: plano de projeto, especificação de requisitos, registro de riscos, estrutura organizacional, lista de questões, registro de solicitações de mudanças, relatórios de status, planos de projetos atualizados, regras de comunicação de projetos, reuniões plano, lista de contatos das partes interessadas, etc.10
A comunicação complexa pode ser abordada em projetos de larga escala envolvendo muitas partes interessadas. A literatura sobre comunicação mostra que o modo de comunicação mais eficaz é a comunicação face a face. Este tipo de informação é considerado capaz de resolver assuntos ambíguos e assegurar um entendimento comum11.

5.1 As principais práticas recomendadas

A avaliação pós-projeto das técnicas de comunicação aplicadas a esse envolvimento complexo resultou nas seguintes práticas recomendadas e recomendações de comunicação 10-16:
i. Configurar um líder para ter um único ponto de contato de comunicação;
ii. escolher pessoas com excelentes habilidades de comunicação.
iii. Organizar uma reunião presencial para o início do projeto; pelo menos no nível do condado único, isso mobilizará a equipe e criará confiança.
iv. Preparar um conjunto de comunicação de projetos prontos para uso (kit de ferramentas de comunicação) para ajudar os líderes de diferentes países a alinhar a comunicação em todo o mundo.
v. Se estiver executando conferências telefônicas ou via Web, configure os horários adequados para cada fuso horário (se necessário, repetir a conferência duas vezes).
vi. Escolher um locutor com um bom domínio do português/ inglês, fale devagar e faça perguntas para o público.
vii. Estabelecer requisitos de relatórios claros e simples. Não sobrecarregue pessoas com relatórios de status.
viii. Se não tiver certeza sobre a implementação, não forneça uma data de ativação do sistema específica. No entanto, um plano baseado em estimativas aproximadas é necessário para que as pessoas tenham a orientação sobre o que podem esperar.
ix. Comunicar ativamente os benefícios da nova solução: os benefícios permitem que as pessoas entendam a lógica do projeto.
x. Comunicar onde as pessoas envolvidas na implantação podem encontrar informações de apoio (Intranet, support desk, etc.).
xi. Fornecer conjuntos de treinamento, e-learnings sobre a nova solução e incentivar as pessoas a usá-los regularmente.

6. Conclusões
A importância da gestão da comunicação para o sucesso do projeto foi discutida, e viu-se que o foco dos estudos é principalmente nas recomendações e melhores práticas na área de gerenciamento de comunicação de projetos. As ferramentas-chave e as técnicas para o gerenciamento de comunicação, tal como plano de comunicação e estratégia de comunicação, foram apresentadas, mostrando seus benefícios. Com base na análise da literatura, os principais desafios para o gerenciamento da comunicação foram discutidos: comunicação em equipes virtuais, organização de reuniões de projeto eficazes e gerenciamento de comunicação em ambientes dinâmicos de desenvolvimento, como agilidade. As tendências mencionadas acima também são tópicos interessantes para futuras pesquisas sobre o gerenciamento de comunicação de projetos.

7. Referências

1 - PMBOK GUIDE Project Management Institute, Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 6. ed. Newtown Square: Project Management Institute, Inc., 2017.
2 - VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de Projetos 9a edição: estabelecendo diferenciais competitivos. Brasport, 2018.
3 - CAPUTO, Francesco; EVANGELISTA, Federica. The role of Information sharing and communication strategies for improving stakeholder engagement. In: Business Models for Strategic Innovation. Routledge, 2018. p. 51-69.
4 - DE SOUSA NETO, Manoel Veras. Gerenciamento de Projetos: Project Model Canvas (PMC). Brasport, 2014.
5 - BINDER, Jean. Global project management: communication, collaboration and management across borders. Routledge, 2016.
6 - KERZNER, Harold; KERZNER, Harold R. Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. John Wiley & Sons, 2017.
7 - ANTONIADIS, Dimitris N.; EDUM-FOTWE, Francis T.; THORPE, Anthony. Project reporting and complexity. In: Proceedings of 22nd annual conference ARCOM, UCE Birmingham. 2006.
8 - LESTER, Albert. Project planning and control. Elsevier Butterworth-Heinemann, 2003.
9 - CAMPBELL, Michael. Communications Skills for Project Managers. Amacom: New York, EUA, 2009.
10 - KLOPPENBORG, Timothy J.; MANOLIS, Chris; TESCH, Debbie. Successful project sponsor behaviors during project initiation: An empirical investigation. Journal of Managerial Issues, v. 21, n. 1, 2009.
11 - KORKALA, Mikko; ABRAHAMSSON, Pekka. Communication in distributed agile development: A case study. In: 33rd EUROMICRO Conference on Software Engineering and Advanced Applications (EUROMICRO 2007). IEEE, 2007. p. 203-210.
12 - HUMMEL, Markus; ROSENKRANZ, Christoph; HOLTEN, Roland. The role of communication in agile systems development. Business & Information Systems Engineering, v. 5, n. 5, p. 343-355, 2013.
13 - SMIT, Marius C. et al. Email communication in project management: A bane or a blessing?. South African Journal of Information Management, v. 19, n. 1, p. 1-10, 2017.
14 - MUSZYŃSKA, Karolina. A concept for measuring effectiveness of communication in project teams. Journal of Economics & Management, v. 33, p. 63-79, 2018.
15 - DZAMTOSKA-ZDRAVKOVSKA, Suzana. A model for communication management-Daily journalism. In: Scientific Proceedings–IX International Conference “Management and Engineering’11”. Technical University–Sofia, Faculty of Management, Scientific-Technical Union of Mechanical Engineering, 2011. p. 176-181.
16 - ČULO, Ksenija; SKENDROVIĆ, Vladimir. Communication management is critical for project success. Informatologia, v. 43, n. 3, 2010.

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