Café com ADM
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Melhore seus eventos em 2011!

Você, como gestor das vendas, vai encontrar aqui importantes dicas para que esses eventos sejam valorizados e, principalmente, alcancem os resultados esperados. O objetivo não é ensinar como se fazer um evento (há muitos livros relacionados a esse tema, bastante completos), mas sim mostrar como esse

Você, como gestor das vendas, vai encontrar aqui importantes dicas para que esses eventos sejam valorizados e, principalmente, alcancem os resultados esperados. O objetivo não é ensinar como se fazer um evento (há muitos livros relacionados a esse tema, bastante completos), mas sim mostrar como esses eventos podem ser melhor aproveitados com detalhes, para que alcancem o objetivo ao qual foram propostos. Prepare a sala, aqueça o datashow e aguarde os aplausos!

1. Encontre os melhores profissionais dentro do seu orçamento.

Ao definir a linha do evento (se será treinamento, motivacional, comemorativo etc.) comece a procura pelos melhores profissionais naquele segmento. Se o evento contar com um palestrante contratado, assegure-se de que ele de fato tem experiência e conhecimento suficiente para repassar à equipe de forma prática. Converse também antes com o palestrante, principalmente se ele for famoso – nada pior do que investir um dinheirão para depois ter uma apresentação enlatada. E cuidado com o "oba oba" das palestras motivacionais: todo mundo adora mas no final fica pouco de prático. O ideal é misturar conteúdo e entretenimento.

Se forem apresentações internas, feitas pelos próprios gerentes/ diretores, lembre-se de informá-los corretamente sobre o objetivo e a importância do evento – isso inclui prepararem seus materiais com antecedência e profissionalismo. Peça também que respeitem os horários: cansei de participar de eventos onde o diretor diz que vai falar por apenas 15 minutos e acaba ficando mais de uma hora e meia de monólogo desnecessário, conversando sobre coisas que deveriam ser resolvidas em particular com um ou dois participantes. Isto mata qualquer evento.

Outros profissionais geralmente necessários para um evento são os técnicos de som (computador, caixa de som, datashow, telão etc.) e os responsáveis pelo coffee-break. Se for um evento grande, você precisará ainda de uma equipe de staff, que esteja apta a resolver pequenos problemas/solicitações dos participantes durante o evento. Empresas especializadas são muito úteis nestes momentos e o investimento invariavelmente vale a pena. Já vi gente não contratar uma empresa especializada em eventos (achando que estava economizando) e acabou com um evento amador, com todos os participantes reclamando.

2. Promova com maestria o pré-evento.

Uma das partes mais importantes em um evento é fazer com que as pessoas se sintam atraídas em participar. Isso dependerá basicamente da forma com que o evento será comunicado. Incentive a participação mesmo que ela seja obrigatória.

Só porque é um evento interno não significa que não precisa de divulgação e incentivos. Se possível, faça cartazes profissionais impressos em gráfica, assim como convites oficiais para que seu evento ganhe confiança. Uma boa dica é mandar o "teaser" - cartões postais, cartas, faxes ou e-mails despertando a curiosidade e criando expectativa para o evento. É barato e funciona.

3. Avise com antecedência.

Às vezes caímos na armadilha de achar que nossos colaboradores (funcionários, representantes, parceiros, etc.) não têm outra vida além do trabalho. Avisá-los com antecedência sobre o evento da empresa é de responsabilidade do organizador e demonstra respeito. Mas lembre-se: para avisá-los com antecedência, você terá de ter todo o evento já fechado. Não adianta depois ficar mudando o local do evento ou coisa assim. Isso passará desorganização e descredibilidade.

Lembre-se também de, se possível, envolver as famílias da sua equipe. Nada pior do que participar o sábado inteiro de um treinamento e ainda por cima chegar em casa e ter de escutar o marido/esposa falando que isso estragou o final de semana. Dica fácil: envie alguns dias antes do evento um buquê ou caixa de bombons para as famílias dos participantes, com um bilhete como "a participação do (nome do participante) é muito importante para todos nós, e também para ele que irá aprender novas formas de vender, com mais rapidez e eficiência. Agradecemos sua compreensão".

4. Considere seu público.

Considere seu público, seus horários e disponibilidade. Será que evento de dia todo é possível? Será que todos poderão ficar após o expediente para assistir ao evento? Se possível, discuta com a equipe os melhores horários e dias onde a maioria ficará mais satisfeita. Aqui, agradar todo mundo é praticamente impossível, então use bom senso. Procure também evitar barbaridades óbvias: uma vez em Recife participei de um evento onde foi servida uma feijoada na hora do almoço e depois veio um professor falar sobre como interpretar os gráficos de participação de mercado. Acho que de uma platéia de 150, só tinham dois ou três acordados (um era eu, porque era o próximo palestrante!).

5. Localização.

A localização do seu evento é muito, muito importante. A localização ditará basicamente que tipo de evento irá acontecer e que expectativas os participantes podem ter. Por exemplo, se o evento for realizado em um hotel, pode passar uma idéia mais séria. Em muitos casos, realizar o evento fora da empresa é bastante recomendável, pois é uma maneira de integração, além de não ter o problema de interrupções como telefones tocando, clientes chegando ou algo assim.

Já realizar o evento na empresa pode ser uma maneira mais econômica e todos se sentirão mais a vontade. Também é possível discutir o local de maior preferência com a equipe, mas na verdade ele tem muito mais a ver com o objetivo e estilo do evento. Leve isso em conta.

Eventos são uma excelente maneira de incrementar seu início de ano, promovendo interação e conhecimento. Certifique-se do sucesso do seu evento, planejando-os e realizando-os de maneira bastante profissional, mesmo que seja para um número pequeno de pessoas. Mantenha seu público em mente, e os objetivos estratégicos da empresa e do evento em todo o momento.

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