Fazendo Reuniões Produtivas

Por Sonia Jordão

Os líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e com seus superiores hierárquicos para discutir como as coisas estão evoluindo. Um item da pauta poderia ser comparar seus planos de desenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando nas atividades uns dos outros.


Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar. Para tanto, a reunião deve ser organizada e a pauta planejada. O líder deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, deve ser facilitada a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo, motivando-os a opinar e propor idéias, de modo a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra.

É fundamental escutar a todos. Às vezes, só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo, geralmente aquelas que falam melhor e têm maior fluência verbal. Isso deve ser evitado para que não se deixe de ouvir com atenção aos tímidos, aos que se expressam com menos clareza ou aos que têm uma opinião distinta. Escutar significa ter a capacidade de receber o que o outro quer dizer da forma mais próxima ao que ele sente e pensa.

Na vida de uma organização decisões devem ser tomadas continuamente e cabe ao líder conduzi-las que todos participem ativamente. É necessário deixar claro as alternativas que estão em jogo e possibilitar que as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Daí ser necessário facilitar a integração do grupo e confrontar as diversas opiniões possibilitando, assim, que todos se escutem e destaquem as opiniões mais significativas.

Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas: Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são as possíveis soluções? Qual é a melhor solução possível? E, finalmente, escrevam: “Esta é a solução que recomendo”.

Essas quatro perguntas, para resolver qualquer problema, podem ser usadas em memorandos ou cartas, em reuniões e em conversações telefônicas. Às vezes, a melhor solução pode ser a combinação de duas ou mais das possíveis soluções oferecidas.

Se você for o responsável pela direção da reunião é bom que procure seguir as seguintes regras:

• Procure começar a reunião com uma breve explicação do problema. Veja, em seguida, se os participantes o compreenderam bem.
• Questione as causas do problema.
• Faça resumos com freqüência do que foi discutido até então.
• Peça as soluções possíveis, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução.
• Após o problema ter sido suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à sua votação.
• O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsáveis e prazo para execução.
• Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada corretamente e no tempo previsto.
• Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão.
• Seja flexível. No entanto, se você tem mais de doze pessoas em uma reunião, procure garantir que a pessoa que queira falar obtenha a sua autorização. Ela deverá levantar a mão e se pronunciar somente após sua autorização, seja pela menção ao nome ou por um aceno afirmativo com a cabeça. Uma outra forma é fazer uma bolinha de papel e só permitir que fale aquele que a tiver nas mãos.
• Mantenha a reunião ativa, sem se desviar do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha quando alguém falar muito ou com demasiada freqüência, assim como quando saírem do tema. Reforce: “O assunto que estamos discutindo é... Por favor, não se afaste do tema”.
• Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião.
Quando você participa de uma reunião, você obtém melhores resultados se todos os participantes observarem as seguintes regras:
• Fale do seu lugar, só levante se estiver em uma grande assembléia.
• Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema em discursão.
• Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos o ouçam.
• Admita só uma solução do problema de cada vez.
• Apóie cada solução sugerida, desde que indique um resultado.
• Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente.
• Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião.
• Ouça atentamente a todos os participantes.
• Não interrompa a fala de outra pessoa.
• Em vez de fazer afirmações diretas, faça perguntas.
• Se fizerem alguma afirmação com a qual você não concorda, não discuta. Pergunte, em tom amigável, o que faz com que a pessoa tenha essa opinião. Dessa maneira você obterá informações muito valiosas.
Você pode fazer um “algo a mais” para que as reuniões fiquem ainda melhores:
• Ao invés de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela.
• Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas ao invés de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada.
• Na maior parte do tempo, tome decisões. Não fique apenas no relato e compartilhamento de informações.
• É fundamental que você envolva todos os membros da equipe nas reuniões. Inclua, sempre que possível, parceiros internos, clientes e fornecedores na reunião.

Sonia Jordão é especialista em liderança, palestrante e consultora organizacional. Autora do livro: “A arte de Liderar – Vivenciando mudanças num mundo globalizado”, e dos romances corporativos: “E agora, Venceslau? - Como deixar de ser um líder explosivo” e "E agora, Lívia - Desafios da liderança". Sites: www.soniajordao.com.br, www.tecerlideranca.com.br e www.umnovoprofissional.com.br.
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