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Emissor de nota fiscal gratuito ou pago?
Emissor de nota fiscal gratuito ou pago?

Emissor de nota fiscal gratuito ou pago?

A escolha do emissor de notas a ser usado exige cautela

Com a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em 2008, foi disponibilizado aos contribuintes o Emissor de Nota Fiscal Gratuito da Secretaria da Fazenda de São Paulo (SEFAZ SP). Como o projeto ainda era uma novidade, esse aplicativo beneficiou milhares de micro e pequenas empresas que não podiam pagar pela implantação.

Atualmente, o emissor gratuito é mantido pelo Sebrae, que se comprometeu a continuar atualizando e disponibilizando o aplicativo.

Diante das constantes mudanças e instabilidades no funcionamento da NF-e, será que emissor gratuito é uma boa opção para sua empresa? Confira nossa análise.

ENTENDA O EMISSOR GRATUITO

Criado em 2008, o emissor gratuito da SEFAZ SP foi descontinuado em 2017, quando foi anunciado que ele não seria mais atualizado e nem disponibilizado para download. Por um tempo, essa responsabilidade foi assumida pela SEFAZ do Maranhão, porém pouco tempo depois ela também desistiu por conta da instabilidade dos servidores.

Em Julho de 2017, o Sebrae, sempre comprometido com o empresariado brasileiro, assumiu o projeto do emissor gratuito, com o objetivo de ajudar as empresas que ainda dependiam do emissor gratuito da SEFAZ SP e passou a disponibilizá-lo para download em seu site.

Mesmo assim, várias empresas continuaram usando o emissor gratuito de SP, até que em Agosto de 2018, com a implantação da versão 4.0 da NFe ele ficou completamente inutilizável. Desde então essas empresas tiveram que migrar para o emissor gratuito do Sebrae, ou optaram por uma solução paga.

Hoje, o Emissor NFe Sebrae é o único emissor governamental gratuito do mercado. Porém estimasse que mais de 90% das empresas optaram por um emissor pago.

10 DESVANTAGENS DO EMISSOR GRATUITO

Apesar de não ter custos de mensalidade para utilização, o Emissor NFe Sebrae oferece diversas desvantagens quando comparado com outros Emissores de Nota Pagos:

1 – Falta de Suporte Técnico

O Sebrae não fornece suporte técnico para utilização do emissor. Assim, seus transtornos começam logo na instalação, onde geralmente é necessário contratar um técnico para fazer a instalação, configurar o JAVA e instalar o certificado digital. Depois de instalado, sempre que ocorrer alguma rejeição ao transmitir notas, você terá que pesquisar pela solução na internet para descobrir como corrigir o problema. Os emissores pagos fornecem suporte total em caso de dúvidas e problemas técnicos. .

2 – Não há treinamento

Para aprender a utilizar o emissor gratuito, você terá que assistir vídeos e ler manuais, o que vai exigir uma dedicação extra. Se o funcionário que opera o sistema se desligar da empresa, você terá que capacitar outra pessoa novamente. Quando você contrata um Emissor Pago, o treinamento é realizado com um especialista, que irá lhe ensinar passo a passo como utilizar o sistema.

3 – Muitos campos para preencher

O Emissor NFe Sebrae exibe muitos campos na tela para você preencher, o que exigirá um tempo maior para emitir os documentos. As telas não são otimizadas com preenchimento automático de informações e exigem muitos cliques para concluir um documento, o que pode assustar um usuário inexperiente. No Emissor Fiscal Sygma, por exemplo, para emitir um MDF-e, basta você informar a chave de acesso da NF-e ou CT-e, e o sistema importa todos os dados automaticamente, solicitando a você apenas a placa do veículo e o nome do condutor. Simples e rápido!

4 – Cálculo manual de impostos

No emissor gratuito todo o cálculo de imposto é feito manualmente, onde você deve informar sempre as alíquotas que devem ser utilizadas, aumentando o risco de preenchimento incorreto. Nos emissores pagos já existem cadastradas as tabelas de tributação por UF, que facilitam esses cálculos para você. Algumas alíquotas, como do PIS e COFINS não são visíveis no DANFE, e por isso exigem atenção redobrada no preenchimento.

5 – Não envia a nota por e-mail

A legislação exige que a Nota Fiscal e o XML sejam disponibilizados para o destinatário por algum meio. A melhor opção é o envio de e-mail, porém o emissor gratuito não faz esse envio automático. Para enviar o XML por e-mail, você terá que exporta-lo, abrir o programa de e-mail, digitar o endereço do destinatário e anexar o arquivo. Como o processo é trabalhoso, muitos usuários deixam de faze-lo, descumprindo assim a lei. Nos emissores pagos o envio do e-mail é feito com apenas um clique!

6 – Risco de perder dados

No Emissor NFe Sebrae o usuário é responsável por providenciar a cópia dos dados. Em caso de vírus, defeito no computador ou mesmo furto do micro, você perderá todos os seus dados se não ficar atento ao backup. Os arquivos XML das notas enviadas devem ser guardados por 5 anos, e eles não podem ser gerados novamente em caso de perda, pois contém a assinatura do certificado digital no momento do envio.

7 – Não emite MDF-e

O Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e) é exigido de todas as empresas que prestam serviço de transporte de cargas, seja própria ou terceirizada. O Emissor NFe Sebrae não emite este documento, e o Emissor Gratuito de MDF-e da SEFAZ SP foi descontinuado em 01/10/2018. Portanto, todos que precisam emitir MDF-e deverão procurar um emissor pago.

8 – Não emite CT-e OS

O Conhecimento de Transporte Eletrônico Outros Serviços (CT-e OS) é o documento exigido para o transporte de pessoas. Não foi disponibilizado nenhum emissor gratuito governamental para este documento. Portanto, todos que precisam emitir CT-e OS precisam de um emissor pago.

9 – Não é especializado para emissão de NF-e Produtor Rural

Desde Outubro de 2018, através da Nota Técnica 2018.001 os produtores rurais foram autorizados a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição a Nota Fiscal de Produtor Rural Avulsa, utilizando seu CPF. O Emissor de NFe do Sebrae não realiza o cálculo automático de contribuições para fundos estaduais agrícolas como o FACS e FABOV de Mato Grosso (MT) ou de crédito presumido de ICMS em Minas Gerais (MG). Isso dificulta a emissão das notas e pode induzir ao recolhimento incorreto de impostos. Por isso, é vantajoso para os produtores rurais optar por um emissor especializado na Nota Fiscal Eletrônica para Produtor Rural.

10 – Não integra ao escritório de contabilidade

O Emissor NFe Sebrae não possui nenhum recurso de integração com o escritório de contabilidade, o que dificulta a auditoria dos lançamentos e o trabalho do contador. É possível exportar o XML das notas emitidas, mas o processo não é prático e o envio ao contador tem que ser feito manualmente. Em alguns emissores pagos, todas as notas emitidas ficam disponíveis para o contador através de um portal na internet. Dessa forma, o escritório não precisa aguardar o envio de documentos, o que tem feito vários contadores optarem por essa solução.

Conclusão

Seja no emissor gratuito ou em um emissor pago, você conseguirá emitir suas notas fiscais.

A diferença entre eles são as vantagens que somente um emissor pago é capaz de oferecer, por ser um produto que possui mais recursos e atende melhor as necessidades da empresa, estando em constante evolução e aperfeiçoamento.

No emissor gratuito não há cobrança de mensalidade, porém é provável que você tenha gastos extras para realizar instalações do sistema ou do certificado digital, além de precisar de um maior auxílio de seu contador, por não ter um canal acessível de suporte técnico.

Tudo isso deve ser avaliado para evitar imprevistos na emissão do documento, que possam lhe ocasionar atrasos na entrega e no atendimento de clientes, ou até mesmo multas por descumprir as exigências legais ou pelo preenchimento incorreto dos dados. Nesses casos, o barato pode sair caro.

Considerando o baixo custo dos emissores pagos, é possível a todos optar por uma solução completa e prática.

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