Diretrizes básicas para escolha de um espaço para seu evento.

Check list básico para escolha de espaços para eventos

O local

O local escolhido deve ter capacidade e infra-estrutura básica, mínima e adequada, para o evento proposto (salas e salões de reunião, estacionamento, espaço para os eventos paralelos, área de circulação, telecomunicações, sanitários, água, luz, ar condicionado etc.) Deve ser compatível com a capacidade total de participantes prevista e adequada e proporcionar conforto e perfeita acomodação de todos os participantes, bem como a correta realização de todas as atividades idealizadas. Sua escolha deve levar em conta o propósito e as necessidades físicas do evento, buscando a perfeita sintonia com seus objetivos gerais e específicos. Além disso, deve ser de fácil acesso à infra-estrutura turística local (hospedagem, aeroportos, rodoviárias, alimentação e entretenimento).

As peculiaridades de cada tipo de estrutura e o perfil da demanda definem a tipologia dos eventos mais freqüentes em cada uma delas, como se pode observar na Figura 1. Ou seja, cada espaço de evento costuma sediar certos tipos de eventos. As referências mais observadas nessa análise são:

a) acessibilidade (facilidade de acesso dos aeroportos, ferrovias e rodovias);

b) estacionamento próprio (verificar se o número de vagas é suficiente);

c) serviços de transportes públicos e privados (linhas de metrô, trem, ônibus e táxi);

d) atendimento (em número adequado de atendentes, profissional, rápido e eficiente);

e) sinalização externa e interna do local (adequada e com boa visibilidade);

f) entrada principal (de fácil localização e ampla o suficiente para acomodar bem o número esperado de participantes);

g) facilidades (farmácia, pronto-socorro, lojas de conveniência e de presentes etc.);

h) outros (guarda-volumes, cofres, chapelaria etc.);

i) elevadores e rampas de acesso;

j) elevadores de acesso e de carga em número suficiente.

A quase totalidade dos empreendimentos hoteleiros que possui salas ou centros de convenções é bem flexível na negociação de custos dos espaços para reuniões. Espacialmente se o evento for utilizar um número razoável de apartamentos e outros serviços.

Critérios de escolha de salas e salões de reunião

A escolha das salas de reunião deve passar por alguns critérios, cuja mensuração e importância são definidas de acordo com os objetivos e necessidades do evento. Cada um dos quesitos a seguir receberá pesos diferentes na avaliação e escolha do melhor local para o evento, funcionando em sintonia fina também em relação à tipologia adotada:

a) acústica;

b) altura (pé direito);

c) capacidade máxima de pessoas sentadas e em pé;

d) decoração;

e) distância da cozinha e área de atendimento;

f) distância da infra-estrutura turística e dos meios de acesso (aeroportos, portos etc.);

g) divisórias modulares (qualidade e tempo necessário para seu manuseio);

h) facilidade de acesso a deficientes, aos equipamentos e aos banheiros;

i) isolamento acústico;

j) limpeza;

k) localização das saídas de incêndio e dos acessos a sala e/ou às demais salas;

l) localização e número de telefones públicos e internos;

m) localização e quantidade de banheiros;

n) localização e quantidade de interruptores de luz, aquecimento e ar-condicionado (preferência para os que permitem regulagens individuais, por setores da sala);

o) localização;

p) luminosidade (presença de janelas e tipos de cortinas);

q) obstruções (colunas, tetos rebaixados em parte da sala etc);

r) posição das portas;

s) posicionamento e tamanho do pódio ou parlatório;

t) quantidade e localização das salas de apoio;

u) segurança;

v) sistema de som e iluminação;

w) telefones e ramais internos dentro da sala;

x) ventilação e ar-condicionado.

Tipos de estruturas mais significativas para eventos de negócios

Entre os locais que apresentam estruturas mais significativas para eventos, destacam-se:

Hotéis e flats

Em São Paulo, de acordo com o SPC&VB, cerca de 48,51% do total de eventos são realizados em hotéis e flats. Essa preferência é explicada:

por necessitarem estar sempre atualizados com equipamentos de última geração e assistência técnica constante num mercado cada vez mais competitivo (terceirizados ou próprios);o setor de A&B é muito importante como gerador de renda nos hotéis; portanto, praticamente todos os estabelecimentos oferecem esses serviços, sempre com várias opções e muita qualidade;recursos humanos (recepcionista, secretária, office boy e segurança): a maioria dos hotéis não possui pessoal próprio para essas tarefas, porém pode atender a todas as necessidades do cliente por meio da terceirização. Estacionamento, segundo a tendência do mercado em geral, é terceirizado, mesmo quando a estrutura pertence ao próprio hotel.

Assim, as pequenas e médias salas e salões moduláveis fazem dos hotéis e flats o ambiente perfeito para as empresas realizarem reuniões, treinamentos e convenções.

Os empreendimentos situados nas proximidades dos aeroportos são escolhidos para sediar eventos de negócios de curta duração. Nos serviços estão incluídos traslados aeroporto/hotel/aeroporto. Outra vantagem está na economia de tempo e dinheiro gasto no deslocamento pelos participantes, quando o hotel escolhido é central, ou distante do aeroporto.

Centros de Convenções

São espaços para grandes e megaeventos, além das feiras. A versatilidade dos centros de convenções permite a realização de inúmeros tipos de eventos e de diferentes tamanhos, principalmente os de médio e grande porte. Diferenciam-se dos hotéis pelo tamanho de sua área de eventos e por não oferecerem hospedagens.

Pavilhão de exposições

Pela elevada demanda que as feiras e exposições – as tipologias mais adequadas a esse espaço – recebem, essa estrutura gera grande atividade econômica para a cidade onde se instala. Portanto, são espaços que interessam sobremaneira para os poderes públicos locais, pelo papel fundamental que desempenham na arrecadação de impostos e na movimentação de toda a economia local.

Business Center & Conference Center

Chamados de Centro de Negócios ou Centros de Conferências, é um dos tipos de estruturas de eventos com maior índice de crescimento nos Estados Unidos e em muitos países da Europa. Podem ter infra-estrutura hoteleira, oferecendo hospedagem aos participantes. Não é seu foco ser mais um hotel de eventos, mas um local para vários tipos de reuniões, de pequeno e médio porte, que em alguns casos oferece hospedagem.

Espaços Empresariais

São espaços direcionados a atender a demanda executiva, oferecendo uma infra-estrutura de eventos similar à dos meios de hospedagem, porém em menor escala.

Espaços Culturais

São espaços que podem ser locados para eventos temporários. Dentro dessa categoria encaixam-se os teatros e auditórios, cujas locações incluem também a infra-estrutura de som, iluminação. E algumas funções (bilheteria, manobrista, técnicos de som e iluminação etc). seu tamanho e o formato rígido (cadeiras fixas, dispostas em formato de auditório) dos salões e salas restringem a tipologia de eventos a eles adequados. Destacam-se as óperas, sinfonias, recitais, cerimônia de entrega de prêmios, festivais de música, shows, etc. nas galerias de arte e museus, fala mais alto o quesito cultural, por isso é o local ideal para exposições de arte, entre outros.

Buffet e Restaurantes

As características de suas instalações fazem desse espaço o local ideal para os eventos sociais. Existe uma infinidade de espaços diferenciados, para inúmeras opções de entretenimento especializadas em nichos de mercado cada vez mais específicos, como festas infantis, festas temáticas, confraternizações etc. possuem infra-estrutura própria, como bar, restaurante, estacionamento ou serviços de estacionamento, funciona´rios (segurança, chapelaria, garçons, etc).

Clube, Estádio e Ginásio

São vários os formatos de locação de espaços disponíveis: apenas o local, ficando a cargo do locatário a responsabilidade pelos serviços e equipamentos necessários, ou tudo por conta do clube. Entre a tipologia mais utilizada nesses locais destacam-se os eventos sociais (formaturas, homenagens, campanhas de arrecadação com fundo social, shows, etc.) e os eventos esportivos (como torneios e campeonatos). Nos clubes ainda acontecem banquetes, festas, formaturas, comemorações etc.

Outros espaços para eventos

Todo espaço que não se encaixa em nenhuma das categorias anteriores. As universidades, centros culturais e entidades preferem o chamados espaços alternativos, que incluem auditórios, as salas de reuniões, os buffets e casas noturnas, para a realização de seminários, encontros e reuniões.

SALAS E SALÕES

Critérios para escolha

A escolha das salas de reunião deve passar por alguns critérios, cuja mensuração e importância são definidas de acordo com os objetivos e necessidades do evento:

a) localização;

b) distância da infra-estrutura turística e dos meios de acesso (aeroportos, portos etc);

c) acústica;

d) altura (pé direito);

e) posição das portas;

f) capacidade máxima de pessoas sentadas e em pé;

g) facilidade de aceso a deficientes, equipamentos e banheiros;

h) sistema de som e iluminação;

i) ventilação e ar-condicionado;

j) distância da cozinha e área de atendimento;

k) segurança;

l) limpeza;

m) decoração.

Equipamentos

A correta definição dos equipamentos que serão utilizados no evento é um elemento crítico na garantia de seu sucesso. Embora você não precise tornar-se um técnico nessas informações, é imprescindível que conheça bem as características principais de cada um desses equipamentos para poder dimensionar e avaliar bem as vantagens e desvantagens que eles podem proporcionar a suas apresentações. Fique atento aos constantes lançamentos de novidades nessa área, pois podem aumentar consideravelmente a qualidade almejada. Eis alguns deles:

audiovisuais (slide, filme, película, retroprojetor, flipchart, vídeo, datashow etc);layout de projeção;apresentação;sonorização;tradução simultânea;gravação;teleconferência;videoconferência;suporte elétrico e mecânico.

Projeção

Quanto mais técnico for seu evento, mais cuidado e atenção você deverá ter na definição dos equipamentos. Observe também para as diversas opções existentes de layout de projeção: diagonal, central ou dupla. Cada evento tem sua peculiaridade e necessidade específica, por isso verifique bem as vantagens de cada uma delas.

Organização das salas

Segue descrição das formas de organização das salas mais utilizadas em reuniões nos hotéis e flats.

Reunião: é o formato preferido para reuniões com poucas pessoas, normalmente convocação de diretoria ou de um departamento;Escolar: bastante usado quando há conferências ou aulas, por permitir a melhor disposição do material do participante;Espinha de peixe: derivada do escolar, a inclinação angular das mesas nesse formato requer maior área para sua montagem que o anterior. Sua grande vantagem está na melhor visualização. Pelos participantes, entre si e do ambiente; Pente ou E: presente nos eventos sociais (especialmente jantares e banquetes) de reuniões formais, como cerimônias e comemorações importantes;Quadrado: indicado para os mesmos objetivos buscados no formato reunião. É escolhido quando a mesa disponível é pequena demais para acomodar o número de pessoas esperado no evento. Não deve ser usado quando há projeções visuais previstas;U: solicitado para jantares e banquetes com menos pessoas que o E, ale de ser o formato muito utilizado para a montagem de passarelas, com o Y;Auditório: presente em quase todos os eventos culturais. Consiste na colocação de cadeiras (com ou sem braço de apoio), em fileiras simétricas e sucessivas. O melhor exemplo desse formato é o utilizado em cinemas e teatros.

Critérios de elaboração de um calendário

Como a finalidade essencial dos calendários é a divulgação de eventos, sua elaboração deve considerar alguns critérios:

Definição do público-alvo: para quem se destina o calendário. Esta informação conduzirá todos os demais passos, tais como o formato, a tiragem, a quantidade de informações que deverá conter, bem como a distribuição, a periodicidade e a circulação;Área de abrangência: deverá ser local, estadual, nacional ou internacional?;Ordenação do conteúdo: como as informações o os dados deverão ser agrupados;Viabilização econômica do calendário: identificação dos custos de produção, impressão e distribuição e definição dos patrocinadores ou da forma de pagamento destas despesas, como a venda de espaços publicitários dentro do calendário, ou de cotas de patrocínio etc.;Distribuição: o público-alvo e a verba existente para o calendário definirão também qual o melhor canal de distribuição, bem como o número de exemplares que deverá ser impresso;Venda: será gratuito ou com valor específico para comercialização?;Circulação: refere-se ao período em que deve começar a circular, em relação à data do primeiro evento nele inserido. Se não tiver antecedência suficiente, os primeiros eventos não aproveitarão as vantagens que o calendário propicia;Apresentação e conteúdo: quais serão as informações (idiomas, formatação etc.), os recursos visuais (fotos, mapas etc) e os espaços publicitários (se aplicáveis) necessários para alcançar os objetivos e o público-alvo propostos.

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