Controles internos, como ferramentas de gestão auxiliando a perenidade da pequena empresa

As pequenas empresas possuem uma vida curta e um dos motivos é a falta de controles internos associados à tomada de decisão. Neste contexto o objetivo deste artigo é verificar em que medida os controles internos, como ferramenta de gestão, auxiliam as pequenas empresas a se manterem no mercado. Esta pesquisa tratou de um estudo de caso, efetuada em uma empresa de Lavagem Automotiva com abordagem qualitativa e descritiva. A coleta de dados foi realizada no período de 2014 e 2015, de natureza aplicada e objetivo descritivo, elaborada através de questionário, coleta documental e observação não participante. Na empresa objeto de estudo a falta de controle internos e a falta de informações precisam ser implantadas de maneira a auxiliarem os sócios para a tomada de decisão. Através da análise conclui-se que os controles internos podem auxiliar as empresas de pequeno porte a manterem-se no mercado na medida em que são implantados de maneira correta e usados de forma a auxiliar os donos de empresas a tomarem decisões de modo a prevenirem-se de ameaças e antecipando-se a oportunidades. Com os controles internos, aliados a tomada de decisões, às pequenas empresas possuem maior probabilidade de se manterem no mercado

Conforme a Secretaria Especial da Micro e Pequena Empresa do GOVERNO FEDERAL – SMPE (2016), no Brasil, nos últimos anos, acompanha-se uma forte desaceleração na criação de novas empresas consideradas optantes pelo Simples Nacional, regime fiscal este diferenciado para tributação de pequenos negócios. Em dezembro de 2015, havia 14,53 milhões de empresas registradas nesse regime. Dados estatísticos, da SMPE mostram uma diminuição no número de micro e pequenas empresas constituídas nos últimos anos.

Ainda segunda a SMPE (2016) no estado do Rio Grande do Sul foram constituídas em 2013, 39.890 novas empresas de pequeno porte, contra 35.504 em 2014 e 29.402 em 2015. Por outro lado, os resultados mostram que em 2013 foram extintas 22.199 empresas; em 2014 fecharam 28.995 e em 2015 encerraram suas atividades 43.946 empresas.

Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio à Micro e Pequenas Empresas - SEBRAE (2015), o número de pequenas e médias empresas, associados à competitividade, tendem a gerar impactos expressivos na economia brasileira, seja em número de novos empregos, melhores salários, melhorias na arrecadação de impostos, melhor distribuição de renda e melhoria do bem-estar social. Conforme Ferronato (2015) sob o ponto de vista desta perspectiva, algumas ações devem ser tomadas para que futuros empreendedores não sejam afugentados.

Diante do exposto e analisando os dados de mortalidade precoce da micro e pequena empresa, questiona-se: Como os controles internos podem auxiliar as empresas de pequeno porte a manterem-se no mercado?

Este trabalho se justifica tentando verificar como as pequenas empresas acabam fechando suas portas nos primeiros anos de vida, analisando tópicos como sistema de informações e controles internos.

O presente capítulo trará o referencial teórico que dará sustentabilidade à finalização do problema de pesquisa, onde serão relatados assuntos relacionados a pequenas e médias empresas; controles internos; controles contábeis; gestão de custos e tomada de decisão.

Segundo Souza (2012), a definição de pequena empresa foi utilizada pela primeira vez nos Estados Unidos, no ano de 1948, pelo Selective Service Act, espécie de estatuto da pequena empresa, daquele país, estabelecendo premissas básicas para este tipo de entidade: não poderia ser dominante no mercado, não poderia ter mais de 500 funcionários e deveria ser operada e possuída de forma independente.

Ainda segundo o autor, como ênfase sabe-se que as pequenas empresas sempre estiveram voltadas para geração de riqueza, com destaque à produção, consumo e acumulação de bens e serviços, despertando em empreendedores a sua criação. E, através do surgimento, aperfeiçoamento e aumento destas pequenas empresas surgem as grandes empresas. A Lei Geral das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, de nº. 123/2006, foi instituída para regulamentar o disposto na Constituição Brasileira, que prevê o tratamento diferenciado e favorecido à microempresa e à empresa de pequeno porte. A Lei Geral uniformizou o conceito de micro e pequena empresa ao enquadrá-las com base em sua receita bruta anual. A microempresa será a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário, devidamente registrados nos órgãos competentes, que aufira em cada ano calendário, a receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (BRASIL, 2006).

A Lei Geral também criou o microempreendedor individual (MEI), que é pessoa que trabalha por conta própria e se legaliza como pequeno empresário optante pelo Simples Nacional, com receita bruta anual de até R$ 60.000,00. O microempreendedor pode possuir um único empregado e não pode ser sócio ou titular de outra empresa (SEBRAE, 2012).

Segundo Ferronato (2015), muitas pessoas juntam suas poupanças acumuladas a duras penas ou mesmo suas verbas indenizatórias quando da exoneração de seus empregos e abrem um novo negócio, com pouca ou nenhuma avaliação sobre viabilidade do novo empreendimento”. Ainda segundo o autor em grande proporção, este tipo de ação gera descontentamento, frustração e encerramento das atividades nos primeiros anos de abertura do novo negócio.

Para Ferronato (2015, p. 40): “Grande número de pequenos e médios empresários não possuem conhecimentos em grau suficiente para analisar dados e informações gerenciais”.

De acordo com Souza (2012) muitas dificuldades são enfrentadas pelas Pequenas e Médias Empresas, doravante serão chamadas de PME, como: ausência de informações, a falta de inovações tecnológicas, a dificuldade de mão de obra qualificada, ausência ou inadequação de sistemas contábeis, burocracia e impostos.

Segundo dados do SEBRAE (2014) serviços e comércio representaram, em 2011, 19% do valor adicionado ao PIB, enquanto a indústria totalizava 7,8%; em relação ao número de empresas, as Pequenas e Médias Empresas representaram, em 2011, nas atividades de serviços e de comércio, respectivamente, 98% e 99% do total de empresas formalizadas; em relação ao emprego, as PME representavam 44% dos empregos formais em serviços, e aproximadamente 70% dos empregos gerados no comércio; cerca de 50% das remunerações do setor formal de comércio foram pagas, em 2011, por PME.

Segundo pesquisa realizada pelo SEBRAE (2014),as e pequenas e médias empresas geraram, em 2011, 27,0% do valor adicionado do conjunto de atividades pesquisadas (Produto Interno Bruto – PIB); esse percentual vem aumentando na série histórica, iniciada no ano de 1985, quando esse indicador representava 21,0% do valor adicionado (PIB), e em 2001, 23,2%;

Esse crescimento se deve à conjugação de três questões, na avaliação do presidente do SEBRAE. São eles:

  • o crescimento do mercado consumidor, em especial a classe C;
  • o aumento do grau de escolaridade da população;
  • a criação do Super Simples (sistema criado em julho de 2007), que simplificou drasticamente e reduziu a carga tributária das pequenas empresas.

Segundo dados do SEBRAE (2016) o melhor desempenho do faturamento considerando “aumento ou estabilidade”, em jan/16, foi na construção civil. Considerando só a proporção e aumento do faturamento, a mais favorável foi à situação das indústrias com 14% delas aumentando o faturamento no mês. Dentre o porte, os MEI tiveram maior proporção de aumento ou estabilidade no mês. A maior proporção de empresas com “diminuição” do faturamento em janeiro foi no comércio e nas empresas de pequeno porte – EPPs.

Segundo o Índice de Confiança dos Pequenos Negócios (ICPN), nas regiões, o desempenho do faturamento no mês de jan/16 foi melhor entre os pequenos negócios da região Sul, seguidos do Nordeste. Mas o que se percebe é uma diminuição generalizada nas regiões de todo país (SEBRAE, 2016).

Segundo levantamento do cadastro geral de empregados e desempregados - CAGED (2015), os saldos de empregos gerados pelos pequenos negócios vêm diminuindo nos últimos anos, ou seja, os pequenos negócios estão sentindo os reflexos da crise econômica, em curso no país. Destaque-se, no entanto, que a contribuição desse nicho de empresas para o mercado de trabalho tem sido bem mais positiva do que a contribuição das médias e grandes empresas que, desde 2011, vem registrando saldo anuais negativos.

“Grande número de pequenos e médios empresários não tem conhecimentos em grau suficiente para analisar dados e informações gerenciais” (FERRONATO, 2015, p. 40). Segundo Crepaldi (2012), as empresas de pequeno porte, normalmente são administradas pelos próprios sócios, sem a devida formação sobre gestão, administração, finanças economia, marketing, etc. Esta falta de conhecimentos leva muitas empresas à falência. O controle interno é definido como o conjunto de normas, rotinas, sistemas, procedimentos, formando o plano organizacional de uma empresa, cujo principal objetivo é salvaguardar e proteger seus ativos, verificar o grau de confiabilidade e exatidão dos registros contábeis, promover a eficiência operacional e proporcionar a administração dados seguros para a tomada de decisão com menor risco possível.

O ambiente empresarial, tanto de grandes empresas como de pequenas empresas, é complexo, dinâmico e traz grandes incertezas. A manutenção do equilíbrio da empresa está condicionada à qualidade da sua administração, dependendo de seus processos e da forma como está organizada internamente (NASCIMENTO; REGINATO, 2010).

Segundo Souza (2012) qualquer que seja a empresa, de pequeno ou grande porte, necessita conhecer o conjunto de suas operações, por meio de relatórios e controles contábeis, sendo os que mais atendem as necessidades da pequena empresa são as Demonstrações de Resultado do Exercício (DRE), o Balanço Patrimonial (BP) e as Demonstrações de Fluxo de Caixa (DFC). Através da interpretação de dados extraídos destas demonstrações da empresa são calculados diversos índices financeiros que permitem avaliar sua situação econômica financeira permitindo ao pequeno empresário tomar decisões importantes para o gerenciamento de seus negócios.

De acordo com Crepaldi (2012), seguindo algumas orientações básicas os empresários podem planejar melhor seus negócios, tais como:

  • confrontar compras com controles de entradas e vendas com controles de saídas;
  • calcular preço de vendas com margem para impostos, despesas e lucros desejados;
  • montar fluxo de caixa;
  • controlar, escriturar e efetuar pagamento de tributos;
  • manter atualizado volume de estoque e compras;
  • saber calcular e analisar custo dos produtos vendidos ou serviços prestados;
  • controlare analisar despesas administrativas, incluindo gastos com pessoal.

Um dos grandes problemas enfrentados pelas pequenas e médias empresas é a falta de controle de custos, ocasionando com isso muitas vezes estoque de produtos que podem ocasionar perdas a empresa, apenas lotando os estoques. Um dos principais dificultadores da lucratividade e da competitividade é a falta de gerenciamento em custos e preços (CREPALDI 2012).

Conforme Souza (2012) o planejamento e a administração do caixa de uma empresa, sendo ela pequena ou grande são de grande importância, porque dificilmente conseguirá manter suas vendas somente à vista. Tão importante como as entradas, às saídas de recursos, como fornecedores, matérias-primas, despesas gerais, imobilizado, distribuição de lucros, deve ser bem planejada. É imprescindível o conhecimento de que o fluxo de caixa contém informações necessárias para saber se a empresa terá capacidade de liquidar seus compromissos financeiros a curto e longo prazo.

Segundo Ferronato (2015) se a empresa não cuidar das questões financeiras do dia a dia os melhores planos de longo prazo possivelmente irão por água abaixo. O termo capital de giro deve ser bem entendido pelos proprietários, a noção de que um capital de giro positivo demonstra a capacidade de honrar compromissos assumidos deve estar presente. As pequenas empresas frequentemente sentem a falta de capital aliada aos problemas de baixa liquidez, que afetam diretamente o fluxo monetário de seus negócios. Quando existe falta de capital de giro, decisões de longo prazo são deixadas de lado, o que ocasionam baixa prioridade e grande problema futuro, muitas vezes finalizando com o fechamento das mesmas. Todo e qualquer empreendedor deve conhecer fluxo de caixa, custos, despesas, análise de balanços, finanças corporativa e conhecimento de recursos humanos.

De acordo com Ferronato (2015) a falta de aptidão em gestão contábil e financeira é um fator básico para o insucesso de qualquer empresa, independente de seu tamanho. As demonstrações financeiras fornecem informações aos proprietários e credores da empresa sobre a situação atual do empreendimento e o desempenho financeiro passado, também fornecem subsídios para o planejamento financeiro.

Para Souza (2012) pela DRE é possível identificar o retorno sobre o investimento aplicado nos ativos de uma empresa, e através do BP se verifica a posição financeira de uma organização, em determinado período. Através destas demonstrações financeiras existe a possibilidade de avaliar a situação econômico-financeira e patrimonial das entidades. São os chamados índices financeiros.

TOMADA DE DECISÃO

Segundo Marion (2009) os responsáveis pelas empresas estão tomando decisões diariamente e estas são vitais para o sucesso ou insucesso das organizações. Por este motivo, há necessidade de informações corretas, subsídios que contribuam para as tomadas de decisões.

Para Ferronato (2015) os demonstrativos periódicos do tipo balancetes, orçamentos, e fluxos financeiros, são relatórios importantes e necessários para a evolução histórica dos negócios e para o futuro da empresa.

Para Marion (2009) a contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração, pois coletam dados, mensura-os, registra-os e sumariza-os de forma a gerar relatórios que auxiliam os responsáveis pela tomada de decisão. Observa-se com frequência a falência de pequenas empresas, onde empresários enumeram como causas a carga tributária, encargos sociais, falta de recursos, juros altos, etc., fatores estes que sem sombra de duvidas, fragilizam as empresas, porém a célula “cancerosa” segundo o autor repousa na má gerência, nas decisões tomadas sem respaldo, sem dados confiáveis. A experiência e o feeling [1]do dono do negócio não são mais fatores decisivos no quadro atual; exige-se uma gama de informações reais, que norteiem tais decisões, e estas estão contidas nos relatórios elaborados na contabilidade.

Para que uma empresa possa melhor gerir seus negócios são necessários alguns controles básicos, como os descritos no capitulo 2.2, segundo o autor Crepaldi (2002). A administração da empresa de lavagem sofre da carência de relatórios necessários e importantes a qualquer empresa, para que possa analisar dados e melhor tomar decisão como forma de manter-se no mercado competitivo. Controle de entrada de caixa, saída de caixa, compra de materiais, aplicação de valores, cálculo de preço de venda e controles de despesas devem ser adotados, analisados e controlados pelo proprietário da empresa, sem interferência ou manuseio de terceiros. O proprietário deve analisar relatórios contábeis e financeiros, que por sua vez devem ser solicitados para a contabilidade ou serem montados por profissional que possa assessorá-lo para este fim. O planejamento e o controle do caixa da empresa devem sofrer uma melhor avaliação, pois é através da falta deste controle que, segundo Souza (2012) muitas empresas acabam não honrando compromissos financeiros de longo prazo.

A utilização dos controles internos nas empresas tem início com a necessidade de maior controle nas operações, pois com o crescimento das empresas, o desenvolvimento das atividades e os controles dos setores tornaram-se mais complexos

Segundo Marion (2009) os responsáveis pelas empresas estão tomando decisões diariamente e estas são vitais para o sucesso ou insucesso das organizações. Por este motivo, há necessidade de informações corretas, subsídios que contribuam para as tomadas de decisões.

Os relatórios devem ser diariamente preenchidos em planilha que deve estar em sistema informatizado, protegido por senha e semanalmente devem ser analisados, comparados para que possam ser utilizados para tomada de decisões com relação a compras, promoções, aumento e diminuição de despesas, investimentos e manutenções preventivas e reparatórias em máquinas e equipamentos, estando de acordo com o que diz Marion (2009) quando menciona a importância de informações corretas para tomada de decisão.

Todo e qualquer pagamento ou desembolso deve ter saída por caixa ou pagamento efetuado pela empresa, sem envolvimento com o dinheiro das pessoas físicas dos sócios.

Para Souza (2012) os empresários das pequenas empresas desconhecem a correta formação de preço de venda. Outra intervenção proposta foi à verificação do preço da lavagem, que deverá absorver margem para impostos, despesas e lucros almejados.

Segundo Crepaldi (2012), muitas empresas são administradas pelos próprios sócios, sem a devida formação sobre gestão, administração, finanças economia, marketing, etc, em virtude disto seria importante também que os sócios fizessem algum curso relacionado a finanças e controles contábeis para que os relatórios fossem melhores implantados, analisados e compreendidos.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

É notório e preocupante o número de pequenas e micros empresas que fecham suas portas ano após ano, porém o objetivo principal deste estudo foi verificar em que medida os controles internos, como ferramenta de gestão, auxiliam as pequenas empresas a se manterem no mercado.

O segundo objetivo que visava comparar os resultados da empresa no período analisado mostraram a importância dos controles em planilhas, gráficos e tabulações, sendo constantemente comparados, usados para precaver falhas, corrigir problemas e como informações importantes para o futuro da empresa. O terceiro e último objetivo que consistia em sugerir a utilização de controles para a obtenção de resultados favoráveis. Apresentaram-se como sugestões a utilização de um modelo de fluxo de caixa a ser utilizado pelo proprietário e posterior controle mensal; opções de serviços a serem executados em dias com chuvas ocupando funcionários ociosos; melhoria nas contas da empresa, não acontecendo mais a mistura de patrimônio; cálculo dos custos da lavagem absorvendo despesas, obrigações e lucros almejados; reciclagem para melhor acompanhamento e entendimento dos relatórios contábeis e gerenciais e informatização dos sistemas.

No que tange ao problema de pesquisa que consistia na indagação de como os controles internos podem auxiliar as empresas de pequeno porte a manterem-se no mercado?

Conclui-se que os controles internos podem auxiliar as empresas de pequeno porte a manterem-se no mercado na medida em que são implantados de maneira correta e usados de forma a auxiliar os donos de empresas a tomarem decisões de modo a prevenirem-se de ameaças e antecipando-se a oportunidades. Com os controles internos, aliados a tomada de decisões, as pequenas empresas possuem maior probabilidade de se manterem no mercado.

Esta pesquisa teve por finalidade mostrar que os controles internos, como ferramentas de gestão, podem auxiliar uma empresa de lavagem a se manter no mercado. Quanto à limitação da pesquisa, aponta-se a amostra reduzida de apenas uma empresa de lavagem para aplicação do presente estudo.

Por fim sugere-se a aplicabilidade dos controles internos, como ferramenta de gestão, em mais empresas do setor, verificando seus controles e aumentando suas possibilidades de sobrevivências no mercado.

[1] Feeling é uma palavra em inglês que em português significa sentimento e procura descrever a sensação física de tocar, a sensação sentida de calor, de afago de parceria e cumplicidade.

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