Controle patrimonial

Analisando os meus trabalhos de conciliação de bens nesses últimos 10 anos, onde confrontei o inventário de bens realizado em campo com o cadastro de ativo imobilizado do cliente, constatei números interessantes, para não dizer outra coisa, sobre a ineficiente Gestão Patrimonial... Se internamente a empresa não consegue um controle acurado e eficaz, por que não terceirizar?

"Desaparecidos mais de meio milhão de bens empresariais."

Analisando os meus trabalhos de conciliação de bens nesses últimos 10 anos, onde confrontei o inventário de bens realizado em campo com o cadastro de ativo imobilizado do cliente, constatei números interessantes, para não dizer outra coisa, sobre a ineficiente Gestão Patrimonial.

Exponho abaixo o meu universo de pesquisa:

  • 90 empresas de variados tipos de atividades;
  • Análise de todos os bens principais e seus componentes das contas objeto de trabalho, ou seja, máquinas e equipamentos, instalações, móveis e utensílios, equipamentos de informática, equipamentos de laboratório e veículos;

  • A quantidade de bens inventariados em campo foi de 1.982.880, comparadas a 5.849.496 registros contábeis.

Após a conciliação, obtive os seguintes resultados, em termos de quantidade:

Resultados em relação a Vistoria em Campo (Inventário):

Do total de bens inventariados, foram Conciliados com a base contábil do cliente, 1.952.145 (98,45%); e não foram conciliados, 30.735 (1,55%),sendo esses bens considerados como Sobras Físicas.

Resultados em relação ao Cadastro de Imobilizado do Cliente:

Do total de registros analisados, foram Conciliados com a base do inventário realizado, 5.330.646 (91,13%); e não foram conciliados, 518.850 (8,87%), sendo esses bens considerados como Sobras Contábeis.

Conclusão:

Desapareceram 518.850 bens das empresa pesquisadas.

Sendo otimista, diria que em sua maioria, esses ativos são de pequeno valor, como por exemplo, uma cadeira fixa simples, cujo valor médio de mercado é em torno de R$ 100,00, o que daria um desaparecimento de R$ 51.885.000,00.

Portanto, partindo desse valor, e distribuindo essa perda por igual nas 90 empresas pesquisadas, teríamos os seguintes valores:

  • R$ 4.804,00 perdidos no mês, por empresa;
  • R$ 57.650,00 perdidos no ano, por empresa;
  • R$ 576.500,00 perdidos em 10 anos, por empresa.

Alguns gestores dirão que esse é um valor insignificante, faz parte do negócio. Outros não.

Ressalto que este é um valor otimista porque em algumas empresas o rombo financeiro é ainda maior, chegando a até 10% do seu valor patrimonial atual. O desaparecimento de bens não se restringe a apenas cadeiras fixas simples; e sim, ao sumiço de equipamentos de laboratórios, filmagens, informática, máquinas e até mesmo veículos.

Portanto, muitas empresas ignoram o controle patrimonial, deixando-o de lado, por um ano ou mais; sendo que, algumas nunca tiveram a preocupação de fazê-lo, e nem mesmo sabem como ativar um bem da forma correta ou implantar uma cartilha de normas e procedimentos para o imobilizado.

Porém, quando surge uma urgência, e existem várias razões para essas aparecerem, tais como auditoria externa, garantia bancária, seguro, ou projeção de investimento, essas empresas saem em disparada à procura de uma consultoria especializada, investindo e alocando uma quantidade significativa de recursos, seja em valor, tempo, ou mão de obra, para que a consultoria contratada execute em curto espaço de tempo o trabalho de meses não realizado.

Com isso, a empresa atinge o seu objetivo de “apagar o fogo”, mas, voltando a deixar de lado o controle de imobilizado, aguardando uma próxima emergência.

Esse tipo de atitude deixa marcas, já que o desgaste nesse tipo de operação é muito grande e o resultado apresentado inclui um valor a ser baixado surpreendente, colocando o controlador do ativo imobilizado em uma situação desagradável perante a sua chefia.

E olha que estou sendo muito simplista nas consequências de uma gestão patrimonial ineficiente, porque não estou falando nas sanções fiscais por depreciar um bem inexistente, ou na omissão de receitas por não contabilizar um bem existente, muito menos nos prejuízos financeiros e materiais em caso de sinistro, fusão, incorporação, ou ainda, na falta de competitividade, por não saber a hora correta de repor ou atualizar suas máquinas e equipamentos obsoletos.

Então eu me pergunto:

  • Por que remediar o inevitável?
  • Se for complicado para a empresa investir e destinar o controle do imobilizado a um funcionário, que deverá ter know-how, porque não terceirizar?
  • E quanto ao atendimento às exigências legais e gerenciais, periódicas, na obtenção de Laudos Técnicos de Vida Útil Econômica, Valor Justo e Valor de Reposição?

Sendo assim, a minha opinião é que a terceirização do controle patrimonial com uma consultoria especializada, demanda menos investimento na obtenção dos resultados esperados, diminuição de custos, além da inserção do controle patrimonial na rotina diária da empresa.

A terceirização da Gestão Patrimonial libera a empresa das atividades e rotinas operacionais ligadas ao ativo imobilizado, fazendo com que ela, foque seus recursos no seu negócio principal, melhorando assim, os processos e qualidade das informações.

Com a contratação de uma consultoria especializada, a empresa terá a sua disposição, entre outros:

  • Equipe especializada com vasta experiência, em constante atualização, em sintonia com as melhores práticas e com conhecimento legal das atividades inerentes ao controle patrimonial;
  • Soluções tecnológicas de software para a utilização e implantação de plaquetas de código de barras ou RFID, facilitando o controle e reinventário periódico com coletores de dados e migração das informações atualizadas ao ERP da empresa;
  • Relatórios do ativo imobilizado em curto espaço de tempo.

Porque não terceirizar e aguardar a implantação de normas e procedimentos, treinamento aos funcionários da empresa e a emissão dos primeiros relatórios de controle?

Porque não terceirizar e comprovar que a Gestão dos Ativos ficou eficaz e acurada, fornecendo informações integras e seguras?

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