Como são suas reuniões de trabalho?

As reuniões de trabalho são importantes oportunidades para seu crescimento pessoal, desempenho e reconhecimento profissional. Entretanto, muitos profissionais deixam de lado itens básicos e indispensáveis para uma reunião eficaz e produtiva. Neste aspecto é fundamental estar atento à data, ao horário, ao local, mas por outro lado é indispensável preparar dados estatísticos, questionar sobre quem é o solicitante, o assunto que será discutido e o tempo de duração. É difícil acreditar, mas há pessoas que ainda pensam que participar de uma reunião é "perder tempo" e por este motivo não apresentam a mínima confiança e consideram inútil esta atividade dentro das organizações, supermercados, estabelecimentos comerciais, entre outros. Para tornar suas reuniões de trabalho com um toque especial de organização e contribuir com resultados surpreendentes apresento dez dicas que podem auxiliar a eficiência de suas reuniões. As dicas apresentadas permitem que você obtenha uma maior envolvimento dos participantes, oferecendo qualidade e obtendo como retorno empenho e dedicação de todos. Confira as dez dicas! 1. Determinar o horário - Se você convocou a reunião, lembre-se sempre de determinar um horário para início e para término. Se for possível transmita antecipadamente aos demais participantes da reunião os assuntos que serão tratados. Determinando o horário, você terá melhores condições de organizar uma pauta e distribuir o tempo para cada assunto a ser discutido. 2. Pontualidade - A pontualidade deve ser aplicada, levando em consideração o horário de início e término da reunião. Se for possível, administre, também, o tempo de apresentação para cada tópico a ser explorado durante o desenvolvimento da reunião e fique atento para não ultrapassar cada estágio. 3. Utilize um relógio - Tenha plena consciência que ao convocar uma reunião o horário será um item primordial a ser controlado, caso contrário alguns participantes passarão boa parte do tempo "empurrando com os olhos" os ponteiros do relógio, não prestando atenção ao assunto explorado na reunião. Uma importante dica para evitar tal situação é utilizar um relógio à vista de todos para o devido controle do tempo. 4. Exposição pessoal - Acredite que uma reunião interna de trabalho é uma situação de alta exposição. Neste aspecto cuide da sua aparência pessoal e fique atento para não ocorrer gafes de maneira a fazer um participante ficar em situação constrangedora, do tipo: aparecer usando uma roupa social enquanto todos estão usando roupas esportivas. Não há nada de errado, se você desejar informar na convocação da reunião o traje apropriado que os participantes devem estar usando. 5. Respostas objetivas - É horrível contar com alguém que durante a reunião adquire o hábito de "Maria vai com as outras". Desta forma, tente se manter com uma postura que demonstre conhecer os assuntos em questão, tendo idéias próprias. Contribua com sugestões positivas prestando muita atenção a todos os comentários dos demais participantes. Jamais busque falar com o colega que está ao seu lado, enquanto outra pessoa conduz a reunião. Ao ser convidado a apresentar uma resposta seja objetivo, claro e condizente com assunto em pauta. 6. Discordar com profissionalismo - Se por algum motivo for preciso discordar de algum companheiro durante a reunião, seja claro, dizendo que não concorda com a idéia ou com a sugestão apresentada. Jamais discorde da pessoa, mas sim do que ela acabou de apresentar. 7. Egocentrismo - Não tente transformar o egocentrismo em uma barreira para novas idéias, sugestões de melhoria e opiniões de seus colegas. Convém não esquecer que as outras pessoas têm enorme vontade de apresentar seu parecer, assim como você os tem. Por isso é importante não expor o egocentrismo de maneira radical ou evidente, mas compreendendo e se fazendo compreender, afirmando quando possível: "estou de acordo, entretanto gostaria de observar que..." 8. Ouvir com atenção - Em uma reunião, busque ouvir a pessoa que está fazendo o uso da palavra. Muitos participantes deixam passar importantes oportunidades de expor suas opiniões por não ouvir ou estarem desatentos. Aprender a ouvir não é tarefa fácil, mas também não é nada impossível. Observe o quanto as pessoas deixam de lado este importante sentido humano e ganhe ótimas chances de crescimento e destaque profissional ouvindo opiniões, idéias e sugestões de seus colegas de trabalho. 9. Anotar os assuntos - Você percebe a importância de tomar nota dos principais assuntos discutidos ao dar continuidade às decisões tomadas em reunião. Neste aspecto, motive os participantes a anotar os tópicos da reunião, as decisões tomadas em conjunto e os assuntos que cada pessoa assumiu para sua responsabilidade. 10. Envolvimento dos participantes - Inúmeras reuniões são convocadas com objetivo e finalidade de decidir acerca de algum problema concreto, informar sobre mudanças necessárias e convocar pessoas para partilhar conosco a responsabilidade de decisões. Além disso, temos a necessidade de contribuir e partilhar nossas idéias pessoais com outras pessoas para levar adiante uma obra, uma mudança ou uma estratégia de trabalho. Uma decisão tomada em uma reunião permite com que todos os participantes assumam a decisão em equipe, multiplicando desta maneira a eficiência da ação e da decisão tomada. De nada adianta guardar estas dicas em uma gaveta. Coloque-as em ação! Pratique com sua equipe estas dez dicas apresentadas progressivamente e observe as melhoras no rendimento dos trabalhos internos, envolvimento participativo e otimização do tempo das reuniões.

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