Como implantar um centro de serviços compartilhados

O Centro de Serviços Compartilhados é um importante instrumento de gestão que permite racionalizar processos, trazendo velocidade às operações e ganhos de competitividade

Em uma época em que a eficiência operacional pode fazer a diferença entre crescer de forma sustentada ou amargar perdas irrecuperáveis, a adoção de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) para organizações com uma diversidade de negócios e amplitude geográfica, pode representar a solução que todo o empresário vislumbra para sua empresa.

O CSC é um importante instrumento de gestão que permite racionalizar processos, trazendo velocidade às operações e ganhos de competitividade. Consiste na centralização das funções de apoio das unidades de negócios, como: finanças controladoria, recursos humanos, suprimentos, administração e sistemas, em um escritório de serviços que passará a processar todas as atividades de apoio, liberando as unidades de negócios para focar no seu core business e, trazendo como benefícios adicionais, o intercambio de experiências entre unidades, com a disseminação de melhores práticas de gestão, a melhoria na qualidade dos serviços e eficiência na gestão dos custos.

O processo de implantação de um CSC passa por etapas distintas que se iniciam com um diagnóstico das funções de apoio nas diversas unidades, com a finalidade de levantar o fluxo de processos, volumes transacionais, estrutura organizacional, alçadas de decisão, recursos humanos e sistemas de informação. Através desse diagnóstico é que se permite modelar os pilares básicos para sua implantação e a infraestrutura necessária.

A integração dos sistemas operacionais e a automação dos processos são elementos fundamentais para interligar as operações entre as funções de apoio, criando-se um modelo cliente-fornecedor.

Outro desafio para essa implantação, é unir profissionais de unidades distintas, com diferentes produtos ou serviços, dentro de um critério de uniformização de procedimentos que, por um lado, seja flexível para se permitir ajustes e, por outro lado, rígido quanto à alimentação adequada dos inputs para gerar informações com qualidade e precisão.

Nesse aspecto, a participação de uma consultoria externa no processo tem uma função relevante que é a de selecionar os gestores para conduzir a transição, capacitá-los às novas funções, transferir metodologia para execução das atividades de apoio, integrá-los ao sistema de processamento das informações, monitorar os resultados e gerar, em conjunto, os relatórios gerenciais que seguem para as instâncias de decisão, como Diretorias, Conselho de Administração e Acionistas.

Depois de aperfeiçoado o modelo, com a introdução de indicadores de performance e estabelecimento dos critérios de rateios de custos, o CSC deve se tornar uma unidade independente, podendo prestar serviços não só para as unidades de negócios, como também, vender seus serviços externamente, tornando-se um centro de receitas.

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