Como garantir o sucesso de um projeto

Todo projeto, tarefa ou atividade terá sucesso tanto quanto for o equilíbrio da balança de 3 pratos. O primeiro prato é onde colocamos a produtividade. Entenda-se por produtividade o produto entre os recursos envolvidos a capacidade de cada recurso e a gestão feita sobre estes recursos. Desta forma a produtividade será tão maior quanto for maior a capacidade dos gestores de transformarem em produção a capacidade de cada recurso. Por exemplo: Um grande volume de dinheiro pode não trazer qualquer benefício a um projeto se mal empregado. Uma dúzia de excelentes técnicos pode não reduzir o tempo de um projeto se não houver um cronograma bem estruturado, acompanhado e revisado. Da mesma forma, uma equipe pequena e comprometida, cada um com o conhecimento específico necessário ao projeto, suportada por um gestor devidamente capacitado para gerir uma equipe pode garantir o máximo de produtividade para um projeto qualquer. O segundo prato é onde colocamos o tempo necessário para realização do projeto. Normalmente, por não saberem ou não terem como avaliar o tempo adequado para uma atividade as empresas tendem a cortar pela metade o tempo inicialmente indicado por quem realiza a tarefa até porque estes, por medida de segurança, adicionam um tempo de segurança com um volume de gordura exagerado. Desta forma o tempo pode inviabilizar um projeto de alto custo se superavaliado mas também pode prejudicar a qualidade do resultado se sub-avaliado. Por exemplo: Um projeto de implantação de um novo software falhou. Ao analisarem o resultado detectaram que a equipe envolvida, apesar de capacitada, não teve tempo necessário para fazer uma especificação adequada pois a empresa acreditou que o tempo que ela determinou era suficiente para implementar o software. Não houve equilíbrio entre o primeiro e o segundo prato da balança. Considerando o tempo como mais importante os gestores do projeto não avaliaram se com os recursos disponíveis seria possível obter a produtividade necessária. O que fazer ? Esta é a pergunta que o gestor se faz. Aumenta a equipe? buscar uma equipe mais qualificada ? estender o período de trabalho ? Como equilibrar os pratos da balança é o desafio do gestor e se já é uma tarefa complexa com 2 pratos imagine com 3. O terceiro prato é onde colocamos a qualidade esperada. Este sem dúvida é o prato mais importante dentre os 3 pois ele é o fiel da balança. Vejamos no exemplo anterior. O software foi implementado, no prazo e com a equipe definida porém como a qualidade não foi o fiel da balança a utilização do software trouxe a necessidade de uma série de atividades adicionais que pioraram a produtividade da equipe de trabalho que utiliza o software. Como a empresa não tem o hábito de medir esta produtividade a implantação do software trouxe um aumento de custo operacional que não é medido. Como conseguir o equilíbrio entre os 3 pratos ? Esta é questão que deve ser respondida pelo gestor do projeto. Ao estabelecer a qualidade desejada a empresa está indicando a constante que deverá coordenar o ajustes dos outros 2 pratos. Uma infinidade de possibilidades se abre neste momento até mesmo porque neste processo pode se identificar que a qualidade estabelecida exige uma produtividade inatingível dos recursos disponíveis no tempo ou exige um tempo indisponível para que com aquela produtividade se atinja a qualidade desejada e em função disto seja necessário uma reavaliação da qualidade esperada. Este equilíbrio pode ser conseguido em diferentes patamares. Como identificar o patamar de equilíbrio que traga para o projeto os melhores níveis de eficiência e eficácia? Por exemplo. O nível de qualidade foi estabelecido acima do necessário. Isto exigiu que para conseguirmos o equilíbrio da balança utilizássemos uma equipe maior por mais tempo para um determinado projeto. É crítico perceber que o resultado de qualquer desequilíbrio significa aumento de custo.Conseguir equilibrar a balança de 3 pratos no patamar que permita a melhor eficiência e eficácia para o projeto, demonstrar este equilíbrio a alta direção da empresa e obter os resultados esperados de um projeto separa o joio do trigo no mundo da gestão empresarial.
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