Como fazer um evento: passo-a-passo para que ele seja um sucesso

O segredo na hora de realizar um evento de sucesso, seja ele grande ou não, sem dúvida começa no planejamento, além, claro, de gostar de trabalhar em equipe e está disposto sempre a enfrentar desafios.

O segredo na hora de realizar um evento de sucesso, seja ele grande ou não, sem dúvida começa no planejamento, além, claro, de gostar de trabalhar em equipe e está disposto sempre a enfrentar desafios. Ao contrário do que muitas pessoas acham, essa dica também vale para eventos corporativos, não só os sociais, pois toda organização de evento passa por uma lista de coisas a serem feitas.

Na prática, isso significa que muitas pessoas que participam da organização de um evento precisam deixar de lado certos hábitos e costumes, pois elas precisarão lidar com várias situações, e portanto necessitam se adequar a essas ocasiões. Aprenda então como fazer um evento, confira o passo a passo para que ele seja um sucesso.

Planejamento

Como falado anteriormente, o planejamento é parte fundamental para o sucesso de qualquer evento. Muitas vezes a pessoa já tem em mente parte do que pretende executar no evento, porém é fundamental que esses passos sejam colocados no papel. Planejar significa ter mais segurança em tudo o que está sendo feito, pois é necessário conter um objetivo final bem claro, sendo que esse passo envolve vários fatores, tais como: criação de planilhas para controle de gastos, contratação de pessoas, o que deve ser comprado, e tudo o mais que o organizador achar necessário.

Um conselho que pode ser bem útil é procurar conhecer a dinâmica usada em eventos que já aconteceram e que seja parecida com o evento que está sendo organizado. Fazer uso também de algumas técnicas de brainstorming ajuda a tomar certas decisões muito importantes. Após essa pesquisa, algumas perguntas precisam ser respondidas, como o principal objetivo do evento, o número de pessoas que serão convidadas, o seu tamanho, a infraestrutura que será disponibilizada para a sua realização, a verba, os custos que o evento irá ter, mão de obra necessária, se haverá patrocínio, os riscos envolvendo o evento e também a sua divulgação.

O passo seguinte, após ter todas essas respostas, é passar a dividir responsabilidades entre os envolvidos, sendo que cada etapa precisará ter um tempo total para ser executada, ou seja, todos precisarão trabalhar com prazos bem estabelecidos.

Imprevistos

Apesar de toda essa etapa de planejamento é quase impossível garantir que no meio do caminho não se tenha nenhum imprevisto, pois esses fatos sem dúvida irão acontecer. O importante é nunca entrar em desespero e estar preparado para contornar essas situações quando elas acontecerem. E um dos grandes segredos para que nada der errado no grande dia é adotar uma postura flexível, dessa maneira é possível contornar esses problemas com total tranquilidade. É sempre bom lembrar que o organizador de evento está à frente de uma equipe, logo manter uma postura calma e tranquila, para manter a equipe focada no trabalho, é fundamental. Outra dica é sempre elaborar um “Plano B”, assim, quando esses imprevistos acontecerem, ter uma carta na manga sempre é uma boa opção, ou seja, para cada etapa do trabalho, elabore sempre uma solução caso haja algum problema no meio do caminho.

Saiba o que a sua equipe está fazendo

Não precisa vigiar todos os membros da sua equipe 24h, porém é fundamental ter o controle sobre os passos que ela está realizando para estar preparado para todas as situações, o mesmo vale para os fornecedores, eles são partes fundamentais do evento, sendo que qualquer erro cometido poderá comprometer o trabalho de outras pessoas do staff, segue algumas dicas para manter uma boa comunicação:

Equipe:

Faça uma lista completa de todas as pessoas que estão envolvidas de alguma maneira no evento, e coloque também a melhor forma de entrar em contato.
Execute sempre pesquisas de satisfação com essas pessoas envolvendo assuntos ligados a fornecedores, serviços e infraestrutura, inclusive, essa pesquisa pode ser enviada para todos após o evento.
Fornecedores:

Faça uma lista de todos os fornecedores que estão envolvidos no evento, colocando sempre a participação de cada um deles e também a melhor maneira de se comunicar com eles.

Dê uma nota para o desempenho de cada um deles, seja no desempenho das funções, como também com relação ao público que foi atendido pelos seus serviços.
Faça um arquivo completo com todos os fornecedores que considerar satisfatórios nos serviços prestados, eles irão ser muito úteis na organização dos próximos eventos. Organizadores costumam ter uma vasta lista de fornecedores que servem como um bom suporte na hora de realizar suas atividades.

Divulgação

No planejamento ficou decidido qual o público do evento, e é justamente para essas pessoas que ele deve ser divulgado, ou seja, muitas vezes a divulgação é feita de maneira errônea, os eventos são divulgados para pessoas que não fazem parte desse público e isso pode comprometer bastante o sucesso do evento. O primeiro passo é saber o orçamento estabelecido para fazer essa divulgação, hoje em dia existe uma variedade de ferramentas, desde as mais baratas até as mais caras, e elas podem ser usadas livremente, desde que dentro dos padrões estabelecidos. Também há eventos em que o número de participantes é limitado, ou seja, não é aberto ao público, para esses casos, a divulgação precisa ser muito direcionada e não aberta a todos.

Esse é o momento de entender o público-alvo, saber onde encontrá-lo e atingir o seu objetivo, pois, por mais caro e moderno que seja o canal de divulgação, se o seu público não estiver nele, de nada vai adiantar o tempo e dinheiro investido.

Esteja atualizado com as mudanças

Nesse mundo moderno tudo muda muito rapidamente, logo estar preparado para acompanhar essas mudanças é muito importante. Buscar sempre novos conteúdos sobre o assunto, saber quem são os profissionais mais respeitados do mercado, acompanhar as principais tendências tanto no Brasil quanto em outros países são maneiras de se manter sempre atualizado e ligado ao mundo dos eventos. Diariamente novas ferramentas são adotadas, novos meios são usados, os comportamentos e atitudes são outros, por esse motivo é fundamental acompanhar essa evolução para garantir sempre eventos de sucesso.

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