Como cortar custos de TI?
Como cortar custos de TI?

Como cortar custos de TI?

A busca pelo aumento da eficiência aliada a redução de custos operacionais tem se tornado um mantra no mundo corporativo.Os gestores de TI são, invariavelmente, desafiados a cortar custos sem perder a qualidade dos serviços. Mas isso é realmente factível?

A busca pelo aumento da eficiência aliada a redução de custos operacionais tem se tornado um mantra repetido amiúde no mundo corporativo, sobretudo em um cenário de instabilidade política e econômica como o atravessado pelo Brasil atualmente.

Cortar custos na área de tecnologia, porém, pode se tornar algo extremamente crítico quando as empresas têm seus negócios diretamente influenciados e sustentados por recursos tecnológicos.

Os gestores de TI são, invariavelmente, desafiados a cortar custos sem perder a qualidade dos serviços. Mas isso é realmente factível? É prudente deixar de investir em um novo hardware e assumir a possibilidade de interrupção em algum serviço por falha ou lentidão no mesmo? É valido desligar um funcionário com alto salário e assumir que um incidente possa demorar um tempo significativamente maior para ser solucionado por ser atendido por um funcionário menos qualificado?

Qualquer corte de custos requer uma análise de acordo com o porte, segmento e momento financeiro de cada empresa e isso não é diferente quando falamos especificamente da área de tecnologia. Existem, porém, alguns itens que podem ser adotados de forma menos impactante ao negócio, por exemplo:

  • Atendimento Self-Service

Como reduzir o time de help desk com tantos chamados atendidos diariamente? Uma tendência já consolidada no exterior e que passou a se tornar mais comum no Brasil nos últimos anos é a de oferecer aos usuários um portal no qual ele pode resolver problemas simples e mais corriqueiros sem a necessidade de envolver o time técnico. Esta modalidade de "Self-Service" IT prevê a disponibilização de ferramentas para que o usuário possa, por exemplo, desbloquear sua senha para algum sistema, recuperar um e-mail apagado, consultar uma base de conhecimento ou até visualizar um catálogo com softwares que possam ser instalados com apenas um clique. É claro que existe um esforço inicial para preparar este ambiente e mudar a cultura da companhia, mas a redução de custos a médio e longo prazo são significativas.

  • Redução de Equipe e Horas Extras

Talvez o primeiro recurso avaliado em momentos de crise é a possibilidade de redução da equipe ou o “corte” de horas extras. Mas como enxugar o time se muitas vezes a equipe atual já não atende a carga de atividades a qual é submetida? Como reduzir horas extras de um departamento no qual o trabalho fora de horário comercial está intrínseco?

Muitas empresas estão reduzindo drasticamente seus custos através da contratação de consultorias que oferecem uma modalidade de contrato chamada de “multidisciplinar”. Nesta modalidade, o cliente tem uma franquia mensal de horas de atendimento que podem ser compartilhadas para atendimentos as diferentes tecnologias do ambiente. As empresas deixam de manter uma equipe própria (muitas vezes sênior e altamente custosa) para cada competência e passam a contar com as consultorias para, através de um único contrato, atender as demandas de segundo e terceiro níveis em seus ambientes. Ademais, as empresas reduzem também os custos com horas extras pois também podem contar com as consultorias para atendimentos em horário não comercial sem nenhum custo extra.

  • Nuvem

Se escrevesse este texto há alguns anos atrás, sem dúvida eu dedicaria um tópico para falar de virtualização de ambientes. Acredito, porém, que este assunto já esteja mais do que consolidado e sua citação seja completamente dispensável. Da mesma forma, acredito que daqui há alguns anos será dispensável citar o “cloud computing” devido a exponencial adesão à nuvem nos últimos anos. Apesar de ainda enfrentar a resistência de muitos, a “computação em nuvem” deixou de ser um tabu e passou a ser a solução para muitas empresas que buscam reduzir seus custos. Optar pela nuvem pode representar uma significativa economia em infraestrutura, energia, administração e até licenças. Além disso, a flexibilidade e fácil escalabilidade de um ambiente em nuvem possibilita mais agilidade para disponibilizar novos ambientes, representando um tempo de resposta mais rápido e menor custo operacional.

Exemplo: Netflix finalizou a migração de todo o seu ambiente para a nuvem Amazon

  • Gestão de ativos

Por mais vetusto que possa parecer, muitas empresas ainda não possuem uma gestão de ativos de tecnologia profissional e otimizada. Ao adotar um software de gestão de ativos a organização tem a oportunidade de identificar e controlar os seus equipamentos e licenças de TI, bem como comparar os softwares adquiridos pela empresa e os que estão efetivamente sendo utilizados no ambiente. Este controle permite que a empresa planeje melhor suas aquisições e otimize a utilização destes ativos durante todo os seus ciclos de vida, possibilitando identificar e avaliar oportunidades de redução de custo.

  • Gestão dos provedores de serviços

Por terem um ambiente tecnológico heterogêneo, muitas empresas possuem contratos de serviços/suporte com diferentes fornecedores e fabricantes. A gestão destes contratos é complexa e gera custos operacionais (muitas vezes imperceptíveis), pois faz com que as empresas precisem acionar diferentes fornecedores e, não raramente, intermediar situações nas quais os fornecedores transferem a responsabilidade sobre determinado problema uns para os outros. É de suma importância que exista um controle centralizado destes contratos, possibilitando garantir que os fornecedores cumpram com as entregas e níveis de serviços contratados. Esta gestão pode ser feita por um funcionário que não tenha um custo alto ou até mesmo centralizada em uma consultoria terceirizada, que pode atuar prestando os serviços de suporte efetivamente (como sugerido acima) ou simplesmente como uma interface, sendo o ponto focal no relacionamento entre a empresa e seus fornecedores.

Como mencionei acima, é evidente que qualquer corte de custos exige uma análise criteriosa de todos fatores que podem efetivamente representar impacto para o negócio da empresa. Porém, em uma conjuntura econômica no qual qualquer redução é vista com bons olhos, pequenas ações podem representar significativos resultados.

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