Como Administrar uma Pequena Empresa? Cinco procedimentos para o Sucesso

Não importa se a empresa é pequena, média ou grande. Tem cinco procedimentos que devem ser executados continuamente para o negócio gerar resultados.

As pequenas empresas são criadas a partir dos conhecimentos e habilidades profissionais dos seus empreendedores. No início o empreendedor participa ativamente de todos os processos administrativos, comerciais e produtivos. Por isso, consegue acompanhar tudo de perto. Mesmo sem uma padronização de processos consegue manter padrão de qualidade, cumprir prazos e satisfazer os clientes.

Passada a fase inicial, com a vinda de mais clientes começam os reais desafios aos empreendedores. É preciso controlar a entrada, a saída, horas trabalhadas e não trabalhadas dos funcionários, produtividade, qualidade, acompanhar todas as ordens de fabricação ou ordens de serviços etapa por etapa, controlar custos, cobranças, contas a pagar, impostos, controlar estoques, equilibrar o fluxo de caixa, etc.

Para entender a real complexidade desta segunda fase empresarial é só quem já passou por isso. Por um lado o empreendedor está feliz por ter conseguido atingir seu objetivo inicial de crescimento. De outro lado está infeliz atolado de problemas, reclamações por atrasos, qualidade, vive trabalhando, não consegue desligar do trabalho, não enxerga uma solução, tem até vontade de largar tudo.

Como vencer os Desafios do Crescimento da Pequena Empresa

A segunda fase requer uma profunda mudança da mentalidade: deixar de ser o empregado da sua empresa e passar a ser o gestor da empresa. A primeira providência é deixar de lado as habilidades profissionais e delegar o trabalho operacional para alguém. Para delegar há a necessidade de contratar profissionais compententes.

Desta forma, segunda fase é a da profissionalização e auto-evolução. Pode-se contratar pessoas para executar tarefas operacionais, porém, o que não é possível é contratar gestor profissional para substituir o empreendedor. O empreendedor é que precisa evoluir para ser o gestor profissional da sua empresa para liderar, planejar, organizar e controlar.

5 procedimentos para o Sucesso na Administração de uma Pequena Empresa

Qual é a função de um gestor de empresas? É gerar riquezas e trazer lucros para a empresa. Como? Independemente se a empresa é pequena, média ou grande, tem cinco procedimentos que devem ser executados continuamente para o negócio gerar resultados:

  1. Utilizar corretamente os recursos humanos, materiais e financeiros;
  2. Eliminar os desperdícios de recursos humanos, materiais e financeiros.
  3. Gerar riquezas: Produtos e serviços úteis a grande número de pessoas;
  4. Organizar uma estrutura funcional que execute as três ações anteriores de forma contínua sem depender da presença da figura do gestor. O gestor precisa ter um tempo livre para pensar, liderar, planejar, organizar e controlar.
  5. Utilizar a tecnologia como aliado para executar as quatro ações anteriores.

Tecnologia como Aliada da Gestão de Pequenas Empresas

O que fazer para utilizar corretamente e eliminar os desperdícios de recursos humanos, materiais e financeiros? Será necessário estudar e redesenhar o processo da forma que otimize a utilização dos recursos. Uma vez comprovada a eficiência, tornar o processo como um padrão que possa ser executado pelas pessoas de forma contínua, mesmo sem a presença física do gestor da empresa.

Como ter tempo disponível para ser o gestor de empresa? A tecnologia na forma de um Sistema ERP é o grande aliado para a gestão de processos e gestão de pessoas. O sistema ERP é a ferramenta que permite acompanhar o andamento dos trabalhos, ter uma visão de tudo que está acontecendo em todos os departamentos mesmo não estando presente no local da execução. De quebra ajuda a organizar a empresa porque integra os departamentos, melhora a comunicação, elimina as redundâncias e unifica as informações.

Ao contrário do que muitos empresários pensam, a aquisição de um sistema ERP não é uma despesa operacional. O ERP é um investimento para a compra de uma ferramenta de trabalho indispensável para alavancar o crescimento organizado da empresa. Sem crescimento organizado não há o aumento no resultado, só aumentam os problemas, reclamações e custos.

Os desafios do empreendedor para a gestão de pequenas empresas são enormes. Não há como dar conta de tudo sem a ajuda da tecnologia. Saber utilizar a tecnologia a seu favor é o segredo do sucesso de um gestor profissional. O sistema ERP é a ferramenta certa para organizar, planejar e controlar os recursos humanos, materiais e financeiros.

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