Como a gestão de horas vai transformar – positivamente – sua agência, sua equipe e seus clientes.

Nem sempre o cliente que paga um valor fixo mensal é aquele mais rentável para sua agência. Descubra nesse artigo como cobrar corretamente pelo trabalho da sua equipe.

Em agências de propaganda existem várias formas de remuneração pelo trabalho executado. O cliente pode pagar um percentual sobre cada serviço produzido – chamado de honorários, ou pode pagar apenas pela criação das ações e desenvolver a produção por conta.

Existe ainda o método de chamado fee – um espécie de salário fixo, pago mensalmente para a agência, onde tudo o que o cliente precisa nesse período, será realizado, dentro do limite imposto no contrato.

É nesse último caso que quero trazer uma questão fundamental: como descobrir se o fee que eu cobro está de acordo com a quantidade de trabalho executado pela minha agência para este ou aquele cliente? Que medida devo utilizar para determinar o quanto minha agência deve cobrar e que tipo de trabalho deve executar?

Na rotina de uma agência, os trabalhos são realizados através de PITs (Pedidos Internos de Trabalho) ou jobs, como também são chamados. Por exemplo: temos um PIT para desenvolver um folder, outro PIT para elaborar um anúncio, outro para produzir um banner e assim por diante.

Os PITs podem ser agrupados em uma campanha, ou seja, uma ação conjunta que busca atingir um determinado fim, onde vários meios serão utilizados. Um exemplo disso é a elaboração de uma campanha para a inauguração de uma loja. Para isso, é necessário desenvolver anúncios, cartazes, spots de rádio, etc., todos com o mesmo motivo.

“Mas então”, você pode pensar, “basta oferecer um fee mensal de R$ 1.000,00, onde o cliente tem direito a 10 PITs. Certo?”. Na verdade, as coisas não são tão simples assim…

Vamos analisar o seguinte: peças ou campanhas possuem naturezas distintas entre si. Algumas dão mais trabalho que outras e, por conta disso, levam mais tempo para ser executadas. Fazer um cartaz é muito mais simples e rápido do que desenvolver um catálogo, por exemplo, tarefa que irá demandar muito mais serviço, profissionais e, principalmente, mais tempo.

E essa é a chave de tudo: o tempo.

CONTROLE O TEMPO

Um dos grandes problemas nas organizações é manter um bom nível de produtividade, sendo que na maioria das vezes, os gestores nem se dão ao trabalho de entender o conceito de produtividade.

Produtividade nada mais é que produzir a mesma quantidade de trabalho em um menor período de tempo. Note essas palavras: MESMA QUANTIDADE de trabalho em um MENOR período de TEMPO.

Quando passamos a controlá-lo, durante a execução de determinado PIT ou documento qualquer, e o alinhamos a um planejamento prévio, conseguimos obter um parâmetro mensurável e quantitativo, que permite ser verificado após um período desejado.

Uma vez que a planilha de horas é adotada e preenchida em cada trabalho, o gestor da agência poderá visualizar a quantidade de tempo gasta em um PIT específico, ou o total de tempo gasto com determinado cliente no período de um mês, por exemplo.

Compare então o tempo gasto, com o valor recebido do cliente. Assim você, como gestor, poderá determinar de modo preciso se foi vantajoso ou não desenvolver os trabalhos naquele período, para aquele cliente.

Esse método de comparação funciona ainda melhor se feita entre um cliente e outro. Veja esse exemplo, onde temos os totais recebidos no período de um mês e, ao lado, a proporção de horas trabalhadas para cada cliente, neste mesmo período.

Nesse caso, vemos que a Casa Criativa SD foi a segunda maior fonte de receita da agência, mas deixou quase 50% menos dinheiro do que a CorreCorre Peças. No entanto, nas horas cadastradas, a Casa Criativa SD ocupou 42% do tempo, apenas 8% menos que o maior cliente.

Com esses dados em mãos no momento de renovar o contrato de fee, um gestor atento conseguirá renegociar os valores deste cliente que, embora seja o segundo maior faturamento da agência, é o que toma mais tempo de trabalho, proporcionalmente.

UTILIZE A AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS EM SEU FAVOR

Para obter esse tipo controle, é fundamental a adoção de um sistema de gestão, principalmente os que oferecem integração entre setores financeiro e de produção.

Esse artigo no blog do SiGA, fala exatamente da relação entre o aumento da produtividade – e, consequentemente, dos ganhos da sua agência – e do uso de softwares de gestão. Economia de tempo, dinheiro e pessoal são pontos fundamentais no gerenciamento de uma empresa e isso pode ser alcançado com esses sistemas.

Dê preferência a sistemas de gestão que gerem relatórios onde gestores ou sócios, mesmo com pouca experiência em administração, consigam perceber facilmente estes pontos de discordância e, assim, consigam planejar novo modo de cobrança e novos valores nas negociações de contratos.

Claro que, além da adoção de uma ferramenta para este controle, o gestor deve implantar uma cultura de registro de horas na empresa. Seus colaboradores – sejam eles da criação, atendimento ou qualquer outro setor – devem entender a importância do preenchimento e acompanhamento correto das horas trabalhadas.

A equipe deve perceber que essa nova posição da agência não é para policiá-los mas sim, um meio de fornecer informações precisas ao gestor, permitindo à agência alcançar modos corretos de remuneração, garantindo a manutenção de todo o ambiente da empresa, além de um crescimento saudável, resultando em benefício dos próprios colaboradores.

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