As duas faces do uso de Smartphones no trabalho

Com a rápida evolução da tecnologia de comunicação móvel, os Smartphones têm sido usados cada vez mais por pessoas, independentemente de idade, renda, cultura, formação e "preparo" para bem utilizar esta ferramenta

Com a rápida evolução da tecnologia de comunicação móvel associada às facilidades de uso das mídias sociais, os Smartphones têm sido usados cada vez mais por pessoas, independentemente de idade, renda, cultura, formação e "preparo" para bem utilizar esta ferramenta.

As empresas não ficaram imunes a esta evolução e também a adotaram como uma ferramenta de trabalho que pode facilitar imensamente as atividades corporativas.

Como tudo que é positivo e pode trazer benefícios, esta ferramenta também traz malefícios, afetando produtividade, criando diversas vertentes danosas e muitos riscos trabalhistas para as empresas.

Regra geral as empresas não se prepararam para tanta diversidade de uso, seja pessoal ou corporativa. Aliás, nem previram isso. A evolução foi tão rápida que somente depois de bom tempo de uso, começaram a se aperceber que a colheita positiva trouxe também colheitas indesejáveis.

A Face Boa dos Smartphones

O uso dos Smartphones como ferramenta auxiliar facilita a comunicação e acelera a divulgação de informações e a tomada de decisão, em especial quando diretamente vinculado aos processos administrativos, operacionais e industriais.

Para o uso mais eficiente da ferramenta é adequado que se estabeleçam regras de uso, assuntos passíveis da comunicação móvel bem como quem pode se comunicar com quem e em que situações. Importância, urgência e velocidade na tomada de decisão podem nortear estas definições.

Estas regras devem abranger todas as formas de comunicação interna, especialmente aquelas que usam as facilidades da Internet:

a) E-mails Corporativos através de Intranet ou de provedores corporativos

b) Mensagens por SMS (Torpedos)

c) Mensagem por Whatsapp

d) Uso das mídias sociais voltados para o negócio da empresa como Linkedin e Facebook Corporativos

A Face Ruim dos Smartphones

A ausência de regras permite que cada colaborador, a seu exclusivo critério, se comunique e repasse informações a todo o tempo, a qualquer pessoa que entenda pertinente, sem conhecimento pleno de que dados e informações devam ser repassados e de que forma. Muito menos a distinção clara para priorizar o envio de mensagens por textos, voz, imagens e vídeos.

Temos obervado e recebido queixas de empresários, executivos e pessoas com cargos-chave que o uso de Smartphones estão lhe tomando tempo demais e interferindo seriamente nas suas prioridades, inclusive em reuniões, eventos e visitas a Clientes.

Eles tem se queixado também que muitos colaboradores usam os Smartphones para assuntos pessoais, comunicação com pessoas de fora do âmbito corporativo e permanecem conectados às mídias sociais.

Este é o lado mais danoso dos Smartphones. Muitas pessoas não se apercebem que criam um grau de dependência tão grande que não conseguem ficar desconectados da Internet, não deixam de ver posts dos amigos, de ver vídeos recebidos e de enviar e responder mensagens.

Vimos recentemente entrevista de reconhecido HeadHunter que, a pedido de Clientes, fizeram uma pesquisa em alguns ambientes corporativos e puderam constatar a perda efetiva de produtividade. Com o uso indevido dos Smartphones no expediente corporativo, a perda verificada chegou, em alguns casos, a incríveis 25% do tempo dedicado pelos colaboradores à organização.

Outro lado que cria riscos e pode gerar problemas trabalhistas é o fato de os colaboradores se utilizarem de aparelho próprio e permanecerem conectados com a empresa fora do expediente. De certa forma isto já acontecia com o acesso livre e permanente aos celulares. É aceitável quando nos referimos a pessoas com cargos de confiança, onde inexiste o controle de horas, muito menos o pagamento de horas extras, que transitam muito dentro e fora da empresa, viajam, visitam Clientes, fazem reuniões até mais tarde.

Mas o contexto muda radicalmente quando nos referimos ao colaborador em geral, ocupantes de cargos administrativos, operacionais ou de produção, sujeitos a controle de horas e ao pagamento de horas extras. O fato de receber e responder comunicações fora do horário de expediente tem sido entendido na esfera jurídica ao equivalente a estar à disposição da empresa, que repercute em remuneração adicional, horas-extras e todos os direitos trabalhistas decorrentes.

A Legislação Vigente

Não existe legislação que trate especificamente do uso indevido de celulares, ou Smartphones, no trabalho. Entretanto, a legislação vigente

que disciplina as relações de trabalho estabelece que os atos de "indisciplina" ou "insubordinação" podem caracterizar atitudes inapropriadas no ambiente de trabalho tendo como consequência o desligamento do colaborador por justa causa (Art. 482, CLT).

Aqui estamos nos referindo aos casos extremos. Não há interesse de nenhuma das partes de se chegar a este ponto. Portanto, cabe por um lado à empresa disciplinar o uso de Smartphones no tocante a aspectos pessoais e, de outro lado, ao bom senso dos colaboradores no uso apropriado de tal facilidade.

A decisão final cabe à empresa em que nível de rigidez deseja ou sente a necessidade de estabelecer estas regras. É importante salientar que inexistindo uma regulamentação interna que estabeleça claramente os limites comportamentais, consequências profissionais para a carreira e punições cabíveis, resultarão infrutíferas as iniciativas como simples advertências ou advertências formais.

A ausência de disciplina no ambiente de trabalho traz uma diversidade de problemas indesejados, afetando as relações internas, gerando conflitos e comprometendo a produtividade e resultados. A empresa não pode ser omissa neste quesito, muito menos os gestores que devem observar e corrigir tais desvios de comportamento.

Regulamentação Interna

A sensatez indica que as empresas com maior número de colaboradores (acima de 20) devem estabelecer regras formais de uso dos Smartphones como mais um aspecto cabível a um Código de Conduta. Àquelas que já possuem normas ou Código de Conduta, basta incluir o tema à regulamentação existente.

As empresas mais organizadas já possuem normas disciplinares e este procedimento é normal. As demais empresas que identificam a necessidade deste tipo de regulamentação devem fazer um estudo inicial, contando com o apoio, de preferência, de pessoal especializado. Independentemente de existir um profissional à frente deste processo, geralmente um especialista Organizacional, de Gestão ou de Recursos Humanos, deve-se contar com a validação jurídica de profissional habilitado. Desta forma se evitam medidas indevidas que podem resultar infrutíferas ou reverter contrariamente aos interesses da organização.

Dicas para aproveitar de forma eficiente os Smartphones

As indicações a seguir podem variar dependendo do porte, do tipo de atividade e quantidade de colaboradores. Assim, sugerimos avaliar o uso dos seguintes aspectos:

1. Disponibilizar um aparelho da empresa para os gerentes e para os colaboradores que irão utilizar as facilidades com finalidade corporativa.

2. Proibir o uso de aparelhos pessoais durante o expediente. Pode parecer antipático à primeira vista, mas empresas de grande porte, inclusive "operadores de telefonia" exigem a guarda dos aparelhos antes de iniciar o expediente. Durante o expediente permanecem desligados e guardados em local próprio.

3. Estabelecer quando, como e em que situações o colaborador pode fazer uso dos Smartphones pessoais. Exceções sempre irão existir.

4. Estabelecer as regras de uso dos aparelhos corporativos considerando cargo, atividade, situações (normais, urgentes, emergentes), processos e áreas que justificam a necessidade constante de comunicação e tomada de decisão (vendas, projetos, compras, crédito, por exemplo).

5. Estabelecer os limites para cada necessidade utilizando das facilidades disponíveis como texto, voz, imagens e vídeos. Se usados de forma inadequada, comprometem a funcionalidade dos aparelhos em função da limitação de memória e capacidade de processamento.

Este tema é muito mais complexo do que tratamos neste artigo. Mas é possível antever outras situações se dedicando ao tema, em especial antes que ele comece a comprometer significativamente o tempo, a produtividade e os resultados do negócio.

Curitiba, 10 de setembro de 2015.

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