Café com ADM
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ADMINISTRADOR LEGAL

Desde os anos 90, o mercado jurídico brasileiro tem sentido um significativo crescimento ocasiona-do pela expansão geográfica das grandes corporações, pelos processos de privatização, fusão e a-quisição de empresas, dentre outros fatores decorrentes do fenômeno da Globalização, trazendo, como conseqüência prática aos escritórios de advocacia, o aumento da demanda por serviços jurídi-cos mais especializados, facilidades e rapidez na comunicação, alterações no perfil da atividade econômica de seus clientes, e tantos outros. Entretanto, sendo a advocacia uma atividade marcada por um baixo padrão de gestão, quando com-parada com empresas dos setores tradicionais da economia, aquelas conseqüências estão fazendo com que os escritórios sejam compelidos a mudar a forma de administrar o seu negócio, para que, cada vez mais, este seja, por um lado, fonte de serviços jurídicos eficientes a seus clientes, mane-jando com racionalidade variáveis como tempo, qualidade e preço, e, por outro, fonte de lucrativi-dade a seus sócios e associados. Para atingir esse objetivo, cada membro da equipe deve contribuir no processo de prestação de ser-viços ao cliente de forma a melhor utilizar suas habilidades. Para os advogados, isto significa fazer o que eles foram educados e treinados a fazer: advogar. E para as demais funções gerenciais e ad-ministrativas, a tendência é que cada vez mais se perceba a necessidade de trazer para a equipe um administrador que foque seu trabalho nos detalhes gerenciais diários de um escritório de advocacia. Um administrador presente no escritório permite que os advogados gastem mais tempo (sua com-modity mais valiosa), praticando a advocacia e desenvolvendo sua capacidade técnica, do que ad-ministrando o dia-a-dia do escritório. Entretanto, antes que um gerente profissional seja trazido para fazer parte da equipe, é necessário assegurar que os advogados estejam prontos e dispostos a renun-ciar suas responsabilidades operacionais cotidianas, e que a cultura do escritório apóia um passo nessa direção. Também é de grande utilidade considerar fatores como a necessidade do escritório por pessoas que estejam qualificadas em áreas funcionais específicas, como tecnologia, orçamento e previsão, planejamento estratégico, marketing, desenvolvimento de cliente, e gerenciamento do pessoal de apoio. É recomendável que o sócio-administrador, ou o comitê de administração, bem como todos os ad-vogados do escritório, aceitem o administrador tanto a posição, quanto a pessoa e visualizem este papel como vital para o sucesso do escritório. Os sócios do escritório também devem estar a-bertos e dispostos a aceitar a presença de alguém diferente (não-advogado) lhes fazendo recomen-dações, assistindo reuniões, preparando o programa de trabalho, pautas para discussões, etc. Nos Estados Unidos, a figura do Legal Administrator, ou do Administrador Legal (como foi batiza-do no Brasil), existe há mais de 30 anos, sendo interessante pontuar que em 1971 foi fundada a As-sociation of Legal Administrators (ALA) , cuja missão é melhorar a qualidade da administração em organizações prestadoras de serviços jurídicos, promover e enaltecer a competência e o profissiona-lismo dos Administradores Legais e todos os membros da equipe administrativa de escritórios de advocacia, departamentos jurídicos corporativos e governamentais, bem como representar a profis-são de Administrador Legal perante a comunidade jurídica e a comunidade como um todo. Atual-mente, a ALA está presente em 27 países e conta com cerca de 9.500 membros, sendo 94% nos Estados Unidos. No Brasil, foi criado no corrente ano o Centro de Estudos de Administração de Escritórios (CEAE) com sede em São Paulo. Seja em que país for, o Administrador Legal contribui no processo de prestação de serviços ao cli-ente gerenciando as operações do dia-a-dia e coordenando as funções básicas do escritório de advo-cacia, tais como pessoal, finanças, equipamentos, sistemas, espaço físico e inventário. O Adminis-trador Legal bem sucedido cria processos e procedimentos que são necessários ao escritório para que este opere com máxima eficiência e em alto nível de lucratividade. Ele traz técnicas profis-sionais de gerenciamento à prática profissional da advocacia. Enfim, não é difícil prever que o campo dinâmico da Administração Legal tem bastante espaço para crescimento no Brasil (a indústria jurídica conta com meio milhão de advogados inscritos nas O-ABs estaduais), eis que combina estratégias de gerenciamento empresarial tradicional com enfoque específico e único no gerenciamento de organizações jurídicas. A profissão oferece desafio intelec-tual, oportunidade econômica, e satisfação de carreira, além de possuir um papel fundamental para assegurar que o escritório de advocacia realize sua efetiva missão. CAMPO DE ATUAÇÃO DO ADMINISTRADOR LEGAL O Administrador Legal tem largo campo de atuação. Seja em escritórios de advocacia, seja em de-partamentos jurídicos corporativos, seja em departamentos jurídicos governamentais, sua atuação passa a ser imprescindível. Escritórios de Advocacia de Pequeno Porte Nos escritórios de advocacia de pequeno porte, com até 30 advogados, verifica-se que a figura do Administrador Legal e do sócio advogado se confundem, enquanto o escritório não possua recursos financeiros para contratar um gerente profissional. A partir do momento em que se ultrapasse essa fase, a presença do Administrador Legal se torna necessária. Este profissional, seja ele administrador e advogado ou apenas administrador, está engajado com todos os aspectos empresariais do escritório (planejamento estratégico e sua implementação, desen-volvimento do negócio, recrutamento, gerenciamento da prática jurídica, finanças, tecnologia, re-cursos humanos, e instalações), e ainda com o gerenciamento cotidiano das operações do negócio. Em escritórios muito pequenos, as responsabilidades do dia-a-dia são todas consumidas e tendem a tornar as grandes questões mais difíceis para Administrador Legal lidar. Profissionais nessa posição se reportam ao sócio-administrador ou ao comitê de administração. Escritórios menores não são menos sofisticados que os maiores. Enquanto estruturas organizacio-nais, entretanto, eles tendem a ser menos complexos e as escolhas são mais limitadas. Enquanto a natureza de escritórios pequenos não é sempre voltado ao crescimento sob a responsabilidade do Administrador Legal, este fato não livra este profissional de se esforçar para se envolver na lideran-ça do escritório, nem isenta o gerente de prática jurídica de aprender a delegar responsabilidades apropriadas ao Administrador Legal. Escritórios de Advocacia de Médio Porte O escopo de autoridade do Administrador Legal em organizações jurídicas de médio porte (30 a 100 advogados) varia de escritório para escritório, freqüentemente em relação ao nível de confiança do advogado que exerce a liderança tem para preencher o papel e a vontade da pessoa para testar os limites do papel. Assim como em escritórios menores, o Administrador Legal dos escritórios de médio porte tipica-mente não exerce a supervisão do trabalho dos advogados. Ele é freqüentemente o gerente dos gerentes e supervisiona um time de especialistas funcionais. Em virtude da limitação de recursos dos escritórios de médio porte, é comum que o Administrador Legal continue tendo a responsabilidade principal por uma ou mais funções administrativas que requeiram envolvimento direto nas operações do dia-a-dia. Escritórios de Advocacia de Grande Porte O papel do Administrador Legal de grandes escritórios, com mais de 100 advogados, vai além do negócio tradicional e funções administrativas. Ele participa mais ativamente na condução dos negó-cios do escritório, havendo integração do Administrador Legal na gestão de prática jurídica, visando a utilização mais efetiva de recursos. Departamentos Jurídicos Corporativos e Governamentais O Administrador Legal de Departamentos Jurídicos Corporativos e Governamentais é envolvido com a maioria dos papéis e funções que seus pares em escritórios de advocacia. Também maneja com tecnologia, recursos humanos, instalações e administração de equipamentos, pesquisa, orça-mento, administração financeira, planejamento estratégico e administração geral. Porém, não supervisiona um departamento de recursos humanos ou de finanças, mas interage de perto com os departamentos que apóiam a corporação ou instituição governamental como um todo. RESPONSABILIDADES DO ADMINISTRADOR LEGAL O Administrador Legal deve ter a responsabilidade pelas operações diárias do escritório, incluindo supervisão de pessoal de apoio, mas com deveres e tarefas específicas que podem variar de escritó-rio para outro. Igualmente, este papel continuará se alterando, conforme o escritório permita que ele assuma responsabilidades adicionais. O Administrador Legal gerencia as funções de planejamento e do negócio, assim como as opera-ções globais de um escritório de advocacia. Ele se reporta ao sócio-administrador ou ao comitê de administração, e participa de reuniões gerenciais. Além da responsabilidade geral de controle e pla-nejamento financeiro, administração de pessoal, instalações físicas e sistemas, o administrador legal identifica e planeja as necessidades de mudança da organização, o Administrador Legal divide res-ponsabilidades com os donos do escritório, relacionadas ao planejamento estratégico, políticas internas, gerência de prática jurídica e marketing, e ainda contribui com uma administração eficien-te junto à organização. Seja diretamente, seja através de uma equipe de administração, o Administrador Legal é responsá-vel pela:  Administração Financeira - incluindo planejamento, previsões, orçamento, análise de dis-crepância, análise de rentabilidade, informe financeiro, contabilidade geral, distribuição de lucro, faturamento e cobrança, controle de fluxo de caixa, relações bancárias, investimentos, planejamento fiscal, contas a pagar, e outras funções de administração financeira.  Administração de Recursos Humanos - incluindo recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho, administração salarial, elaboração de plano de carreira, relações empregatícias, motivação, aconselhamento, disciplina, demissões, admi-nistração de benefícios, sistemas de dados de pessoal, definição de funçao, alocação de re-cursos e outras funções de administração de recurso humanos para a equipe legal, paralegal e pessoal de apoio.  Administração de Sistemas incluindo análise de sistemas, auditorias operacionais, análi-se de custo-benefício, projetos de sistemas computacionais, programação e desenvolvimento de sistemas, serviços de informação, administração de dados, administração de biblioteca, automação do escritório, sistemas de construção de documentos, armazenamento e recupe-ração de informações, telecomunicações, sistemas de prática jurídica e outras funções de administração de sistemas.  Administração de Instalações - incluindo planejamento e projeto de layout, compras, con-trole de inventário, reprografia, armazenamento de registros, serviços de recepção/controle, telecomunicações, segurança, correspondências, mensageiros e outras funções de adminis-tração de instalações. Como um membro da equipe de administração do escritório, o Administrador Legal gerencia ou contribui significantemente com o seguinte:  Administração Geral incluindo planejamento estratégico e tático, desenvolvimento em-presarial, administração de risco, controle de qualidade, desenvolvimento organizacional, planejamento dos processos do escritório, e outras funções de administração geral.  Administração de Prática Jurídica incluindo recrutamento de advogados, treinamento e desenvolvimento de advogados, supervisão do assistente legal, controle de qualidade de produto, padrões profissionais, sistemas de prática substantiva, e outras funções de admi-nistração de prática jurídica.  Marketing incluindo administração de análise de rentabilidade de cliente, previsão de oportunidades empresariais, planejamento de desenvolvimento de cliente, aumento da visi-bilidade e imagem do escritório. CONCLUSÃO O fato é que mudanças estão ocorrendo na comunidade jurídica, e já é possível afirmar que as orga-nizações que não se adaptarem para acompanhar as mudanças falharão ou, ao menos, não prospera-rão. Entretanto, por não ser a advocacia, como dito anteriormente, uma atividade que se destaca pelo padrão de gestão, é pouco provável que os advogados cedam sua autoridade e responsabilidades administrativas com alguma facilidade. Depende do Administrador Legal criar competência, demonstrar capacidade e agarrar a oportunida-de. Ele tem que se armar com ferramentas apropriadas, com graus de estudo avançados, e educação continuada, que demonstrem conhecimento e compromisso com esta nova profissão. O Administra-dor Legal tem que ganhar a confiança e respeito dos advogados. E finalmente, o Administrador Legal deve assumir esse encargo e fazer as coisas acontecerem. A hora é agora!
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