A verdade sobre o seu Tempo e 5 passos para garantir Produtividade
A verdade sobre o seu Tempo e 5 passos para garantir Produtividade

A verdade sobre o seu Tempo e 5 passos para garantir Produtividade

Aprenda a aproveitar o fluxo natural da sua energia para alcançar produtividade

Pensando sobre o tempo ser um bem limitado e que todos nós temos o mesmo tempo, sete dias na semana e vinte e quatro horas por dia.

Porque para algumas pessoas parece que o tempo rende mais, realizam mais, parecem até mais felizes assumindo as mesmas responsabilidades, enquanto para outras além de não renderem o mesmo, sentem-se inclusive mais cansadas e desmotivadas?

Seria a forma como utilizam seu tempo, a quantidade infindável de tarefas, a administração destas tarefas, as interrupções, a procrastinação?

Pensando mais além ainda..., tempo não se recupera. Dinheiro se recupera, saúde se recupera, bens se recuperam, mas tempo, não.

Descobriremos no decorrer do texto alguns passos desenvolvidos por especialistas no assunto para melhorar o uso do nosso tempo e resguardar nossa saúde e energia, trazendo mais produtividade e motivação.

Mas antes, veremos rapidamente a interessante estória sobre dois "senhores" do tempo, que são: Chronos e Kairós.

Chronos – ele mostrava o “período de tempo”, “espaço de tempo” longo ou breve, ilustrava temas como envelhecimento, aquele que tudo devora. Controlava o tempo do nascimento até a morte.

Um pensamento Grego: “Chronos devora, ao mesmo tempo que gera”.Chronos deu origem à palavra cronômetro do nosso relógio, que regula o nosso tempo.

Kairós - representava o oposto, era descrito como um jovem que não se preocupava com o relógio, calendário e o tempo cronológico.

Kairós - mostrava a forma qualitativa do tempo, o tempo que não pode ser medido, livre do peso das cargas e da ansiedade das coisas que acontecem antes do tempo, ele se manifesta sempre no presente, instante após instante.

Kairós - marca os momentos que se tornam inesquecíveis ainda que tenham sido breves, o tempo que não se sente passar. Ele tem numa das mãos uma balança, a balança é símbolo do equilíbrio e da justiça. Kairós, embora veloz, não ultrapassa a medida.

Apesar de não ter encontrado vinculação direta entre a estória do tempo, brevemente descrita acima, com as variadas técnicas de Gestão de Tempo.

A verdade é que os especialistas e estudiosos sobre o assunto desenvolveram técnicas no intuito de não só melhorar nossa utilização do tempo para proporcionar aumento da produtividade e qualidade, mas principalmente para melhorar a nossa percepção de tempo, trazendo mais motivação, felicidade, prazer e sentido para nossas vidas.

A seguir, cinco passos para administrar o seu tempo, aumentar a sua produtividade e sensação de bem estar.

1. O PODER REPARADOR DO SONO

“Tão fiel fui ao glorioso ofício, que perdi o sono e a saúde” – Dante Alighieri

A ciência explica e comprova que a falta de sono, dormir mal ou mesmo horas insuficientes de sono traz malefícios para a saúde, desregulando as funções do cérebro.

Algumas consequências de um cérebro cansado:

  • O triplo de dificuldade em concentrar-se

  • Degradação cognitiva, perda de atenção e memória

  • Deficiência na capacidade de acumular conhecimento

  • Alterações de humor

  • Falta de vontade de pensar

  • Cansaço

  • Maior probabilidade de desenvolver doenças (obesidade, diabetes, coração)

Estudos mostram que em torno de 80% das pessoas não dormem bem. Onde dormir bem significa dormir de 6 à 8 horas por dia, para um adulto ativo. O horário do sono também é fundamental para a restauração do organismo.

Pessoas com rotinas alteradas que dormem em turnos diferentes do noturno não se beneficiam totalmente do sono reparador, que este deve ser no período de antes da meia noite e percorrer suas 6 à 8 horas de sono.

Estudos também indicam que um cochilo durante o dia (para quem pode) ajuda a liberar espaço no cérebro para novas informações.

Portanto, o aumento nas horas de trabalho não te faz mais produtivo, também ser mais ocupado não é sinônimo de produtividade pelo contrário, estudos dizem que há uma perda de produtividade e eficácia considerável com profissionais que estendem suas horas trabalhadas.

A conclusão é que, ajustes no horário de dormir à noite, bem como as horas dormidas, colaboram para a sua produtividade. Algumas mudanças nos hábitos ajudam a aumentar a boa qualidade do sono, como:

  • Evitar cafeína à noite

  • Evitar refeições pesadas antes de dormir

  • Comer leve e mais vezes ao longo do dia

  • Evitar atividades físicas antes de dormir

  • Praticar técnicas de Meditação com resultados cientificamente comprovados.

Caso não esteja se sentindo produtivo, avalie seu repouso, se está dormindo o suficiente e com qualidade. Trabalhe menos e de forma mais inteligente.

2. ORGANIZE

“Seja regular e organizado na sua vida, para que você seja veemente e original no seu trabalho” - Gustave Flaubert –

Segundo a neurociência, o cérebro leva em torno de 20min para entrar no fluxo adequado de concentração para desenvolver uma atividade mais complexa, ou detalhada, ou mesmo retornar ao que se estava fazendo após uma interrupção.

Reserve um tempo no seu dia, regularmente o mesmo horário, para desenvolver as tarefas mais complexas do seu trabalho.

Desta forma, seu cérebro se acostumará com o horário, entrando mais facilmente no fluxo desta atividade e as pessoas ao seu redor também, evitando interrupções desnecessárias.

É comprovado que multitarefa é improdutivo. Portanto, desligue sua caixa de e-mail para evitar os avisos de entrada destes enquanto desenvolve o trabalho que exige seu maior engajamento, foco e concentração.

Preferencialmente, ajuste seu telefone para não ser interrompido com chamadas que podem ser atendidas ou retornadas posteriormente, bem como conversas improdutivas para este momento.

O mesmo serve para as redes sociais. Reserve um tempo específico para olhar suas redes sociais, preferencialmente final do dia.

Desfrute a presença de uma pessoa com você, ao invés de ficar plugado no telefone. Você pode estar desperdiçando um tempo precioso e produtivo deixando de focar na pessoa que está na sua presença.

Boa Gestão de Tempo é acima de tudo extrair o melhor da nossa energia, tirando proveito do seu fluxo energético natural.

Especialistas mostram uma técnica que dividi o nosso dia em 3 'zonas', de forma a aproveitar melhor a nossa energia e manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal:

  1. A Zona de Movimento - Algumas horas do seu dia sem interrupção onde você foca intensamente no seu trabalho mais importante. Porém, este tempo deve ser limitado para em torno de 2 horas, se for necessário mais tempo faça uma pausa e retorne, mas estabeleça um limite, sempre;

  2. A Zona Suave – Este é o resto do seu dia de trabalho onde você pode ser multitarefa, atender à reuniões e lidar com os outros compromissos de seu trabalho, outras pessoas (networking, clientes, colegas, e-mails, outras áreas de interesse);

  3. A Zona de ExclusãoA hora do dia que você foca num hobby, família, amigos. Tudo que não seja trabalho.

Se desligando completamente do trabalho, você permite que seu subconsciente trabalhe livremente sobre os problemas mais difíceis que você enfrenta.

Anote em algum bloco, pode ser o próprio celular, para o caso de você ter algum 'insight' sobre a solução deste problema, de forma que você salve a idéia e rapidamente retorne ao seu momento de lazer-descanso.

E lembre-se, seja presente naquilo que está sendo feito naquele momento. Aproveite este tempo.

3. DIGA “NÃO”

Foco é tudo sobre, dizer Não”. – Steve Jobs -

Normalmente gostamos de dizer Sim, porque o Sim aparentemente nos abre mais oportunidades e também você quer ‘parecer’ ser cordial, mas dizer ‘Não’ nos traz mais foco e engajamento.

E quando falar ‘Sim’ para os outros, tenha a certeza que você não estará dizendo ‘Não’ para si mesmo.

Prepare-se para dizer Não:

  • Diga Não aos trabalhos que você quer fazer, mas não precisam ser realizados. Você sabe que são trabalhos mais prazerosos de fazer, porém desperdiçam o seu valioso tempo, por não ser o trabalho que importa para atingir suas metas. Foque no que interessa e 'delegue' o resto.
  • Diga Não para os trabalhos rotineiros, que ‘qualquer um poderia fazer’ e que simplesmente não agregam valor ao seu trabalho.
  • Diga Não à outras pessoas que tentam te sobrecarregar com as responsabilidades que são delas próprias.

Neste caso, bom senso é necessário: ajudar um colega, colaborar para resolver um problema crítico da empresa que tenha prazo definido, ou mesmo aprender novas habilidades internas à corporação, são concessões válidas.

Porém, cuidado para não se ver envolvido em atividades que somente tiram vantagem de você e desviam o foco do que é o seu real trabalho - Você é pago para entregar as suas responsabilidades.

Caso se veja envolvido numa situação de sobrecarga de trabalho, por uma demanda extra e inevitável, peça ajuda. Solicite outro profissional, a ajuda de especialistas, ou alguém da área para dividir o trabalho com você. Informe os prazos e renegocie se necessário.

4. FAÇA AMANHÃ

"Eu não sou um produto das minhas circunstâncias, eu sou um produto das minhas decisões" - Stephen Covey -

Itens da lista ‘do que fazer’ que parecem nunca ter fim, causam um sentimento de desesperança e desmotivação.

Criar um espaço entre as demandas que chegam para você e sua resposta a estas demandas decidindo por ‘fazer isso amanhã’ é uma solução para resolver aqueles e-mails do dia que parece que quanto mais você responde, mais e-mail você recebe de volta para responder.

Porém, o ‘fazer isso amanhã’, não significa aquele amanhã que nunca chega. Nem é hoje, e nem depois de amanhã. E sim, amanhã. Veremos a seguir estas ‘regras’ e as exceções a ela.

Também vale lembrar que, esta técnica somente se aplica ao lado ‘reativo’ do seu trabalho. Por exemplo: aquelas solicitações que vem de outros e não são as diretamente relacionadas ao seu trabalho ou projeto principal, o trabalho que realmente importa e lhe trará resultados.

Imagine-se num dia normal de trabalho e que você tenha que lidar com um número finito de e-mails. - Aqueles que você recebeu ontem.

  • Supondo que você tenha recebido 40 e-mails ontem, a primeira coisa a fazer é movê-los para uma pasta, nomeada talvez de ‘ações’. Estes, serão os únicos e-mails que você terá que lidar no seu dia de hoje;

  • Sente-se e procure responde-los em uma só leva, ou no máximo divida-os em duas ou três partes que exigirão sua concentração para finalizá-los;

  • Qualquer e-mail que entre em sua caixa hoje, serão coletados para amanhã. Independente do que esteja fazendo, não se sinta tentado a respondê-los, ou você entrará no efeito das tarefas intermináveis do dia.

Muitas respostas aos e-mails que recebemos não são urgentes como pensamos. Pergunte-se: Haverá algum desastre se eu responder amanhã? Normalmente a resposta é ‘Não’.

Alguns benefícios de: ‘Faça Amanhã’:

  • Lidar com todos os e-mails de uma só vez é mais eficiente. Você entra no ‘modo e-mail’ e vai;
  • É mais motivador lidar com um número finito deles, tornando esta atividade gerenciável, ao invés de um interminável número que você não sabe quando será o fim;
  • Os e-mails de hoje não mais te interromperão. Você não os responderá hoje. Isso te proporcionará uma sensação de alívio e controle das atividades que você tem em mãos para resolver hoje, porém confiante que amanhã você vai lidar com estes e-mails;

  • Você responderá os e-mails num melhor estado mental, menos propenso a se comprometer com situações desnecessárias concordando com algo só para terminar logo o e-mail e poder responder os demais que continuam chegando.

  • Responderá de forma mais bem pensada e inclusive colaborativa.

5. PLANEJE

A suprema arte da guerra é derrotar o inimigo sem lutar” – Sun Tzu

Traduzindo a frase acima para a nossa realidade diária, ela quer dizer, planeje seu dia com antecedência, pelomenos um dia antes. Desta forma seu trabalho será proativo e não reativo.

Um plano também te ajudará a estar mais preparado para as mudanças que poderão acontecer no decorrer deste dia. Você saberá exatamente onde está, onde deverá chegar e qual o impacto da mudança nas suas metas para o dia e então, reformular o plano de forma a não perder o controle de suas atividades.

Para definir melhor as suas metas para o dia, aquelas que apontarão o resultado do seu trabalho, divida suas atividades em Urgentes e Importantes.

Urgente e Importante: são trabalhos que precisam ser realizados agora. Estes trabalhos são críticos e apoiam suas metas, então tome a decisão de executá-los.

Estes trabalhos podem ser o seu projeto principal, ou uma crise afetando algum objetivo do seu projeto, últimos arranjos para uma atividade já planejada, ou mesmo, uma emergência médica.

Urgente, porém não Importante: estes trabalhos tendem a ser gerados pelos outros.

Devido você não querer gastar muito tempo em tarefas que não estão diretamente conectadas com seus objetivos, delegue-as a um outro profissional competente, um assistente por exemplo.

Estes trabalhos podem incluir alguns e-mails ou relatórios não diretamente ligados ao seu trabalho principal, alguma pressão para atividades associadas ao 'pânico' de outra pessoa, muitas reuniões desnecessárias para as suas prioridades.

Para cada dia da sua semana tenha um plano de ação, divida suas tarefas em categorias, priorize-as e finalize-as. A sensação de realização vai fazer com que você cada vez mais crie este hábito de planejar antes de executar, o que tornará sua vida mais fácil, mais leve, mais produtiva.

Para um melhor planejamento do seu trabalho quebre as tarefas em partes menores, de forma que se tornem mais gerenciáveis e leve em consideração os seguintes itens para a criação de uma planilha ou tabela para controle das suas atividades:

Prioridade | Descrição do item | Data final | Para quem | Passos | Tempo estimado | data de início.

Parábola do velho Lenhador (de sucesso): “Se eu tivesse seis horas para cortar uma árvore, passaria três horas afiando meu machado”.

Estamos falando de trabalho, mas planejamento se aplica à sua vida pessoal também. Não estou dizendo para planejar cada minuto da sua vida, mas se você tem algo específico para realizar, ter um plano antes de entrar em ação, certamente ajudará você a alcançar seu objetivo.

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PS: Deseja utilizar a planilha? Já tenho pronta. É só deixar seu e-mail que te envio.

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